De Initial Response – een waardevolle eerste reactie van leveranciers
Oké, je hebt via de Custom Search de nodige relevante IT-leveranciers op een bepaald thema in kaart gebracht. Vervolgens heb je de lijst aangescherpt met real-time filters, en vragen alsmede begeleidende informatie toegevoegd. Daarna is het een kwestie van deadline instellen en verzenden. Maar of het nu gaat om een paar informele vragen, een RFI of een uitgebreide marktconsultatie, je wilt waarschijnlijk graag weten of leveranciers van plan zijn te antwoorden c.q. deel te nemen. Dat kan via de Initial Response.
Wie iSourcing Hub al langer gebruikt en de Standard Search (gericht op IT-outsourcing en managed services) heeft ingezet, weet dat we daar twee interactieve stappen hanteren. In de eerste stap (Invitation to Respond) vragen we (meestal een relatief groot aantal) leveranciers om een reactie te geven op de match en eventueel een paar eerste vragen te geven. We blikken daarbij ook vooruit op de tweede interactieve stap (Open Questions).
Zo kunnen leveranciers de match via een eerste reactie bevestigen (Confirm), in twijfel trekken (Undecided) of afslaan (Reject), mede op basis van informatie over wat in de volgende ronde van ze gevraagd gaat worden. Dit sequentiële proces werkt op zich prima, maar dwingt de vragende partij in een bepaald stramien. Een bewuste keuze, omdat we weten dat het beter is eerst een wat grote aantal leveranciers (desnoods anoniem) te polsen of ze überhaupt tijd en interesse hebben.
Een interactieve ronde
Deze route levert vaak waardevolle verrassingen op: leveranciers die zeer goed blijken te passen of die bij deze vorm van Early Supplier Involvement met nuttige feedback of vragen komen. Enige nadeel is dat, als je echt haast hebt, je misschien liever niet twee interactieve rondes doorloopt. Daarom hebben we bij Custom Search gekozen voor één interactieve ronde. Uiteraard kun je wel meerdere vragenrondes doorlopen door achtereenvolgens meerdere Custom Searches te doen.
Onderzoek onder de gebruiker van iSourcing Hub maakte duidelijk dat die Confirm, Undecided of Reject inclusief contactpersoon en toelichting van de leverancier als speciale stap bij de Standard Search heel waardevol is. Alleen het liefst niet sequentieel. Dus hebben we ervoor gekozen om deze optie bij de Custom Search anders in te steken: IT-leveranciers hebben na uitgenodigd te zijn voor een vragenronde de optie tussentijds een eerste reactie af te geven. Oftewel een Initial Response.
Zo kunnen zij een Custom Search een Confirm, Undecided of Reject doorgeven, inclusief een contactpersoon met contactgegevens en optioneel met een tekstuele toelichting. Leveranciers kunnen de Initial Response op elk gewenst moment geven en indien nodig later aanpassen of bijstellen. De vragende partij (klant en/of consultant) kan op basis van een Initial Response de betreffende leverancier een bericht sturen, of meerdere IT-leveranciers bereiken via de Status & Info Update.
Direct voordeel van Initial Response
Het voordeel van de Initial Response is dat het voor de bevraagde partijen een laagdrempelige manier is om verwachtingen te managen (over of ze wel of niet van plan zijn deel te nemen) en om aanvullende vragen te stellen. Binnen iSourcing Hub zie je weliswaar of een IT-leverancier is gestart met het beantwoorden van je vragen (en zelfs hoeveel procent), maar dat zegt niet per definitie iets over of een leverancier uiteindelijk wel of niet gaat deelnemen en alle vragen gaat beantwoorden. Via de Initial Response kan daar concreet antwoord op worden gegeven.
Publicatie?
Een belangrijk verschil met TenderNed en commerciële tenderoplossingen is dat je met
iSourcing Hub alleen gericht een (eigen gemaakte) selectie van partijen benadert en bevraagd. Er is dus geen sprake van publicatie*. Bij publicatie zou een Initial Response niet praktisch zijn, omdat in feite een vrijwel oneindig groot aantal partijen de publicatie kan inzien. Binnen iSourcing Hub benader je gericht een beperkt aantal partijen, die idealiter voldoen aan een aantal matching criteria en dus potentieel relevant en/of geschikt zijn.
Meestal minstens net zo waardevol is de initiële response van een IT-leverancier die een ‘Reject’ stuurt en daarbij uitlegt waarom zij besluiten niet deel te nemen. Als meerdere leveranciers min of meer dezelfde uitleg geven kan er een bepaald beeld ontstaan op basis waarvan je planning, procedure of inhoudelijke insteek kunt of misschien wel moet aanpassen om een succesvol selectie- of aanbestedingstraject te draaien. In tegenstelling tot openbare publicatie, is het juist bij het gericht benaderen van een aantal leveranciers wel haalbaar om ‘alle’ benaderde leveranciers te verzoeken een initiële response af te geven, ook als dat een afwijzing betreft.
Hoe verzoek en stimuleer je IT-leveranciers om een Initial Response te geven?
Op dit moment is er nog geen speciale optie in het systeem waarmee je de Initial Response verplicht kunt stellen of er een (extra) deadline aan kunt koppelen. De beste optie is daarom om via de begeleidende informatie (stap 2 ‘Send to Selected Providers’ links in je scherm) een instructie op te nemen bij de sectie Instructions for providers on how to respond.
Tips:
- Vraag leveranciers expliciet om ook als je ze geen tijd of interesse hebben in elk geval te reageren met een ‘Reject’ via de Initial Response, bij voorkeur met een korte uitleg over waarom.
- Vermeld eventueel een (extra) ‘deadline’, en leg daarbij uit dat waarom het voor jullie belangrijk is tijdig de bevestiging of afwijzing van de leveranciers te ontvangen, en hoe jullie omgaan met vragen.
- De Initial Response kan ook belangrijk zijn als je bijvoorbeeld werkt met korte deadlines of te maken hebt met vakantieperiodes. Geef eventueel aan of de Initial Responses gebruikt worden om
- Mochten bepaalde leveranciers niet tijdig een Initial Response afgeven, dan kun je deze partijen eventueel nogmaals gericht benaderen met behulp van de Status & Info Update feature.
- Bedank leveranciers voor hun Initial Response. Ook dit kan via de Status & Info Update feature, waarbij je zowel leveranciers 1-op-1 als meerder leveranciers tegelijk kunt berichten.
*Voetnoot:
iSourcing Hub is niet geschikt om aanbestedingen mee te publiceren op bijvoorbeeld TenderNed / TED. iSourcing Hub is geen zogenaamde Tsender en koppelt niet met TenderNed /TED. Wel is het mogelijk alle op iSourcing Hub aangesloten leveranciers via speciale status update te informeren over c.q. te wijzen op publicaties. Een combinatie van inzet van iSourcing Hub én publicatie is ook mogelijk. Aanbestedingen onder de aanbestedingsgrens/drempel c.q. meervoudig onderhandse aanbestedingen volledig via iSourcing Hub te laten lopen.