FESI?!

Blog door CEO/Founder Henk Pater

Eerst even terug naar ESI zonder de F. De laatste tijd spreek ik veel over Early Supplier Involvement (ESI). De term is ontstaan in de jaren 80 vanuit de Japanse automotive industrie. Organisaties gingen destijds steeds meer uitbesteden door de toegenomen wereldwijde concurrentie, snelle technologische ontwikkelingen en de verkorte levensduur van producten. ESI was oorspronkelijk met name gericht op New Product Development (NPD) om in de Research & Development (R&D) fase kennis uit te wisselen, maar je kunt het makkelijk breder trekken en toepassen.

Het gaat dan met name om het vroegtijdig betrekken van de leveranciers in het proces, bijvoorbeeld het (out)sourcing van IT. Zo’n insteek is vooral waardevol (of zelfs noodzakelijk) wanneer er sprake is van veel dynamiek door bijvoorbeeld technologische veranderingen of innovaties. Precies wat in de IT-sector gaande is:

Voordelen van Early Supplier Involvement in de IT-sector

De voordelen van het vroegtijdig betrekken van leveranciers spreken voor zich als je naar bovenstaande tabel kijkt; als alles snel verandert, kun je de leveranciers maar beter wat eerder betrekken. Buiten de IT-sector is al veel onderzoek gedaan naar de voordelen van ESI op zowel de korte als langere termijn:

Deze voordelen zijn ook van toepassing in de IT-sector. Meer details lees je in mijn eerdere blog Early Supplier Involvement: eerder, (dus) sneller en beter! Daarin verwijs ik ook naar recent onderzoek dat aantoont dat de voordelen er echt zijn, notabene ook in de publieke sector die onderhevig is aan wet- en regelgeving; zelfs bij Europese aanbestedingen blijkt het mogelijk en voordelig leveranciers vroegtijdig te betrekken. In veel gevallen ging het daarbij om marktconsultaties.

ESI – je kan er niet vroeg genoeg mee beginnen

‘Early’ kan dus nog ‘Earlier’. Dat idee komt ook aan de orde in een boek waar ik momenteel aan meeschrijf. In het hoofdstuk over leveranciersselectie, ga ik onder andere in op de wisselwerking van leveranciersselectie en de strategiefase. Maar zelfs al begin je ruim op tijd met ESI, dan is het wat mij betreft nog niet ‘Fast’. Fast heeft vooral betrekking op de (totale) doorlooptijd van ideevorming en strategie tot sourcing en selectie. Dat je leveranciers vroegtijdig betrekt is geen garantie voor succes, zeker niet als het gehele traject vele maanden of zelfs jaren in beslag neemt. Een concreet voorbeeld van in dit geval GT Connect staat in de blog van onze analist.

(Frequent) Fast Early Supplier Involvement – vaker en (dus) sneller

In de wereld van outsourcing en inkoop van IT zijn maanden zo vervlogen en jaren niet ongebruikelijk. Natuurlijk is alles relatief, maar dat is nu precies wat we beter in de gaten moeten houden. Want de snelheid waarmee technologische innovaties beschikbaar komen is flink veranderd, terwijl de snelheid waarmee we bepalen welke oplossing we nodig hebben en hoe we die sourcen (selecteren, inkopen, etc.) nauwelijks is veranderd.

Maar hoe versnel je een sourcing- en selectieproces of inkoopproces? Met Early Supplier Involvement hoor ik je denken – dat voordeel staat notabene in de tabel hierboven! Klopt, maar mijn advies is dan niet alleen om daar eerder mee te beginnen, maar ook om ESI vaker toe te passen binnen één selectie- of inkooptraject. Dat doe je via meerdere interactieve rondes, waarbij je de markt om input vraagt. Je zou het ook Agile kunnen noemen, of zoals onze collega analist al schreef: “Net als DevOps zou er een soort van SourceOps moeten zijn”.

Vaker betekent ook dat je het snel oftewel ‘Fast’ moet doen. Korte sprints waarbij het de kunst is aan het begin niet teveel te vragen, maar juist wel een relatief groot aantal leveranciers de kans te geven input te leveren (zie ook tip 2 in mijn blog Drie manieren om tijd te besparen bij IT-leveranciersselectie en inkoop van IT). Dat is qua benodigde effort wel zo prettig voor alle partijen en lekker ‘Fast’. Naarmate zaken concreter worden, wil je meer de inhoud/details in, met minder leveranciers, maar nog steeds met nadruk op snelheid; zulke sprints reduceren niet alleen de algehele doorlooptijd, maar ook het risico op meer doorlooptijd of vertragingen als gevolg van issues.

Eigenlijk hebben we het dan over FFESI: Frequent én (dus) Fast. Dat is precies wat ik al jaren faciliteer en stimuleer via de Hub. Goed passende partijen aan elkaar koppelen is één ding, maar ons matching-algoritme is echt niet de heilige graal (en dat zal het ook nooit worden zolang er mensen betrokken zijn bij complex trajecten waar enorm veel externe factoren mede bepalend zijn voor het succes van de (out)sourcing-relatie). Door na matching ook meerdere snelle interactieve rondes te doorlopen, komen partijen in kleine stapjes beter tot elkander. Dat is de route naar the perfect match.