Custom Search toegelicht: de kracht van real-time

We zetten de vijf elementen op een rij die de Custom Search krachtiger maken dan menig ander alternatief bij desk research, het verkennen en consulteren van de markt (ook bij Europese Aanbestedingen), bij selectietrajecten (RFI, RFP, etc.) en bij tal van andere situaties waarbij je op zoek gaat naar een geschikte IT-leverancier, partner, start-up, softwarepakket of andere IT-solution.

1) Het flexibele fundament: thema’s

Als je iSourcing Hub ziet als een online-datingsite, begrijp je dat er een datingprofiel nodig is om goed passende partijen aan elkaar te matchen. Voor het matchen gebruikt ons platform gestructureerde data (en dus niet tekst of keywords zoals een zoekmachine) in de vorm van vooraf gedefinieerde criteria en vragen. Indien we alle denkbare IT-onderwerpen willen afdekken, zal zo’n datingprofiel al gauw honderden of zelfs duizenden criteria/vragen bevatten.

iSourcing Hub lost dat op doordat er per thema wordt gematcht. Nieuwe thema’s kunnen gemakkelijk worden toegevoegd en leveranciers kunnen met een paar klikken aangeven of en in welke mate ze actief zijn op zo’n thema.

2) De basis voor volledigheid en real-time: de Public Library

Belangrijker: de thema’s vormen samen met de Public Library de basis voor uitbreiding en verdieping per thema. Dat gebeurt via algemene criteria en via thema-specifieke criteria/vragen.

De algemene criteria worden toegevoegd door het iSourcing Hub team en hebben allemaal een gesloten karakter, dat wil zeggen dat het antwoord bestaat uit een enkele keuze, een meervoudige keuze of een waarde. Zodra een aanbiedende partij deze criteria heeft beantwoord, wordt het mogelijk real-time te matchen en kunnen de criteria worden ingezet als real-time filters.

De thema-specifieke vragen worden met name toegevoegd door de Knowledge Partners. Dit zijn IT-leveranciers en IT-adviseurs/consultants met expertise op het betreffende thema. Zij zijn het beste in staat te bedenken welke criteria helpen om snel de best passende aanbieders te identificeren, welke veelgebruikte criteria en vragen (vooral via RFI’s en marktverkennings) gestandaardiseerd kunnen worden om tijd te besparen, en welke (open) vragen vervolgens helpen om via de interactieve fase (online) de matches nader aan de tand te voelen.

Van deze thema-specifieke vragen is een deel gesloten en dus bruikbaar als real-time filter. Andere vragen zijn open en/of contextueel van aard en kunnen pas worden beantwoord als een leverancier meer informatie heeft ontvangen over de klant, de casus/context, scope, procedure, etc. – dat is precies wat gebeurt via de online interactie, maar nu met als voordeel dat de vragen al klaar staan en het wiel niet telkens hoeft uitgevonden te worden.

3) Real-time matching & Real-time filters (per thema, op basis van Public Library)

De criteria en vragen in de Public Library (en dan met name die met een gesloten karakter) vormen dus de basis voor real-time matching. Real-time filters zijn in feite hetzelfde als deze criteria/vragen, met aan de ene kant de vereiste of gewenste antwoordoptie(s)/waarde(n) ingevuld door de zoekende partij, en aan de andere kant de (reeds) ingevulde data door IT-leveranciers die op het betreffende thema actief zijn.

Die filters werken net zoals je die ziet bij webshops zoals Amazon, Bol.com of Coolblue. Sommige filters zijn in (vrijwel) elke shop en voor elk product hetzelfde, zoals prijs, afmetingen/gewicht, kleur, standaard certificeringen, etc. Andere filters zijn per productcategorie verschillend en veel specifieker; bij de aanschaf van een laptop wil je bijvoorbeeld de maat van het scherm weten, terwijl je bij een wasmachine wilt weten wat het maximum toerental of laadvermogen is.

Heeft een IT leverancier nog geen antwoord ingevuld, dan kan het systeem (nog) niet real-time matchen en moet de vraag daadwerkelijk worden gesteld. Maar zodra het antwoord is gegeven, wordt dat opgeslagen zodat het voor toekomstige searches wel gebruikt kan worden. Dat is ook handig voor allerlei nieuwe vragen die aan de Public Library worden toegevoegd, en voorkomt dat IT leveranciers eindeloos criteria/vragen vooraf moeten invullen. Dat betekent: hoe meer searches er gedaan worden, hoe frequenter leveranciers hun data actualiseren en hoe accurater de data is.

4) Online interactie

Hoe meer thema-specifieke criteria/vragen én antwoorden beschikbaar zijn, hoe accurater iSourcing Hub de best passende (of in elk geval meest relevante) spelers kan voorsorteren. Dat resultaat vormt de basis voor de online interactie. En die interactieve fase is in veel gevallen noodzakelijk, omdat het nu eenmaal niet mogelijk is alles vooraf in een database vast te leggen en iedere situatie toch zijn eigen specifieke wensen en uitdagingen kent.

Na het toepassen van de real-time filters bepaalt de gebruiker zelf welke matches worden benaderd, en welke informatie (in de vorm van tekst en eventueel bijlange) gedeeld word. Het is daarbij zelfs mogelijk anoniem te blijven, waardoor inzet van de Hub laagdrempelig is en het de vraagzijde stimuleert in een veel eerder stadium met de markt te schakelen.

5) Invite Provider feature

Bij voorkeur voorafgaand aan een search en anders desnoods achteraf, kun je nieuwe IT-leveranciers uitnodigen. Zij krijgen in eerste instantie gratis toegang en worden voor alle andere gebruikers vindbaar. Deze Invite Provider feature draagt bij aan het delen van informatie en kennis – hetgeen iSourcing Hub als online matchingplatform enorm krachtig maakt. Immers, doordat gebruikers nieuwe IT-leveranciers uitnodigen, groeit het aantal vindbare IT-leveranciers in het algemeen en per thema. Bekijk hier vijf praktijkscenario’s waarbij je de Invite Provider feature inzet.