De Public Library: veel meer dan een soort Wikipedia

Van één Hub naar meer dan honderdzestig Hubs

Toen we eind 2018 nadachten over hoe Outsourcing Hub uit te breiden naar wat uiteindelijk iSourcing Hub is geworden, kwamen we tot drie belangrijke conclusies:

1. om nu én in de toekomst op allerlei IT-onderwerpen vraag en aanbod te kunnen matchen, is een veel flexibeler en dynamischer model nodig, waarbij snel nieuwe matchcriteria en vragen kunnen worden toegevoegd;
2. al die nieuwe criteria en vragen passen niet in één profiel – alles bij elkaar gaat het om honderden items, misschien wel duizenden items, die grotendeels per thema/onderwerp specifiek zijn (wat ook bepaalt of het al dan niet relevant is voor een IT-leverancier);
3. dus hebben we losse thema’s (‘hubjes’) nodig. Om die stuk voor stuk goed te vullen met specifieke selectiecriteria en slimme vragen, die de zoekende partij aan de leverende partijen kan stellen, heb je eigenlijk vele experts / experts per thema nodig.

Met alles wat we de afgelopen jaren hebben geleerd via Outsourcing Hub en vooral met behulp van de aangesloten IT-leveranciers en IT-adviesbedrijven, konden we voor al deze punten een goede oplossing verzinnen. Los van de onderliggende techniek en software, is het belangrijkste ingrediënt van de oplossing een soort openbare bibliotheek, oftewel de Public Library.

De kracht van een platform: community-feedback en zichtbaarheid

De Public Library van iSourcing Hub lijkt op een soort Wikipedia, waarbij gebruikers via de Knowledge Partner rol hun expertise delen en zo bijdragen aan het versnellen en vooral verbeteren van leveranciersselecties, marktverkenningen, marktverkennings en deskresearch. De gedachte is vrij simpel: de reeds honderden aangesloten IT-leveranciers en IT-adviesbedrijven hebben bij elkaar een enorme bak ervaring en expertise.

Niet iedereen kan of wil dat delen (vandaar dat we ook niet spreken over open source), maar steeds meer partijen zien kennisdeling juist als een middel om extra aandacht te krijgen, sales te boosten en thought leadership uit te dragen.

Omdat Knowledge Partners de moeite nemen kennis en expertise te delen in de vorm van direct bruikbare selectiecriteria (die vaak bijdragen aan efficiëntie) en slimme vragen (die vaak bijdragen aan effectiviteit), mogen ze zichzelf benoemen in de bij de Public Library vraag behorende toelichting en eventueel linken naar eigen (branded) content.

Betere en snellere matching met Open Contribution

Zo ontstaat dus een bibliotheek met allerlei bruikbare criteria en vragen voor ruim 160 thema’s, inclusief de nodige kennis/content. Zelf hebben we voor elk thema een serie algemene vragen toegevoegd, zodat de zoekende partij snel de relevante partijen kan identificeren. Denk aan een vraag als welke sectoren de leverancier bedient, of welke soort diensten of producten worden geleverd voor het betreffende thema.

Het draait uiteindelijk niet alleen om de criteria en vragen en gerelateerde kennisdeling, maar ook om snelheid en accuratesse. Als de Public Library criteria/vragen gestructureerd c.q. van gesloten aard zijn, kan het systeem ook real-time berekenen welke partijen wel of juist niet matchen. Dit soort vragen bevatten een lijst(je) met antwoordopties bevat (enkel keuze of meerkeuze), of een waarde (enkele waarde of bandbreedte), waarmee het systeem real-time kan matchen zodra het antwoord van de leverancier op zo’n vraag bekend is.

Het antwoord kan (of moet*) door leveranciers vooraf ingevoerd zijn, maar kan ook opslagen worden nadat de vraag een keer gesteld is. Zo wordt dus ‘on the job’ (lees: door Custom Searches) het systeem steeds verder verrijkt met vragen én antwoorden. Daardoor kan de zoekende partij steeds sneller en nauwkeurig de best passende partijen identificeren. Met de Custom Search kan de gebruiker vervolgens maatwerkvragen toevoegen en die stellen aan/vragen aan de gematchte partijen. Indien zo’n maatwerkvraag vaker toegepast kan worden, kan de gebruiker deze ook opslaan in de eigen Private Library.

* Op dit moment hoeven leveranciers nog geen vragen vooraf in te vullen. Op korte termijn gaat dit veranderen. Voor thema’s (domains) die zijn markeren met 3 of 4 sterren (core portfolio of expertisegebied) wordt het verplicht.

80+ Knowledge Partners

Op dit moment vervullen al ruim 80 partijen de rol van Knowledge Partner. Doordat veel IT-leveranciers en adviespartijen bij de verlenging van hun abonnement een upgrade hebben gedaan naar een Premium variant (waarbij de Knowledge Partner rol is inbegrepen), groeit dat aantal snel verder. Nog niet alle Knowledge Partners hebben een thema geselecteerd. Zodra ze dat hebben gedaan, worden ze direct zichtbaar op de Knowledge Partner pagina en op de betreffende themapagina.

Dat betekent niet dat we op ieder thema al Knowledge Partners en slimme vragen hebben. Maar het goede nieuws is dat gebruikers zelf nieuwe leveranciers kunnen uitnodigen via de ‘Invite Provider’-optie, zowel in het algemeen als voor een specifiek thema, die op hun beurt weer de Knowledge Partner rol kunnen vervullen.

De Public Library is uniek omdat het kennisdeling stimuleert in de vorm van veelgebruikte selectiecriteria en effectieve vragen die gebruikt kunnen worden in vrijwel alle fasen van de sourcing lifecycle en leveranciersselectie, van deskresearch en marktverkenning, tot marktverkenning en RFI/RFP. Doordat op veel vragen al antwoord is gegeven kan de zoekende partij real-time bepalen welke aanbieders relevant zijn, en met hen in no-time verdere interactie zoeken om antwoorden te krijgen op vragen die er echt toe doen.