Bezint eer ge begint (ook bij leverancierselectie)

Regelmatig worden offerte-aanvragen en RFI’s geplaatst bij providers, zonder dat er vooraf enige interactie met de markt is geweest. De leveranciers werken de punten af en geven een kostenplaatje voor de oplossing die zij daarvoor hebben. Een ideale situatie? Verre van. Leveranciers hebben het vaak erg druk en kunnen daarom niet zomaar tijd en resources vrijmaken. Bovendien loop je het risico dat je niet de juiste leveranciers bevraagt en dus de ideale match misloopt. Ook voor leveranciersselectie geldt dus: bezint eer ge begint. Dat bespaart alle betrokken partijen tijd en geld én voorkomt frustratie.

Laatst bijgewerkt: 30 maart 2021

Leestijd: 5 minuten

Door: Ricardo Iglesias, Sales Consultant bij iSourcing Hub

In de praktijk merk ik vaak dat bedrijven en soms ook hun adviseurs iets te snel en voorbarig een RFI of offerte-aanvraag over de schutting gooien zonder dat de long- of shortlist goed onderbouwd is. Ook hoor ik vaak terug van leveranciers dat de vragen die in dergelijke aanvragen gesteld worden, ook niet altijd even goed doordacht zijn. Kennelijk wordt er dus niet altijd  goed onderzoek gedaan naar wie de meest geschikte leveranciers zijn voor het IT-vraagstuk. We horen ook dat klanten vaak niet goed weten waar ze eigenlijk écht naar op zoek zijn. Dat maakt het stellen van de juiste vragen en bedenken van criteria natuurlijk erg lastig.

Je kunt het vergelijken met hoe het op platforms als Werkspot gaat. Als ik daar een offerte-aanvraag doe voor het schilderen van mijn huis, kan ik maar weinig criteria gebruiken. Hierdoor kunnen (te) veel schilders ingaan op de offerteaanvraag. Hoewel je op Werkspot vaak een aantal stappen doorloopt en bepaalde criteria en data invoert, toont het systeem je daarna geen extra opties. Je krijgt ook geen overzicht van de best passende schilders. Je bent dus niet in control naar hoeveel (en welke) schilders je aanvraag gaat. En ook niet wat voor soort schilders.

Is dat dan handig voor een prijsvergelijk? Niet echt, want het is vaak appels met peren vergelijken. Als alle schilders druk zijn, dan krijg je überhaupt geen offertes, of kunnen schilders soms pas over maanden of een jaar aan de klus beginnen. Tenzij je een hogere prijs biedt natuurlijk, maar daar kan je dan weer niet op filteren en sorteren. Wil je liever een paar schilders eerst eens nader raadplegen of om advies vragen, dan is die offerteaanvraag de enige route. En dat is nogal omslachtig, niet? Wat je eigenlijk zou willen, is een lijstje van de best passende schilders en daarvan een aantal polsen of ze je advies willen geven – met uiteraard een klus in het verschiet. Je wilt er ook niet te veel betrekken, enkel de meest geschikte.

En hoewel je huis schilderen minder complex is en de route van advies inwinnen via offerte-aanvragen natuurlijk veel minder tijd kost dan ingaan op een offerteaanvraag bij grote IT-vraagstukken, heeft deze insteek dus nadelen. Je komt niet echt tot elkaar. Zelfs bij schilderen wil je misschien overleg over het type verf, wat voor soort verfmethode, wat voor soort bedrijf, of je een zzp-er wilt of juist meer zekerheid via een onderneming, wil je een lokale ondernemer of maakt niet uit? Ga zo maar door.

En bij IT geldt dat des te meer.

Want in deze veranderende IT-wereld kan ook niemand altijd honderd procent up-to-date zijn met alle ontwikkelingen in de markt, of met de leveranciers die in de markt actief zijn. Denk alleen al aan bedrijfsovernames of aan nieuwe oplossingen die vorige maand misschien nog niet bestonden. En proposities veranderen tegenwoordig bijna ieder kwartaal, of zelfs nog vaker.

Bezint dus eer ge begint. Zo voorkom je dat je geen volledig en actueel beeld hebt van de markt en de proposities. Je voorkomt dat je met een leverancier in zee gaat die veel te druk is en dus niet de tijd heeft om je te adviseren. Je voorkomt dat je een mismatch hebt vanwege een leverancier die een propositie heeft die vooral geschikt is voor grotere of juist voor kleinere klanten. Je voorkomt dat je een voorstel krijgt wat te duur is of verouderd, te omslachtig, gebrekkig – kortom: niet ideaal is.

De oplossing die iSourcing Hub biedt, kan hierbij uitstekend helpen – honderd procent onafhankelijk. Op elk denkbaar IT-onderwerp zoeken we Knowledge Partners – zowel leveranciers als adviesbedrijven – die helpen bij het opstellen van relevante vragen voor dat onderwerp. Deze worden publiekelijk gedeeld binnen iSourcing Hub. Leveranciers die gespecialiseerd zijn in het betreffende IT-onderwerpen beantwoorden deze zogenaamde Public Library Questions en houden ze up-to-date.

Daarmee kan real-time worden bepaald wie goed past, op basis van vragen die relevant en effectief zijn. Zo is er altijd een actuele database met vragen die eenvoudig ingezet kunnen worden door klanten en hun adviseurs bij hun zoekopdracht – je kunt het zien als slimme filters. Heb je nog extra vragen, die specifiek op jouw bedrijf van toepassing zijn? Dan kun je deze eenvoudig stellen via het zelfde systeem. Dit kan zelfs anoniem, als je dat wenst. Zo kun je de markt bevragen (bezint) voor ge begint.

En dat is slim, want uit wetenschappelijk onderzoek blijkt dat alle partijen onder de streep tevredener zijn over de samenwerking (tussen klant en leverancier) bij ‘early supplier involvement’!

Ricardo Iglesias

Blog door Ricardo Iglesias, Sales Consultant bij iSourcing Hub. Heb ik je interesse gewekt, of wil je met mij sparren over het platform? Neem gerust contact op via ricardo.iglesias@isourcinghub.nl of 085 – 773 16 00.

© 2022 iSourcing Hub | Outsourcing Hub B.V.