Handleiding Custom Search – snel resultaat in 6 stappen

Stap 1: Kies een thema (of vraag een nieuw thema aan)

Op iSourcing Hub kun je zoeken op enorm veel thema’s. Kies het thema dat het beste aansluit op (het onderwerp van) jouw vraagstuk. Een paar tips:

• Je kan direct een Custom Search starten en daarbij een thema selecteren. Nadat je de search hebt aangemaakt, zie je direct welke IT-partijen op dit thema actief zijn.
• Je kan ook eerst kijken bij Domains Hier zie je alle bestaande thema’s waarop je kan zoeken en hier kan je ook nieuwe thema’s aanvragen.
• Staat jouw onderwerp er nog niet tussen, of lijkt het thema nog wat karig gevuld? Geen probleem, we kunnen binnen een of twee weken een nieuw thema voor je klaarzetten. Hoe we dat aanvliegen, lees je hier.

Stap 2: Filter in real-time op de meest relevante IT-partijen

Aan de hand van algemene en thema-specifieke criteria en vragen kun je real-time onderzoeken welke IT-partijen het beste passen, zodat je snel een lijst kan samenstellen van geschikte matches. Met deze partijen kun je via de volgende stappen verder, of je gebruikt ze simpelweg om je eigen long- of short-list mee aan te vullen. Zo werkt het:

• Na het aanmaken van een Custom Search zie je direct een aantal filters. Dit zijn standaard filters waarop je voor ieder thema kan matchen.
• Klik op het drop-downpijltje rechts van Add New Question en selecteer ‘Add Question from Library’ om handige criteria en slimme vragen uit de Public Library toe te voegen
• Real-time matchen en filteren is alleen mogelijk op basis van bestaande (reeds in de Public Library beschikbare) criteria en vragen van gesloten aard, en uiteraard alleen indien de IT-partijen reeds een antwoord hebben ingevuld. Zijn er voor jouw thema veel IT-partijen die deze data nog niet hebben ingevuld, dan kun je ze een ‘por’ geven.

Stap 3: Voeg eigen (maatwerk)criteria en vragen toe

Lang niet ieder criterium is vooraf te vangen in een systeem; vooral open vragen en criteria/vragen waarbij het antwoord afhangt van de context, zijn niet geschikt voor real-time matching, want de aanbieders kunnen niet zomaar vooraf data invullen. Dit soort vragen kan je zelf toevoegen, om vervolgens met extra tekst en uitleg (zie stap 4) naar een aantal IT-partijen te sturen (zie stap 5).

• Je kunt vragen toevoegen uit zowel je eigen Private Library als de Public Library, vol kant-en-klare vragen, veelal toegevoegd door Knowledge Partners en door het iSourcing Hub team.
• Je kunt ook zelf geheel nieuwe vragen toevoegen. Het maakt niet uit of dat er een paar of vele tientallen zijn (waarmee je een complete marktverkenning, RFI of RFP kunt vormgeven).
• Je kunt individuele vragen opslaan voor eigen hergebruik via een Private Library en vragensets opslaan als template. Veelgebruikte criteria/vragen kun je delen via de Public Library.

Stap 4: Voeg extra informatie en bijlagen toe en verstuur je criteria/vragen

Bij iSourcing Hub bepaal je zelf of en welke matches je benadert met vragen. IT-partijen zien geen te herleiden bedrijfsdata of persoonsgegevens en zelfs bij de interactieve stappen heb je de mogelijkheid om anoniem te blijven. Welke en hoeveel informatie je deelt, hangt onder af van de fase waarin je je bevindt, het aantal IT-partijen dat je benadert en het aantal vragen dat je stelt.

• In het Custom Search Questions scherm selecteer je rechts welke IT-partijen je wilt uitnodigen om je vragen, marktverkenning, RFI, RFP, etc. te beantwoorden.
• Alvorens je deze partijen daadwerkelijk benadert/bevraagt, voer je bij het Additional Info scherm meer informatie in. Hier kun je ook bijlagen uploaden en meesturen.
• De optie om de markt anoniem te bevragen kan heel waardevol zijn; het biedt de vragende partij de kans in een vroeg stadium de markt te betrekken/consulteren. In latere stadia van de sourcing lifecycle, alsmede bij uitvragen die veel effort van de IT-partijen vergen, is het verstandiger de bedrijfsnaam wel te delen.

Stap 5: Ontvang en beoordeel antwoorden van IT-partijen

Alle interactie via iSourcing Hub vindt online plaats. De enige e-mails zijn e-mailnotificaties die gebruikers krijgen vanuit het systeem. Zo kun je met één druk op de knop 3, 10 of zelfs 30 IT-partijen benaderen of informeren/updaten. De antwoorden van deze IT-partijen komen terug in de iSourcing Hub portal.

• Waar mogelijk berekent het systeem direct het matchpercentage per IT-partij en per individuele vraag. Op deze criteria/vragen kan ook gefilterd worden.
• Door te klikken op de IT-partij kunnen alle antwoorden en toelichtingen van de betreffende aanbieder bekeken worden.
• Een totaaloverzicht van alle vragen en antwoorden kan worden geëxporteerd als xls-bestand, waarmee de antwoorden van de IT-partijen gemakkelijk vergeleken kunnen worden.
• Daarnaast is het mogelijk zogenaamde ‘Status & Info Updates’ te sturen. Deze optie kan gebruikt worden om IT-partijen te voorzien van extra (inhoudelijke) informatie, maar ook om de partijen te informeren over wijzigingen in de planning, vervolgstappen (buiten iSourcing Hub) en, in het geval van aanbestedingsplichtige organisaties, de publicatie van marktverkennings en aanbestedingen op bijvoorbeeld TenderNed of andere tendersites.

Stap 6: Stel de perfecte lijst samen (of, indien gewenst: ga naar de volgende ronde)

Nadat alle antwoorden binnen zijn, de matchpercentages berekend zijn en eventuele extra vragen als filter beschikbaar zijn, moet het mogelijk zijn snel tot ‘de perfecte lijst’ te komen, oftewel: een overzicht met de best passende matches. Hoeveel matches dat zijn, en wat de vervolgstap is, hangt vrijwel altijd af van de fase waarin het vraagstuk zich bevindt. Ook het onderwerp (thema) is van invloed. Om je een idee te geven:

• Voor een thema waarop zeer veel partijen actief zijn, en waarbij de vragende partij nog maar net is begonnen met verkennen, worden waarschijnlijk slechts enkele vragen gesteld.
• Indien het gaat om een marktverkenning of RFI zal het aantal vragen groter zijn en het aantal aangeschreven partijen een stuk kleiner, terwijl bij een voorbereiding daarvan (om tot een long-list te komen) juist minder vragen aan meer partijen worden gesteld.
• Voor een thema waarop het speelveld overzichtelijk is, alsmede voor uitgebreide RFI- en RFP-trajecten, zal het aantal benaderde IT-partijen nog kleiner zijn, en het aantal vragen (en daarmee ook de vereist effort van de aanbieders) veel groter.

Uiteindelijk is de kunst de juiste vragen te stellen aan precies die IT-bedrijven die er toe doen. Daarom kan het handig zijn de uitvraag via meerdere rondes te doen. We helpen je graag bij het optimaal inzetten van de Custom Search.