Early Supplier Involvement: eerder, (dus) sneller en beter!

Blog door CEO/Founder Henk Pater

In deze blog ga ik in op waarom vroegtijdige interactie met de markt zo belangrijk is, wat we kunnen leren van onderzoek in de publieke sector en hoe dat breder te trekken naar de private sector. Ik sluit af met een aantal uitdagingen waar volgens mij iSourcing Hub perfect bij kan ondersteunen. Deze blog is wat uitgebreider dan dat je gewend bent, maar met een goede reden: de inzichten die ik deel en baseer op wetenschappelijk onderzoek zijn simpelweg goud waard.

Waarom is vroegtijdige interactie zo belangrijk?

Eerst even terug naar waarom volgens mij die vroegtijdige interactie zo belangrijk is. Redenerend vanuit de wisselwerking tussen de verschillende fasen van sourcing lifecycle gaat het niet alleen om de impact die leveranciersselectie heeft op alle volgende fasen, maar ook hoe interactie met de markt (leveranciers) impact heeft op de voorgaande fasen, zoals besluitvorming inzake (out)sourcing strategie, business case en contractverlenging of- beëindiging. Vaak worden deze fasen getoond als input voor de leveranciersselectie fase – de fase waarbij vaak voor het eerst de interactie met de markt wordt benoemd.

Sourcing Lifecycle – Sourcing Nederland met in rood de wisselwerking c.q. feedback door vroegtijdig betrekken van de markt tijdens besluitvormingsfase.

Maar in de wereld van ICT hebben we te maken met een enorm snel veranderende markt. Mede als gevolg van cloud en andere nieuwe technologieën, veranderen de proposities van leveranciers continu. Ook de bedrijven zelf veranderen; er komen nieuwe spelers bij en er zijn veel overnames, mede door inmenging van venture capital- en private equity-maatschappijen. Het aantal (potentieel geschikte) ICT dienstverleners is in sommige gebieden nauwelijks te overzien. Juist daarom is het belangrijk dat de uitbestedende/aanbestedende partij niet alleen op tijd naar buiten kijkt, maar ook echt naar buiten gaat en tijdig de markt betrekt.

Wie (welke leveranciers) daarbij wordt betrokken, in welke vorm interactie plaatsvindt en waarover het precies gaat, bespreek ik aan het einde van deze blog. Maar los daarvan ben ik ervan overtuigd dat uitbesteders ruim voor de start van een leveranciersselectie de markt actief moeten raadplegen. Of het nu een simpele offerteaanvraag, een RFI en/of RFP, of een aanbestedingsprocedure betreft: door interactie voorafgaand aan deze stappen doorloop je het uiteindelijke selectietraject sneller en beter en als kers op de taart wordt de kans op een succesvol (out)sourcing contract met bijbehorende relatie groter.

Wetenschappelijk bewijs: vroegtijdige interactie heeft alleen maar voordelen!

Los van dat je met een beetje gezond verstand bovenstaande filosofie rationeel kan onderbouwen, is het ‘slechts mijn mening’. Weliswaar gebaseerd op zo’n vijftien jaar ervaring met IT-outsourcing en leveranciersselectie, maar toch: als het vroegtijdig betrekken van de markt zo belangrijk is en zoveel voordelen heeft, waarom doet dan nog lang niet iedereen dit? Ik zie nog veel te veel organisaties in zowel de private als publieke sector die de markt helemaal niet of te laat betrekken. Meestal is het excuus dat er onvoldoende resources zijn en vaker nog dat er geen tijd voor is.

Een gebrek aan tijd ontstaat vaak omdat er qua planning en aanpak geen ruimte is ingebouwd voor een interactieve fase waarbij de markt tijdig verkend en/of geraadpleegd wordt. Het zit nog niet in de routine van IT, inkoop of leveranciers- en contractmanagement. Of het vraagstuk te lang is blijven liggen en nu zo urgent, dat er geen tijd is. Bovendien is het positieve effect van vroegtijdige interactie met de markt lastig meetbaar te maken.

Maar dat positieve effect is nu met wetenschappelijk onderzoek aangetoond. Het onderzoek waar ik het over heb, is de scriptie over Early Supplier Involvement[1] van Jeroen Arentsen van Supply Value. Zijn scriptie is ook genomineerd voor de Sourcing Nederland Scriptieprijs. Gelukkig zit ik niet in de jury, want deze scriptie bevat een uitkomst die goud waard is voor ieder bedrijf dat ook maar iets van IT uitbesteedt. Een samenvatting van de scriptie lees je in de whitepaper Leveranciers vroegtijdig betrekken bij ICT aanbestedingen binnen het publieke domein. Leden van Sourcing Nederland kunnen deze na inloggen downloaden via het kenniscentrum op de website (direct link).

De term Early Supplier Involvement komt oorspronkelijk uit de Japanse auto-industrie. De methode wordt in allerlei vormen steeds vaker toegepast in de ICT-sector, zowel door private als publieke instellingen. Voor het onderzoek zijn ruim 150 ICT-inkopers uit het publieke domein bevraagd. Het onderzoek laat zien dat het vroegtijdig betrekken van de leveranciers via marktconsultaties veel voordelen oplevert[2], met name qua effectiviteit (eindresultaat, betere ICT-aanbesteding) en ook doordat ICT-inkopers eenmaal na inzet van een marktconsultatie sneller geneigd zijn om leveranciers opnieuw te betrekken.

Beter, sneller én zonder risico’s

Ik vond het bijzonder dat in het onderzoek te lezen is dat de efficiëntie (procesverloop) niet significant wordt verbeterd door inzet van marktconsultaties.[1] Dat is denk ik te verklaren doordat de publieke sector aan bepaalde regels, procedures en termijnen is gebonden. In de private sector en bij iSourcing Hub zien we juist dat het proces qua doorlooptijd wordt versneld door het vroegtijdig betrekken van leveranciers. En zelfs al wordt het proces niet versneld, dan wordt door tijdige interactie met de markt het risico op issues tijdens en ook na de leveranciersselectie gereduceerd.

Met name het reduceren van risico’s geldt uiteraard net zo goed voor de publieke sector, maar wordt kennelijk nog niet overal als voordeel gepercipieerd. Hoe dat komt heeft wellicht iets te maken met een vraag die ik vaak gesteld krijg tijdens mijn gastcolleges en door klanten van iSourcing Hub: mág interactie wel zo vroeg en, zo ja, wat zijn dan de risico’s? Begrijpelijke vragen, want bij marktverkenningen en met name marktconsultaties is het noodzakelijk om informatie te delen. Daarbij is het belangrijk dat de betrokken leveranciers geen voor- of nadeel krijgen ten opzichte van niet-betrokken concurrenten. Een belangrijk aandachtspunt, zeker bij een gesloten marktconsultatie en bij marktconsultaties met een interactie (met mogelijk aanvullende informatieverstrekking gedurende het proces).

Deze risico’s zijn misschien niet volledig verwaarloosbaar, maar wel beheersbaar. Dus staan ze wat mij betreft in geen verhouding met de voordelen van het vroegtijdig betrekken van leveranciers. Maar voor iemand die risico-avers is, of die simpelweg onvoldoende kennis en ervaring heeft op dit gebied, kan ik heel goed begrijpen dat een route zonder marktconsultatie (en marktverkenning zonder interactie) als meest veilig wordt beschouwd. Die route voelt misschien als de weg van de minste weerstand – maar schijn bedriegt, want de afslag ‘zonder vroegtijdige interactie’ levert later maar al te vaak gedoe op.

En dat geldt dan andersom ook weer in de private sector: soms bewust, soms onbewust wordt er gekozen voor de weg van de minste weerstand. Omdat er bijvoorbeeld geen tijd is, of omdat men bang is dat interactie met de markt in een vroeg stadium ervoor zorgt dat de markt of de huidige leverancier ergens lucht van krijgt.

Bovendien is er vaak geen goed (lees: compleet en actueel) beeld van de meest geschikte leveranciers die men zou kunnen raadplegen. In de (semi-)publieke sector kan dat opgelost worden door een marktconsultatie openbaar te publiceren, maar daarbij is het dan weer de vraag of er niet veel te veel of veel te weinig respons op komt. In de private sector zorgt een onvolledig beeld vaak voor andere problemen; de leveranciers die men benadert voor een consultatie of RFI blijken niet de meest relevante/geschikte partijen of, erger, een goed beeld krijgen kost te veel tijd of geld, en dus wordt er enkel een (vaak slecht onderbouwde) short-list opgesteld.

Nog eerder, sneller en beter met iSourcing Hub!

Binnen iSourcing Hub lossen we vrijwel al deze problemen op. En dat roep ik niet alleen om mijn eigen product te verkopen; alles wat we bij iSourcing Hub doen staat in het teken van slimmer matchen van vraag en aanbod. Inclusief het faciliteren van interactie in een zo vroeg mogelijk stadium, met precies die leveranciers die er toe doen.

Ons onafhankelijke matchingplatform helpt de zoekende partij snel de meest geschikte leveranciers in kaart te krijgen. Al bijna 400 IT-leveranciers houden zelf tientallen tot honderden datapunten op basis waarvan iSourcing Hub real-time kan berekenen welke partijen goed bij elkaar passen. Leveranciers geven daarbij ook aan of bereid zijn deel te nemen aan aanbestedingen en marktconsultaties. In algemene zin en nu ook (stap voor stap) specifiek op ruim 175 onderwerpen.

Onze klanten en aangesloten externe sourcing-, inkoop- en aanbestedingsadviseurs kunnen discreet zoeken. Dat wil zeggen dat gematchte leveranciers niet direct kunnen zien door wie ze zijn gevonden, tenzij de zoekende partij het systeem expliciet instrueert deze data wél te delen. Vervolgens bepaalt de klant/adviseur zelf of en welke leveranciers zij wil benaderen en bevragen. Dat kan indien nodig anoniem. Misschien niet ideaal voor de leveranciers (vooral sales ziet natuurlijk liever zo snel mogelijk een klantnaam), maar op deze wijze stimuleren we klanten en adviseurs om leveranciers in een vroegtijdig stadium te betrekken. Zo wordt de route ‘veilig’ en verdwijnt de eventuele weerstand, zelfs bij risico-averse personen.

Op welke manier en in welke vorm interactie plaatsvindt is natuurlijk nog wel een punt van aandacht. Binnen iSourcing Hub spreken we over online interactie. Het kan gaan om desk research met een ‘interactief tintje’ of ‘informeel snuffelen’, een marktverkenning met een vragenronde, of (gesloten) marktconsultatie. Steeds vaker ligt de focus niet alleen op inhoud, maar ook op de vraag of leveranciers überhaupt tijd en interesse hebben. Want ook leveranciers ervaren de voordelen van vroegtijdig interacteren met de markt. Het bespaart hen onnodig tijdverlies door met RFI/RFP-trajecten en publieke aanbestedingen mee te doen waar toch geen goede match is.

Voor de publieke sector geldt bovendien dat via speciale updates (passende) leveranciers gericht gewezen kunnen worden op gepubliceerde marktconsultaties, (voor)aankondigingen, aanbestedingen, NvI, etc.[4] Na inzet van iSourcing Hub is het dus goed mogelijk een RFI, RFP, of marktconsultatie te doorlopen.

Ik hoop dat Jeroen Arentsen zijn onderzoek over een paar jaar nog eens doet en dat er dan als extra aspect wordt meegenomen via welk medium een marktconsultatie of andere interactievorm is geïnitieerd en/of uitgevoerd. Wat mij betreft staat iSourcing Hub dan met stip op 1 en kunnen we zelfs aantonen dat veel meer bedrijven en organisaties, zowel privaat als publiek, de markt vroegtijdig zijn gaan betrekken met behulp van ons online matching platform.

Voetnoten

[1] Early supplier involvement in public IT procurement: factors that define the needed degree of supplier involvement during the pre-tender stage. Arentsen, Jeroen (2020), University of Twente (link).

[2] Het onderzoek heeft zich expliciet niet gericht op nadelen. Let op: voor de publieke sector geldt dat marktverkenningen en marktconsultaties in principe vormvrij zijn, maar vormvrij wil niet zeggen dat er geen regels zijn. Een marktconsultatie moet altijd open, eerlijk en transparant zijn. Geïnteresseerde ondernemers mogen geen voor- of nadeel krijgen ten opzichte van concurrenten. Check:
https://www.pianoo.nl/nl/regelgeving/jurisprudentie/jurisprudentieoverzicht/voorbereiding/marktconsultatie,
https://www.pianoo.nl/nl/themas/innovatie/strategieen/stappenplan-marktconsultatie, en
https://www.pianoo.nl/nl/themas/innovatie/strategieen/stappenplan-marktverkenning.

[3] Er zijn geen significante gevonden relaties tussen de marktconsultaties, het niet toepassen van een concept en de voordelen gemeten in efficiëntie. Hiermee wordt duidelijk dat het efficiëntieverlies door het uitvoeren van een marktconsulatie in het begin van het proces wordt opgevangen met een efficiëntiewinst verderop in het tenderproces.

[4] iSourcing Hub is geen tender site/tool en heeft dus geen koppeling met TenderNed. Het verschil met tender sites als Negometrix, CTM en Vendorlink is dat op iSourcing Hub bewust niet werkt met een publicatiefunctie – in plaats daarvan voeren de aangesloten leveranciers veel meer data in, waardoor nauwkeurig berekend kan worden welke leveranciers geïnformeerd, geconsulteerd of geselecteerd moeten worden.