Drie manieren om tijd te besparen bij IT-leveranciersselectie en inkoop van IT

Blog door CEO/Founder Henk Pater

Het zal nog wel even zoeken zijn naar de juiste balans. Onze tijd is schaars en online meetings besparen tijd, maar niet als je er dag in dag uit veel te veel hebt. Daarom in deze blog drie (andere) manieren om tijd te besparen. Bedoeld voor ICT, inkopers, contract- en leveranciersmanagers, consultants, en anderen die zich bezig houden met selectie- en inkooptrajecten van IT.

Met tijd besparen doel ik niet alleen op geïnvesteerde tijd, maar ook op doorlooptijd. Die is, zeker bij inkoop van bepaalde IT-diensten en IT-oplossingen waar de ontwikkelingen elkaar snel opvolgen, ook van belang. De juiste keuze maken vergt vaak gedegen onderzoek en een solide proces. Iets wat over het algemeen juist veel of meer tijd kost. Toch is mijn ervaring dat je tijd en doorlooptijd kan besparen én daarmee ook nog betere keuzes kan maken.

Drie tips waarvan bijna iedere ervaren iSourcing Hub gebruiker onder onze eindklanten en consultants zal bevestigen dat ze altijd ergens een tijdsbesparing én waardevolle input opleveren.

1. Deskresearch versnellen

Ergens vroeg in het proces van leveranciersselectie, sourcing of inkoop van IT moet ergens iemand zijn die zich middels desk research verdiept in de markt. Maar dat kost tijd, ook al ‘helpen’ internet zoekmachines als Google je snel een enorme bak info te verzamelen.

De vraag is alleen of je vindt wat wat je echt nodig hebt (latente behoefte). Partijen die erg veel tijd en geld investeren om bovenaan in Google te staan, zijn niet perse de beste match op jouw vraagstuk. Tenzij je ook de search results tot en met pagina 20 bekijkt, zoek je in een soort ‘bubbel’ met alle risico’s van dien.

Neem een thema als Low Code. Ga je zelf op zoek, dan moet je door alle reclames, verleidelijke aanbiedingen en een overload aan informatie heen. Doet de business dat, dan gebeurt het regelmatig dat zij zonder goed overleg in gesprek gaat een partij of zelfs al een Proof of Concept (PoC) start, terwijl het beter zou zijn of zelfs verplicht is om eerst meerdere partijen te raadplegen.

Op iSourcing Hub vind je (na inloggen!) onder de bijna 500 aangesloten IT-leveranciers zo’n 80 partijen die iets doen op het gebied van Low Code. Met een paar filters fine-tune je real-time de 5-10 best passende partijen of oplossingen inventariseren. Elke aanbieder houd een of meerdere profielpagina’s bij met relevante informatie. En klaar is je desk research!

2. Juist meer (be)vragen in plaats van minder

Goed, met desk research kun je een heel eind komen, maar uiteindelijk is praten met de markt (lees: de aanbieders) essentieel. Dáár zit immers een hoop expertise en kennis. En dus kun je maar beter zoveel mogelijk vragen. Alleen… aan wie?

Meer vragen klinkt als iets wat meer tijd kost, maar dat hoeft niet altijd het geval te zijn. Bij meer vragen denk je waarschijnlijk aan het aantal vragen, maar ik doel op het aantal leveranciers aan wie vragen worden gesteld. Dat werkt niet bij een klassiek RFI-RFP proces, of een publieke aanbesteding met voorafgaan een marktconsultatie. Je hebt dan namelijk meer stappen of rondes nodig.

Door in een of twee extra rondes eerst een groter aantal leveranciers te benaderen, en deze leveranciers te bevragen of ze überhaupt tijd en interesse hebben en/of ze een beperkt aantal vragen te stellen, kom je uiteindelijk tot een goede, vaak veel betere lijst met relevante IT-leveranciers. Het levert bovendien bijna altijd waardevolle input op die gebruikt kan worden in de volgende ronde.

Bij iSourcing Hub krijgen we vaak van onze klanten terug dat met zo’n extra vragenronde uiteindelijk flink wat (doorloop)tijd wordt bespaard; de meer inhoudelijke informatie-uitwisseling vindt immers plaats met precies die partijen die er ook tijd voor hebben én goed passen. Dat levert vaak meer relevante informatie op, waarmee het offerte/RFP-proces of (in de publieke sector) de aanbestedingsprocedure wordt verbeterd én versneld.

3. Meer online interactie, minder (online) meetings

Er zijn een hoop manieren om met de markt te praten, van de klassieke RFI tot een marktconsultatie, waarbij de informatie zowel ‘schriftelijk’ als live (via interviews) kan worden uitgevraagd. Nu we steeds meer gewend raken aan online meetings, zou je zeggen dat we de nodige tijd kunnen besparen door online meetings onderdeel te maken van een RFI, RFP, marktverkenning, marktconsultatie, etc.

Klopt, maar niet helemaal. Want hoe verleidelijk het ook is om daar direct mee te beginnen, stel ik weer de vraag: met wie? Het antwoord daarop staat hierboven bij de vorige tip. Maar op het moment dat je via die route de juiste partijen op het netvlies hebt, komt de volgende uitdaging. Want wanneer ga je die partijen bevragen, en hoe?

De ‘wanneer’ vraag wordt lastiger en ‘later’ als je kiest voor een vorm van (online) meetings, omdat daardoor bepaalde informatie bekend wordt c.q. gedeeld moet worden. Hoe eerder je de markt kan betrekken, hoe groter de kans op een succesvol traject. Maar… in een vroeg stadium kan of wil een bedrijf soms nog niet al teveel informatie of zelfs haar bedrijfsnaam kwijt.
De ‘hoe’ vraag gaat onder andere over of je elke leverancier 1-op-1 wilt spreken (wat meer tijd kost), of allemaal tegelijk (wat minder tijd kost, maar waarbij leveranciers mogelijk niet het achterste van hun tong laten zien).

De online interactie die iSourcing Hub faciliteert kan hierbij helpen; je kunt een flink aantal leveranciers in een vroeg stadium benaderen en bevragen (zonder dat het die leveranciers veel tijd hoeft te kosten), ook anoniem als het moet. Met als resultaat dat de online meetings minder tijd vergen en de gesprekken veel effectiever verlopen.

Tijd investeren is tijd besparen

Met name bij de laatste twee tips is er een extra stap nodig. Tijd besparen doe je niet door een essentiële stap over te slaan omdat er ‘geen meer tijd is’ of omdat ‘onze mensen geen tijd hebben’. Het klinkt misschien wat paradoxaal, maar tijd besparen bij inkoop, sourcing en selectie doe je juist door aan de voorkant een extra stap en dus een extra tijdsinvestering te doen. Met nadruk op het woord investering, want de investering verdient zich dubbel en dwars terug!