Online interactie na het matchen

Dat proces noemen wij bij iSourcing Hub ‘online interactie’. Het wordt gebruikt om een voorselectie of long-list te verfijnen en uiteindelijk toe te werken naar een short-list. In dit artikel leggen we uit waarom online interactie zo belangrijk is, hoe het precies werkt en wat je er mee kan.

De noodzaak van online interactie

Uiteraard bestaat de kracht van iSourcing Hub voor een groot deel uit het real-time matchen van honderden IT-partijen, maar in veel gevallen gebruiken onze klanten daarnaast ook de interactieve stappen om tot hun definitieve selectie te komen.

Dat is eigenlijk heel logisch: lang niet alles kan vooraf in een systeem worden gevangen. Leveranciers kunnen veel data over zichzelf invoeren ten behoeve van real-time matching, maar sommige zaken zijn nu eenmaal ‘contextueel’ en daarbij is contact nodig tussen de gematchte partijen. Leveranciers hebben vaak extra informatie nodig van klanten om vragen goed te beantwoorden. En antwoorden van leveranciers kunnen informatie en inzichten bevatten waarmee de klanten hun vragen en verstrekte informatie willen aanpassen. Zelfs met slimme algoritmes, Artificial Intelligence en Machine Learning lossen we dat niet op.

Daarnaast kan het zomaar gebeuren dat een search leidt tot een zoekresultaat met veel matches, soms tientallen. In dat geval heb je iets nodig om van veel potentieel geschikte kandidaten naar een klein aantal zeer geschikte kandidaten te gaan. Zoals iemand die op zoek is naar een partner immers niet met iedereen een date/borrel kan doen, zo kunnen bedrijven ook niet met iedere potentieel geschikte leverancier om tafel gaan.

Last but not least, vroegtijdig contact kan in sommige gevallen een hoop ellende veroorzaken. Door eerder met de markt te schakelen, bij voorkeur met een groter aantal IT-leveranciers (om geen goede matches mis te lopen) en bij voorkeur met een low-effort kort vragenlijstje (zodat de markt niet onnodig belast wordt), wordt de kans op een succesvol (out)sourcingtraject aanzienlijk vergroot.

Hoe werkt de online interactie?

iSourcing Hub is een onafhankelijk platform en dus kan het belangeloos interactie en communicatie tussen partijen faciliteren. Sterker nog, het is zelfs mogelijk de interactie te anonimiseren.

Klanten selecteren in het zoekresultaat simpelweg de leveranciers met wie zij de interactieve fase willen doorlopen. Extra informatie en extra vragen worden toegevoegd. Of het nu gaat om een paar informele vragen, een check of de IT-leverancier überhaupt tijd en interesse heeft, of een marktverkenning of RFI, met een paar muisklikken kunnen gebruikers zo enkele maar ook tientallen leveranciers benaderen en bevragen. Alle online interactieve stappen zijn optioneel uit te voeren na de matchfase.

Staat een partij er niet tussen, dan kan iSourcing Hub voor reeds aangesloten IT-leveranciers middels een fit-gap-analyse checken waarom de IT-leverancier niet als match omhoogkomt. Indien gewenst kan de partij alsnog toegevoegd worden, zodat deze wel meegenomen kan worden in de interactieve fase. Staat een partij nog helemaal niet op iSourcing Hub, dan kan de klant en ook de (externe) consultant via haar eigen account deze leverancier uitnodigen.

Welke online interactiemogelijkheden zijn er?

Binnen iSourcing Hub bestaan verschillende online interactiemogelijkheden. De belangrijkste opties lichten we hieronder toe:

Invite to Respond

De meest gemakkelijke stap en in veel gevallen ook een zeer waardevolle stap. Wanneer partijen aan elkaar worden gematcht via iSourcing Hub, betekent dat nog niet dat ze ook daadwerkelijk een goede match zijn. Bovendien kan een search leiden tot een groot aantal matches. De mogelijkheid Invite to Respond helpt om te bepalen of de match wederzijds is en om het zoekresultaat te verfijnen. Vaak wordt via deze stap ook gepolst of leveranciers zich kunnen vinden in de voorgenomen planning, procedures, etc.

Het aardige van de Invite to Respond in de Standard Search is dat er alvast kan worden gedeeld welke open vragen men van plan is in de volgende ronde (Open Questions) te stellen. Dat helpt een IT-leverancier om beter te bepalen hoe te reageren op deze interactieve stap, met in het achterhoofd wat er gaat komen in de volgende interactieve stap.

Leveranciers kunnen vervolgens de match bevestigen, afslaan of in twijfel trekken. Ze dienen een korte pitch meesturen te sturen en optioneel kunnen ze feedback geven.

Goed om te weten:

• Indien nodig kan deze stap anoniem worden doorlopen; de naam van de klant wordt dan dus niet gedeeld met de IT-leveranciers. IT-leveranciers kunnen op hun beurt ook anonieme feedback terugkoppelen.
• De interface van iSourcing Hub is Engelstalig, maar de communicatie kan gewoon in het Nederlands. De vuistregel: leveranciers reageren in de taal die de klant hanteert.
• In de Invite to Respond kan alleen ‘platte tekst’ worden verstuurd. Dat is een bewuste keuze, omdat in deze fase de inspanning minimaal moet zijn.
• De Invite to Respond is de eerste, optionele interactieve stap van de Standard Search.
• De Invite to Respond is (nog) niet beschikbaar binnen de Custom Search, maar de Custom Search kan wél als zodanig worden ingezet.

Open Questions

Via open vragen kunnen de matches nader aan de tand worden gevoeld. De zoekende partij kan in deze fase ook meer over zichzelf delen. Over het algemeen worden de Open Questions aan een kleiner aantal partijen gestuurd (zeker in vergelijking met de Invite to Respond), omdat de benodigde effort vaak wat groter is. Vaak helpt deze stap om te bepalen welke partijen echt goed lijken te passen en dus de moeite waard zijn om een kop koffie mee te drinken.

Klanten kunnen zelf open vragen formuleren, maar ze kunnen ook kant-en-klare selecteren. Leveranciers beantwoorden de open vragen door het uploaden van een document en kunnen tevens feedback meesturen.

Goed om te weten:

• Indien nodig kan deze stap anoniem worden doorlopen, maar dat gebeurt zelden; om de open vragen goed te kunnen beantwoorden hebben de leveranciers immers meer informatie nodig en is veelal inzicht nodig van de klantorganisatie.
• Bij Open Questions kunnen ook bijlagen worden verstuurd. De klant geeft aan hoeveel pagina’s de beantwoording van de IT-leverancier mag bevatten (meestal 2 tot 5) en hoeveel leveranciers worden uitgenodigd voor deze stap.
• Omdat in deze stap ook een bijlage kan worden meegestuurd (vanuit de klant naar de IT-leveranciers), wordt de Open Questions ronde ook regelmatig gebruikt om een marktverkenning, RFI of RFP mee te verspreiden.
• De Open Questions ronde is de tweede, optionele interactieve stap van de Standard Search. Daarna volgt een derde, optionele stap Personal Engagement / Personal Meetings.
• De Open Questions ronde is in feite ook beschikbaar via de Custom Search, met als voordeel dat daar nog meer maatwerkvragen kunnen worden toegevoegd, alsmede kant-en-klare vragen uit de Public Library. Via de Custom Search kan men meerdere vragenrondes doorlopen.

Status & Info Updates

Gedurende het zoekproces kan de zoekende partij status- en informatie-updates versturen. Dat kan richting alle matches/IT-leveranciers of alleen richting de partijen die zijn uitgenodigd voor een interactieve stap. De Status & Info Update kan gebruikt worden om additionele informatie te verstrekken (bijvoorbeeld naar aanleiding van een vraag een IT-leverancier), om wijzigingen in de planning door te geven en om aan te geven dat een search is afgerond, met eventueel informatie over welk vervolg buiten iSourcing Hub plaatsvindt. In het geval van een aanbesteding kan daarbij ook worden doorverwezen naar bijvoorbeeld TenderNed of andere tenderwebsites.