Een porretje voor herbruikbare data in de Public Library

In dit feature artikel gaan we in op het scenario waarin voor een bepaald thema al voldoende leveranciers op iSourcing Hub zijn aangesloten, maar er nog onvoldoende data beschikbaar is om real-time te filteren op basis van Public Library Questions. Dit scenario kan optreden als:

• het thema relatief nieuw is en/of er nog weinig tractie op het thema is (voor sommige leveranciers is er dan nog geen aanleiding om alle benodigde data in te vullen);
• er recent nieuwe leveranciers zijn aangesloten die voor door hen geselecteerde thema’s nog niet alle Public Library Questions hebben beantwoord;
• er recent (op verzoek van de zoekende partij of door Knowledge Partners) nieuwe Public Library Questions zijn toegevoegd die nog door alle leveranciers beantwoord moeten worden.

In dit soort scenario’s kun je leveranciers een porretje geven, wat in feite neerkomt op het versturen van een seintje c.q. reminder met wat tekst en uitleg. Leveranciers die hebben aangegeven matches te willen ontvangen op het betreffende thema, krijgen hiervan een notificatie (per email en na inloggen op hun dashboard) met een verzoek tot meer/aanvullende informatie. We leggen hen daarbij ook uit wat er moet gebeuren en waarom dit anders is dan bijvoorbeeld een RFI.

Waarom?

Public Library Questions zijn algemene en thema-specifieke criteria en vragen. iSourcing Hub is zo ontworpen dat er gemakkelijke nieuwe criteria en vragen kunnen worden toegevoegd – ze worden direct beschikbaar in de Public Library. Daarmee wordt het systeem verrijkt, maar pas nadat leveranciers data en antwoorden voor deze Public Library Questions hebben ingevoerd, wordt het een krachtig geheel waarbij real-time en accurate matchmaking mogelijk is.  

Met een porretje help je niet alleen jezelf, maar ook alle andere gebruikers van iSourcing Hub. Want de data die leveranciers invoeren wordt herbruikbaar. Dat betekent niet dat de data/antwoorden van leveranciers openbaar zijn, maar wel dat ons systeem voor iedere toekomstige Custom Search real-time kan matchen. In tegenstelling tot zelf desk research uitvoeren of bijvoorbeeld een RFI versturen, leidt een porretje ertoe dat leveranciers zelf op één centrale plek benodigde antwoorden (eenmalig) invullen en bijhouden. Meer over de nut en noodzaak van een porretje lees je in deze blog. 

Hoe werkt het?

Nadat je een of meerdere filters hebt toegepast, zie je rechts het zoekresultaat veranderen. iSourcing Hub laat op basis van de door leveranciers ingevulde data zien welke partijen wel en niet matchen. De leveranciers in deze twee secties hebben dus al antwoord gegeven op de Public Library Questions die als filters zijn ingezet. Leveranciers krijgen ook een notificatie als er een nieuwe match is, zodat ze in de gelegenheid worden gesteld om, indien nodig, de data/antwoorden te actualiseren. 

Als leveranciers nog geen antwoord hebben gegeven op een of meerdere Public Library Questions die je als filter hebt toegepast, worden deze partijen onderdaan in een derde sectie getoond als providers didn’t answer. Dit zijn de leveranciers die we een porretje kunnen geven.

Om een porretje te sturen pas je minimaal één filter toe, en klik je op de Send Reminder knop indien leveranciers worden getoond in de sectie ‘providers didn’t answer’.

• Het systeem laat zien hoeveel leveranciers een seintje zullen krijgen. Houd je muis boven dit aantal om te zien welke leveranciers het betreft. 
• Je kunt ook een porretje sturen naar alle leveranciers. Dat kan nodig zijn wanneer recent nieuwe thema-specifieke Public Library Questions zijn toegevoegd, waarop nog geen enkele leverancier een antwoord heeft gegeven.
• Je kunt het porretje voorzien van nadere tekst en uitleg. Hoe meer informatie je verstrekt over de casus, context, scope, planning, etc., hoe beter de leveranciers kunnen bepalen of zij actie moeten ondernemen.
• Zoals bij alle vormen van interactie binnen iSourcing Hub kun je zelf bepalen of je jouw bedrijfsnaam wilt delen, of dat je het porretje anoniem wilt versturen. 
• Ten slotte kun je een deadline meegeven. Na die datum ga je verder met de Custom Search en kun je de zoekresultaten verder verfijnen en de online interactie starten.
  Houd er rekening mee dat leveranciers wat tijd nodig hebben om een verzoek te verwerken en beantwoorden – wacht dus niet te lang met het porretje. Mocht je na het verstrijken van de deadline geen verdere online interactie via iSourcing Hub doorlopen, gebruik dan de Status & Info Update optie om leveranciers te informeren over de afronding en uitkomst van je zoekopdracht.