Nog slimmer werken met Microsoft Teams

Eind 2016 lanceerde Microsoft een op chat gebaseerde werkomgeving in Office 365: Microsoft Teams. Daarmee werd ingespeeld op de veranderende manier waarop we werken. Meer online, mobiel en flexibel. De toename van thuiswerkers heeft ervoor gezorgd dat veel organisaties zijn gaan werken met Teams, maar het kan nog slimmer!

Laatst bijgewerkt: 15 april 2021

Leestijd: 4 minuten

Gastblog door Reinier Gunter, adviseur bij Trends ICT (Knowledge Partner op het thema Digital Workplace)

Microsoft Teams heeft het afgelopen jaar voor veel bedrijven en organisaties versneld zijn intrede gedaan en met succes. De intuïtieve oplossing is door miljoenen gebruikers omarmd en wordt dagelijks gebruikt over de gehele wereld. Organisaties plannen nu veel online meetings in, maken gebruik van de chatfunctie – maar er is nog veel meer voordeel te behalen binnen Teams, namelijk door gebruik te maken van apps. Maar hoe gaan we deze – veelal gratis – applicaties gebruiken en beheren in de organisatie? Het maken van beleid en het goed organiseren is belangrijk om de additionele toepassingen goed te exploiteren.

Even voorstellen: Trends ICT

Trends ICT helpt al meer dan 35 jaar de beste telecom- en automatiseringsoplossing te vinden voor haar klanten. Die ervaring brengt Trends ICT mee als ze voor haar klanten op zoek gaat naar een passende oplossing. Wij verzorgen alles in eigen beheer, van het leggen van de bekabeling tot en met de laatste muis aan de computer, en alles wat daartussen zit. Zo heeft de klant voor de complete bedrijfscommunicatie en automatisering maar één leverancier nodig.

Trends ICT is system integrator voor Microsoft. Zo kunnen wij onze klanten voorzien van advies, bijbehorende migraties, de volledige implementatie en support met betrekking tot Microsoft Teams. Wij inventariseren de gebruikerswensen en bieden schaalbare maatwerkoplossingen die meegroeien met het bedrijf. Trends ICT verzorgt de integratie met bestaande communicatiesystemen. Onze klanten ontvangen advies en inzicht in de mogelijkheden van MS Teams, koppelingen en apps.

Als Knowledge Partner op het thema Digital Workplace ondersteunen we iSourcing Hub bij het opbouwen en onderhouden van de Public Library: een bibliotheek met slimme vragen die alle gebruikers met een IT-vraagstuk kunnen inzetten in hun zoektocht naar de juiste leverancier.

Meer informatie: www.trends.nl

Microsoft Teams en meer

Grote kans dat organisaties, die werken met Microsoft Teams nog niet het volledige potentieel gebruiken van de geïntegreerde oplossingen. Uitbreiding is mogelijk met behulp van apps.

Momenteel gebruik ik zelf een aantal apps en maak ik deel uit van 53 kanalen. Hieronder vind je een greep van mijn favoriete apps. Elk kanaal kan worden ingericht aan de hand van een bepaald onderwerp, afdeling of project. Ik merk dat relaties het prettig vinden om via een kanaal documenten en berichten te delen. De chathistorie en de bijbehorende documenten blijven netjes in een tijdlijn staan. Nu komt het regelmatig voor dat teamleden toch nog los van Microsoft Teams e-mails versturen en mij bellen op mijn 06-nummer. Deze acties zijn eigenlijk niet handig en creëren ruis in het proces.

Mijn favoriete Teams-apps

Booking: plan online meetings in, bij een externe MS365 agenda.

ScrumGenius: automatiseert en rapporteert daily stand-ups.

Tasks: beheert uitgezette taken en attendeert deelnemers.

Polly: met Polly creëer je eenvoudig een onderzoek waar teamleden hun mening op kunnen geven door middel van voorgestelde antwoorden.

UserVoice: handelt interne en externe klachten af door taken uit te zetten bij de juiste personen binnen de gestelde tijdspaden.

MURAL: is een moodboard voor brainstormsessies voor creatieve deelnemers.

Phone system: koppelt het vaste zakelijke telefoonnummer aan Microsoft Teams.

PeterConnects: is een krachtige receptie-bedienpost voor telefonistes.

CC4Teams: is een multichannel contact centeroplossing waar telefonie, e-mail, webchat, WhatsApp en social media verdeeld worden over ingelogde personen.

Met name de laatste drie zijn erg interessant voor organisaties die al met Microsoft Teams werken. Zo ontstaat er een volwaardig multi channel-communicatiesysteem dat medewerkers, managers, Klant Contact Centers en recepties helpt bij efficiënt samenwerken. Niet alleen is de app toegankelijk via notebooks en pc’s, het is ook mogelijk om met het vaste kantoornummer te bellen vanaf een smartphone. Deze functionaliteit is voor zowel zakelijke als privé smartphones beschikbaar.

Contact Center-integratie, aanwezigheidsstatus, wachtrijen en meer behoren tot de functionaliteiten voor optimale bereikbaarheid. Managers kunnen aan de hand van rapportagetools data inzien over de inkomende gesprekken van hun team. Kortom, er is meer mogelijk dan op het eerste gezicht lijkt. Met de juiste ICT-partner ontdekken bedrijven het brede scala aan mogelijkheden en de voordelen van werken met Microsoft Teams.

Trends ICT

Deze Knowledge Partner Blog is verzorgd door Reinier Gunter, adviseur bij Trends ICT (Knowledge Partner op het thema Digital Workplace). Knowledge Partners zijn op iSourcing Hub aangesloten leveranciers en adviesbedrijven die vanuit hun expertise op een bepaald domein helpen met het opstellen en onderhouden van de Public Library vragen.

© 2022 iSourcing Hub | Outsourcing Hub B.V.