Mitopics heeft geschikte ERP-leveranciers sneller in kaart dankzij iSourcing Hub

Mitopics begeleidt dus niet alleen bedrijven bij outsourcingtrajecten, maar helpt klanten ook bij het selecteren van proces ondersteunende applicaties. Het adviesbureau heeft hier de propositie pakket- en partnerselectie voor ontworpen. Geen enkel pakket sluit 100% aan op de eisen en wensen van de klant, daarom hanteert men vaak de 80/20-regel: 80% van wat de klant vraagt zal worden ondersteund door de applicatie, 20% niet – of niet volledig. “Mitopics helpt haar klanten de best passende  pakket/partnercombinatie te vinden. Daarbij kijken we samen met de klant naar belangrijke en onderscheidende criteria bij het opstellen van het Programma van Eisen en Wensen (PvE) en criteria voor de implementatie- en beheerpartij.”, zegt Marco Schoonderwaldt, ICT-adviseur bij Mitopics.

Uitdagingen

Een deel van dat PvE wordt aan de markt uitgevraagd via een RFI. Net als bij IT-outsourcing is het, door een veelvoud van applicaties en partners, lastig de markt en recente ontwikkelingen goed bij te houden. Dat overzicht is voor de pakket- en partnerselectie aanpak wel essentieel, want de RFI die Mitopics samen met de klant opstelt, moet bij de juiste partijen landen.

Marco: “De meeste partijen beantwoorden de RFI, maar soms haakt een partij af omdat zij onvoldoende aansluiting ziet of geen tijd heeft.”

Een ander punt waar Mitopics ruimte ziet voor meer efficiëntie, is dat de RFI vragen bevat die telkens opnieuw gesteld worden. Dat zijn algemene vragen die over de (partner)organisatie en applicatie gaan. “Voordat we iSourcing Hub gebruikten, zeiden we altijd: ‘als u deze vragen recent hebt ingevuld, plak dan gewoon het tabblad ‘algemene vragen’ in het Excel-sheet’. Als pilot hebben we nu iSourcing Hub ingezet om het deel algemene vragen af te handelen.” Dat leverde nog een aantal interessante voordelen op.

Efficiëncywinst

Een van de voordelen is dat het RFI-proces in twee stappen wordt opgedeeld. Met behulp van iSourcing Hub kan een voorselectie worden gedaan aan de hand van de algemene vragen en criteria. De leveranciers kunnen real-time worden gematcht. Marco: “Bij aanbestedingen en IT outsourcing selectietrajecten werken we vaak met meerdere stappen of rondes, ook via iSourcing Hub, maar voor pakket- en partnerselecties doen we het polsen van de interesse en het stellen van vragen in één ronde. Het mooie is dat we dat nu via iSourcing Hub als het ware wel de mogelijkheid hebben twee stappen te doorlopen, zonder dat er echt twee separate vragenrondes nodig zijn. We kunnen nu veel sneller een goede long-list opstellen op basis van de criteria die leveranciers reeds hebben ingevuld op iSourcing Hub. Omdat we real-time kunnen filteren en een voorselectie kunnen maken op geschikte kandidaten, reduceren we bovendien de kans dat de RFI naar partijen gaat die toch niet geschikt blijken te zijn.”

Een ander voordeel is dat leveranciers niet telkens opnieuw de algemene vragen hoeven in te vullen als onderdeel van één integrale RFI en van afzonderlijke RFI’s. “Heeft de leverancier de antwoorden op die vragen eenmaal een keer ingevuld en stellen wij of andere gebruikers van iSourcing Hub deze vraag opnieuw in een andere RFI, dan krijgt de leverancier het eerder gegeven antwoord alvast voorgesteld en dan hoeft hij alleen nog maar te valideren of dat nog juist is. De doorlooptijd voor de leverancier is daarmee ook een stuk korter.”, vertelt Marco.

Naast de algemene vragen die beschikbaar zijn via de Public Library, is het ook mogelijk eigen maatwerkvragen toe te voegen en zelfs op te slaan voor hergebruik. Mede dankzij feedback van Mitopics zijn daar extra opties aan toegevoegd. “Toen we de Custom Search voor het eerst gebruikten, kwamen we er onder andere achter dat het nog niet mogelijk was vragen in volgorde te wijzigen en een set vragen op te slaan als template. Het iSourcing Hub team heeft aan de hand van onze feedback vrij snel dat soort functionaliteit bijgebouwd, zodat alles nog efficiënter werd. Handig is ook dat de RFI kan worden samengesteld uit publieke vragen en vragen uit onze privé bibliotheek.”

De antwoorden van de leveranciers kunnen worden bekeken in het iSourcing Hub systeem en ook worden geëxporteerd naar een Excel-sheet. In kolommen wordt alles netjes naast elkaar weergegeven. “Dat is handig, want dat geeft heel snel een overzicht van wat het verschil is in de beantwoording van die algemene vragen.”

Rol bij marktverkenning

Marco: “Ik vind de aanpak van iSourcing Hub erg fijn. Ik denk dat iSourcing Hub onze marktscan niet alleen gaat ondersteunen, maar op termijn ook helemaal zou kunnen vervangen. Dat kan ons veel tijd besparen. In een volgende stap gaan we onderzoeken of we ook efficiëncywinst kunnen behalen bij het stellen van vragen gericht op passende referenties en specifieke gevraagde functionaliteiten.

De leveranciers die nog aan de selectie deelnemen, kunnen we via iSourcing Hub berichten sturen (via zogenaamde  Status & Info Updates), zo hebben we alle informatie netjes bij elkaar in één dossier. Uiteindelijk zie ik het wel voor me dat het complete projectdossier in iSourcing Hub komt te staan. Voor de klant, de adviseur, én de leveranciers.”