Durf te vragen!

Blog door Henk Pater, Founder van iSourcing Hub. Deze blog is eerder gepubliceerd via onze OutsourcingHub-website. Per mei 2020 zijn al onze activiteiten samengevoegd via iSourcinghub.nl

Waarom iSourcing Hub? Inmiddels kan ons platform zo veel méér dan het matchen van vraag en aanbod voor IT-outsourcing. Bovendien heeft de term ‘outsourcing’ inmiddels voor veel mensen een nare bijsmaak.

Of het nu outsourcing of sourcing betreft, de issues blijven hetzelfde. Wil je snel de meest geschikte partijen in kaart brengen en de juiste selectiecriteria toepassen om de beste aanbieder te kunnen contracteren, dan is allereerst een volledig en actueel beeld van de markt noodzakelijk. Juist omdat die markt zo snel verandert, is ook interactie met de markt essentieel.

Dat betekent dus dat je moet durven te vragen. Het liefst in een vroeg stadium – ‘strategisch snuffelen’ noemde ik het onlangs in een artikel in Boardroom IT. Denk bijvoobeeld aan het stellen van vragen die helpen om de uiteindelijke RFP of aanbesteding beter in de markt te zetten. Met een beperkte set slimme vragen is het mogelijk snel een relatief groot aantal dienstverleners te analyseren op geschiktheid, interesse en beschikbaarheid. Inclusief partijen die je zelf niet eens kende of overwogen had.

Dat scheelt veel overbodige ballast die naar mijn mening nog altijd in veel uitvragen zit en waarmee bovendien onnodig veel leveranciers worden belast. Natuurlijk, vragen stellen is soms eng, zeker in een vroeg stadium waarbij de organisatie nog niet naar buiten kan treden of waarbij nauwelijks informatie kan of mag worden gedeeld. Maar wat is het alternatief?

Enkel desk research is vaak niet afdoende; een Google search levert niet persé op wie of wat je zoekt – eerder wie heel goed is in gevonden worden of daar grof geld voor betaalt. Terugvallen op rapporten van bijvoorbeeld externe marktanalisten is soms (nog) niet mogelijk en bovendien vind je in die bronnen vaak geen nieuwe/kleine/lokale partijen of start-ups; die hebben hier simpelweg niet de sales- en marketingbudgetten voor. En alles ‘uitstellen’ tot het zich uiteindelijk ophoopt in een zware RFI is wat mij betreft al helemaal geen slimme zet.

Met iSourcing Hub proberen we deze problematiek op een andere manier op te lossen. De nieuwe module die we vandaag toevoegen aan het huidige systeem van Outsourcing Hub is extreem flexibel. Het wordt daarmee mogelijk het platform te verbreden op allerlei domeinen (lees: diensten, thema’s, competenties, etc.) én op ieder domein in te zoomen met slimme vragen.

Die vragen kan de zoekende partij zelf formuleren of selecteren uit de eigen bibliotheek met eerder opgeslagen vragen. Dat kunnen open vragen zijn, maar ook ‘gestructureerde’ vragen gerelateerd aan matchingscores. Het voordeel van gestructureerde vragen is dat het systeem bij de beantwoording van leveranciers direct kan berekenen welk partijen goed matchen. Je hoeft als zoekende partij dus niet álle antwoorden van álle leveranciers te reviewen, maar je ziet direct welke leveranciers het best scoren. En je ziet op welke vragen er geen match is.

Naast opslaan voor eigen (her)gebruik, is het ook mogelijk om slimme of veelvoorkomende vragen te delen in een openbare bibliotheek, zodat iedereen die kan raadplegen. Voor deze vragen kan het systeem aan de hand van eerder gegeven antwoorden van leveranciers real-time berekenen of er sprake is van een match. De antwoorden zelf zijn niet direct zichtbaar, want leveranciers krijgen de gelegenheid hun antwoorden te valideren en/of te actualiseren. Op deze manier kan het systeem wel real-time inzicht geven in het effect van een vraag en het door de klant ingevoerde gewenste antwoord.

De kracht van dit systeem zit in drie principes die elkaar versterken:

• de flexibiliteit en het gemak waarmee verbreding van en verdieping op domeinen mogelijk is; van IoT, Security Operation Centers (SOC) of software development tot ERP, de digitale werkplek of cloud.
• de mogelijkheid om vragen op te slaan voor (eigen) hergebruik en vragen zo te structureren dat bij beantwoording direct kan worden berekend of en in hoeverre leveranciers passen;
• de mogelijkheid om vragen te delen met alle gebruikers en met de opgeslagen antwoorden van leveranciers real-time te bereken wie past of wat de impact van een vraag/eis is.

iSourcing Hub helpt op die manier de juiste vragen te stellen aan de relevante partijen en kan snel of zelfs real-time de antwoorden teruggeven van partijen die er toe doen. Met iedere zoekopdracht wordt het systeem verrijkt met nieuwe slimme vragen en nieuwe spelers, en wordt de data ververst door (validatie/actualisatie van) antwoorden van leveranciers.

Wil je weten wie er echt past, dan begint alles met het stellen van de juiste vragen. #durftevragen!