Hoe wordt data gebruikt om te matchen en te delen?

Data ten behoeve van het matchalgoritme versus data om te delen

Los van het algemene overzicht met alle IT-leveranciers en alle IT-consultants, en de relevante spelers per thema, begint de echte toegevoegde waarde van iSourcing Hub na inloggen. De vragende zijde kan met diverse zoekproducten aan de gang, terwijl aanbieders op het platform zorgen dat bepaalde data vooraf is ingevuld zodat het systeem real-time vraag en aanbod kan matchen.

De vraagzijde van het platform (de klanten en/of hun externe adviseurs) voert per search matchcriteria (eisen en wensen) in en kan ook andere gegevens invoeren over zichzelf (sector, omvang, etc.) voor een accuraat zoekresultaat. Een deel van die data kan worden gedeeld, afhankelijk van het zoekproduct en of men de online interactie opstart, maar daarbij geldt altijd:

In het gehele proces van matchen en online interactie is de vragende partij volledig in controle als het gaat om of en welke informatie wordt gedeeld met (zelf geselecteerde) IT-leveranciers.

Partijen die de aanbodzijde vormen op iSourcing Hub moeten, naast een algemene openbare profielpagina, bepaalde datapunten vooraf invoeren. Die data is noodzakelijk; het matchingalgoritme kan daarmee bepalen of en hoe goed deze aanbieders passen op de search van de vragende partij.  Ook deze data wordt nooit zomaar gedeeld of openbaar gemaakt. Afhankelijk van het zoekproduct en of er online interactie plaatsvindt, kan een deel van die data indirect of direct zichtbaar worden voor de vragende partij.

Dus ook de IT-leveranciers op iSourcing Hub hebben controle over hun data, waarbij het duidelijk is welke input (ten behoeve van matching) afgeschermd blijft en welke informatie (semi) openbaar is.

Vanuit het perspectief van de vragende (zoekende) partij

De vragende partij hoeft geen profiel over zichzelf in te vullen en is dus niet zichtbaar op de website of binnen het systeem van iSourcing Hub. Na activatie van een account kan de vragende partij inloggen en geheel discreet zoeken, zonder dat IT-leveranciers herleidbare informatie zien. Alleen bij de search zelf dient data te worden ingevoerd, maar daarbij is de gebruiker volledig in controle als het gaat om of en welke informatie wordt gedeeld met IT-leveranciers.

Klanten en IT-consultants die de vragende partijen vertegenwoordigen, worden op iSourcing Hub niet verplicht contactgegevens achter te laten. Ze worden na het starten van een search ook niet verplicht de interactieve stappen te doorlopen; als zij enkel een overzicht van goed passende IT-leveranciers wensen, kunnen ze na de search een rapport downloaden met de resultaten, zonder dat de gematchte IT-leveranciers daarvan op de hoogte worden gesteld. Besluit de vragende partij wel de interactieve stappen in te zetten, dan kan dat desgewenst (in eerste insantie) anoniem.

In sommige zoekproducten worden wel enkele basale datapunten gedeeld (om zo de IT-leveranciers te informeren over nieuwe matches en activiteiten in het systeem), maar daarover wordt de gebruiker vooraf geïnformeerd. Bovendien bestaat de mogelijkheid een combinatie van datapunten te kiezen waarmee de informatie als geheel niet herleidbaar is.

Pas als de zoekende partij de online interactieve stappen start, wordt meer informatie gedeeld. Die informatie is nodig, omdat de gematchte IT-leveranciers wordt gevraagd te reageren (bijvoorbeeld om aan te geven of de match wederzijds is, om enkele open vragen te beantwoorden of om een marktverkenning of RFI te beantwoorden). De gebruiker kan vooraf zien welke zoekcriteria worden gedeeld (een aantal criteria wordt nooit gedeeld) en bepaalt zelf welke extra informatie (tekst en bijlagen) wordt meegestuurd.

Hoe dat er per zoekproduct uitziet, zie je hieronder.

Vanuit het perspectief van de vragende (zoekende) partij – per zoekproduct:

Light Search:

Er wordt geen herleidbare data gedeeld. De IT-leveranciers zien alleen cumulatieve data gebaseerd op het totaal aantal keren dat zij als match omhoog zijn gekomen in een Light Search.

Standard Search:

In de matchfase worden enkele vaste datapunten gedeeld met IT-leveranciers die als match omhoog komen. Deze datapunten zijn vrijwel nooit herleidbaar naar de vragende partij. De gebruiker kan via Search Settings en ‘Anonymity Traits’ extra datapunten delen, en indien gewenst de bedrijfsnaam en/of de naam van de (externe) begeleidende partij (die we in het systeem de Third Party Advisor (TPA) noemen).

In de interactieve fase worden wel meer gegevens gedeeld. Het gaat om bepaalde details op basis van de ingevoerde criteria, die de gebruiker altijd kan bekijken (ook voorafgaand aan delen) via de ‘Search Details’.

Daarnaast kan de gebruiker zelf additionele info delen in de vorm van tekst en bijlagen. De Search Details en deze ‘Additional Info’ wordt alleen gedeeld met IT-leveranciers die de gebruiker zelf selecteert en benaderd (en dus niet per definitie met alle matches).

In de Standard Search is daarbij onderscheid gemaakt naar een initiële ‘Invite to Respond’ waarbij alleen platte tekst ingevoerd kan worden [update okt 2021: er kan vanaf nu ook een bijlage worden meegestuurd] en waarbij IT-leveranciers alleen met platte tekst kunnen reageren, omdat de nadruk ligt op kort bij elkaar aftasten of de match wederzijds is, of tijdslijnen haalbaar zijn, etc. – zonder veel tijd van elkaar te vergen. In de ‘Open Questions’ ronde kunnen bijlagen meegestuurd worden en kunnen IT-leveranciers bijlagen uploaden. Vaak is in deze stap het aantal IT-leveranciers kleiner dan in de ‘Invite to Respond’. Meer details in dit document.

Custom Search:

In de matchfase wordt op dit moment geen data gedeeld met IT-leveranciers. De IT-leveranciers krijgen wel een bericht van het feit dat er een search is gestart op een bepaald thema (Domain), zodat zij indien gewenst de data die vooraf moet worden ingevuld (in dit geval antwoorden op Public Library Questions) kunnen controleren, aanvullen of invullen.

De bedoeling is dat er net als in de Standard Search enkele vaste datapunten worden gedeeld met IT-leveranciers die als match omhoog komen. Dit deel is nog in ontwikkeling en ook hier krijgt de gebruiker via ‘Anonymity Traits’ de mogelijkheid extra datapunten delen.

Net als in de Standard Search worden in de interactieve fase wel meer gegevens gedeeld. Dat gebeurt op soortgelijke wijze. De details van de search zijn in het geval van de Custom Search gebaseerd op de door de vragende partij ingezette ‘filters’ op basis van vragen en criteria uit de Public Library, zogenaamde Public Library Questions. Deze ‘Additional Info’ wordt alleen gedeeld met IT-leveranciers die de gebruiker zelf selecteert en benaderd.

In tegenstelling tot de Standard Search wordt er bij de Custom Search geen onderscheid gemaakt tussen een initiële ‘Invite to Respond’ stap en een vervolg met ‘Open Questions’. Dat betekent dat er bij de eerste interactie direct bijlagen meegestuurd kunnen worden.

Daarnaast kan de vragende partij extra criteria en vragen toevoegen, zowel eigen geformuleerde (maatwerk) vragen als vragen uit de Public Library. Daarbij geldt natuurlijk dat als je de vraag stelt, de leverancier ‘m ook kan bekijken. Hoe dat precies werkt, lees je in deze handleiding. Het bijzondere is daarbij wel dat je als vragende partij het gewenste antwoord op (gesloten) filters en extra criteria/ vragen kan invullen (zodat het systeem direct kan berekenen wie past), maar dat daarbij wederom de IT-leveranciers deze data niet kunnen inzien.

Vanuit het perspectief van de leverende partijen

iSourcing Hub is als matching platform gebaseerd op het principe van online datingsites (gericht op de lange termijn relatie welteverstaan). Dat betekent dus dat een er een ‘matchprofiel’ profiel nodig is om gematcht te kunnen worden. Vergeleken met online datingsites zijn er wel een paar belangrijke verschillen:

• bij iSourcing Hub kunnen de IT-leveranciers meerdere ‘datingprofielen’ vullen, vaak gericht op een bepaalde doelgroep (sector, omvang, regio, etc.), en IT-leveranciers kunnen de matchcriteria per thema specificeren.
• Bij iSourcing Hub is de vragende partij (bijvoorbeeld de IT manager, inkoper of leveranciersmanager en/of de betrokken IT-consultant) in de lead; de vragende partij hoeft geen datingprofiel te vullen, invoer van data gebeurt alleen binnen een actieve search.

Dat betekent dus dat de vragende partij niet zomaar (ongewenst) wordt gematcht aan IT-leveranciers; de match wordt gemaakt nadat de klant of consultant zelf een search start. Om op basis van de door de vragende partij ingevoerde criteria real-time te matchen, heeft het matchingalgoritme van iSourcing Hub input nodig van de aanbodzijde van het platform. Daarom moeten IT-leveranciers  vooraf data invoeren.

De match- en kwalificatiecriteria die IT-leveranciers vooraf invullen wordt nooit gedeeld of zichtbaar voor anderen. Deze data is tot op zekere hoogte wel indirect inzichtelijk; als een klant een filter met een bepaalde waarde aan- of uitzet, verandert het zoekresultaat met gematchte IT-leveranciers. Mocht dat een issue zijn, dan kan de IT-leverancier besluiten bepaalde data niet vooraf in te vullen.

Om vervolgens relevante informatie te tonen dient een IT-leverancier ook een profiel en overzichten vullen. We maken onderscheid tussen een algemene profielpagina die geheel openbaar is en specifieke overzichten (met meer gedetailleerde informatie, links, downloads, referenties, etc.) die alleen zichtbaar zijn voor de zoekende partij na een match. Dat geldt ook voor toelichtingen die een IT-leverancier kan invullen en bewaren bij de beantwoording van Public Library Questions (per thema via de Public Library).

Vanuit het perspectief van de leverende partijen – per zoekproduct:

Light Search & Standard Search:

Een match wordt berekend op basis van een aantal zoekcriteria die de vragende partij kan invoeren. Bij de Light Search is dat een beperkt aantal van ongeveer 10 criteria, bij de Standard Search ligt dat aantal hoger, meestal rond de 20-30 criteria, soms meer. Al deze criteria worden door de klant ingevoerd en vergeleken met de datingprofielen (ook wel matchprofielen of Search/Match Profiles genoemd).*

De data die IT-leveranciers in deze profielen invullen is niet zichtbaar voor andere gebruikers, maar klanten en IT-consultants die een Light of Standard Search uitvoeren kunnen ‘indirect’ wel wat data herleiden door filters aan en uit te zetten of door hun input (matchcriteria/waarden) aan te passen. Zoals in de afbeelding te zien is, gaat het echter niet om vertrouwelijke data.

* Op dit moment wordt gewerkt met een beperkt aantal thema’s die onderdeel uitmaken van het ‘datingprofiel’ van de IT-leveranciers. Op termijn worden deze vervangen door een uitgebreidere, dynamische lijst met alle thema’s die ook binnen de Custom Search beschikbaar zijn.

Custom Search:

Om in een Custom Search als potentiële match getoond te worden, dient een aanbieder allereerst een aantal thema’s (Domains) te selecteren. Het aantal sterren dat daarbij gehanteerd wordt is geen ‘rating’, maar een door de IT-leverancier zelf gegeven indicatie waarmee wordt aangegeven of het betreffende IT-onderwerp al dan niet tot het core portfolio behoort. De legenda in de afbeelding licht dit verder toe. Het totale/integrale overzicht is niet zichtbaar voor andere gebruikers.

Via een Custom Search ziet de vragende partij welke IT-leveranciers op het betreffende thema matchen, inclusief de indicatie met 1 tot maximaal 4 sterren. Om snel te kunnen filteren op relevante c.q. geschikte spelers, kan de vragende partij een aantal standaard en thema-specifieke filters inzetten (meer details en schermopnames vind je in deze handleiding). Deze filters werken alleen als de IT-leverancier vooraf antwoord heeft gegeven op de onderliggende vragen, die we Public Library Questions noemen.

Net als bij de Light & Standard Search, geldt ook hier dat de data die IT-leveranciers invullen, oftewel de antwoorden op de Public Library Questions, niet zichtbaar zijn voor andere gebruikers, maar dat klanten en IT-consultants de data wel ‘indirect’ kunnen zien door filters aan en uit te zetten, of door hun input (matchcriteria/waarden) aan te passen.

De standaard Public Library Questions die binnen elk thema worden toegepast bevatten in principe geen of in elk geval beperkte vertrouwelijke data. Een verschil is ten opzichte van de datingprofielen ten behoeve van de Light & Standard Search is dat IT-leveranciers niet verplicht zijn alle Public Library Questions te beantwoorden. Uiteraard geldt: hoe meer data, hoe nauwkeurig (en dus beter) de matches worden, maar wil of kan een IT-leverancier niet invoeren hoeveel medewerkers actief zijn op een thema, of geen indicatie geven van de omzet die zij maken op dat thema, dan kan de vragen worden overgeslagen. Dat geldt ook voor thema-specifieke vragen.

Op dit moment worden IT-leveranciers verplicht om een beperkt aantal standaard vragen in te vullen om een thema (Domain) met 4 sterren te markeren. In de nabije toekomst zullen we een aantal vragen ook verplicht stellen bij een 3 sterren markering en kijken we in overleg met de community / gebruikers of we extra vragen kunnen toevoegen die verplicht zijn bij 4 sterren en

De eventuele tekstuele toelichtingen die bij een beantwoording kunnen worden gegeven, worden niet direct gedeeld. Een tekstuele toelichting kan vooraf worden ingevuld, maar ook tijdens de daadwerkelijke beantwoording van een Custom Saerch – het antwoord wordt opgeslagen zodat hij bij een volgende match en online vragenronde kan worden hergebruikt. Als een IT-leverancier door de vragende partij wordt uitgenodigd om een vragen te beantwoorden via een Custom Search, krijgt de IT-leverancier altijd de gelegenheid om data (antwoorden en toelichtingen) te valideren en aan te vullen of te corrigeren. Daarnaast worden IT-leveranciers bij de start van een Custom Search na een initiële match op de hoogte gesteld, zodat ze (nog voordat een klant hen al dan niet uitnodigt) indien nodig data kunnen aanvullen en updaten.

Conclusie / Samenvattend

Op basis van dit artikel moet duidelijk zijn dat vrijwel alle data die wordt gebruikt om te matchen niet gedeeld wordt, tenzij de gebruiker het systeem daartoe expliciet instrueert. Kortom, iSourcing Hub zal nooit zomaar vertrouwelijke of herleidbare data delen.

Bij bepaalde zoekproducten gematchte IT-leveranciers enkele datapunten te zien krijgen (beperkt en niet-herleidbare) en dat bij online interactie meer details worden gedeeld, maar daarbij geldt altijd dat de gebruiker van de vragende partij vooraf wordt geïnformeerd en controle heeft over welke (extra) informatie wanneer en met wie wordt gedeeld.

Andersom geldt dat klanten en andere gebruikers weliswaar niet rechtstreeks inzicht hebben in de data die IT-leveranciers vooraf invoeren, maar dat deze data tot op zekere hoogte wel indirect inzichtelijk; als een klant een filter met een bepaalde waarde aan- of uitzet, verandert het zoekresultaat met gematchte IT-leveranciers. Mocht dat een issue zijn, dan kan de IT-leverancier besluiten bepaalde data niet vooraf in te vullen.