Van grote onbekende naar longlist naar contract in no-time
Medio 2017 rondde De Heus Diervoeders de selectie af voor een strategische partner voor het uitbesteden van ICT-diensten. De keuze viel hierbij op Valid en deze startte eind vorig jaar met het uitvoeren van het beheercontract. In de selectie voegde Outsourcing Hub grote waarde toe, door het goed in beeld brengen van de markt en door het flink kunnen versnellen van het selectietraject.
Deze case is eerder gepubliceerd via onze OutsourcingHub-website. Per mei 2020 zijn al onze activiteiten samengevoegd via iSourcinghub.nl
Stevige modernisering van de kernsystemen
Mengvoederbedrijf De Heus startte enkele jaren geleden met het vervangen van haar kernsystemen. Het IT-landschap, voor o.a. ERP, logistieke- en financiële systemen, moest stevig gemoderniseerd worden. Dat had wel gevolgen voor de kennis en kunde van de bestaande IT-organisatie. Deze was sterk gespecialiseerd in onderhoud en beheer van de bestaande systemen. Door de introductie van nieuwe systemen en integratie hiervan met clouddiensten, ontstond de vraag of De Heus zelf wel de kennis en kunde voor het te vernieuwen IT-landschap moest opbouwen.
Ook werd duidelijk dat de nieuwe systemen tot hogere verwachtingen leidden in de business over beschikbaarheid en kwaliteit van de dienstverlening. Redenen genoeg om voor housing, hosting en technisch applicatiebeheer op zoek te gaan naar een externe partij. Dit was voor De Heus een nieuwe stap. Tot dat moment had het bedrijf nagenoeg alle ICT-diensten zelf ontwikkeld en onderhouden.
Nadruk op snelheid en pragmatiek
Het traject werd begeleidt door Joost Fonville, zelfstandig ICT-outsourcing adviseur. Hij schetst de uitgangspunten: “De Heus is een groot bedrijf en opereert wereldwijd, waar ieder land verantwoordelijk is voor de eigen IT. De uitbesteding betrof de Nederlandse IT dienstverlening. Het selectietraject moest pragmatisch en zonder uitgebreide RFP’s en lange selectieprocessen plaatsvinden”.
De snelheid werd ingegeven doordat het uitrolmoment van de nieuwe business-systemen snel dichterbij kwam. Toch wilde De Heus de markt grondig verkennen, om geen potentieel geschikte leverancier over het hoofd te zien. Daarom zette Fonville Outsourcing Hub in.
Outsourcing Hub verkortte de tijdslijnen en verbeterde het marktinzicht
De beslissing om Outsourcing Hub in te zetten bleek snel vruchten af te werpen. Zoals Fonville aangeeft: “Ondanks mijn lange ervaring kan ik ook niet alle geschikte partijen kennen. Dan is de Outsourcing Hub een prima instrument om de markt te benaderen”. Een search op hoofdlijnen leverde bijna 30 leveranciers als match en verbeterde het beeld van de markt. Met deze leveranciers is intensief, gestructureerd en vooral ook bijzonder efficiënt contact onderhouden via de Outsourcing Hub. dat het mogelijk maakt om met grote groepen leveranciers te communiceren zonder dat je bedolven raakt onder het e-mailverkeer
Door expliciet te zijn over de scope, de gewenste dienstverlening en tijdlijnen konden via de Outsourcing Hub de echte interesse en mogelijkheden bij de leveranciers goed getoetst worden. Dat leidde uiteindelijk tot 3 overblijvende partijen. Daartussen zat ook een leverancier, die in eerste instantie niet bekend was bij zowel de Heus als bij Joost Fonville.
Flink kortere doorlooptijd
Ook merkte het selectieteam inderdaad dat het selectietraject wel de helft korter in doorlooptijd kan, als je Outsourcing Hub inzet. Die verwachting qua snelheid en tempo maakte Outsourcing Hub dus zeker waar. Dit werd nog eens benadrukt door Ewa Machowska, de CIO bij De Heus Diervoeders:”Outsourcing Hub is voor ons zeer instrumenteel geweest. Door het grote aantal erin opgenomen aanbieders was het voor ons gemakkelijk om op een degelijke manier de markt te bereiken, iets wat ons anders nooit gelukt zou zijn. De efficiënte manier van communiceren met de potentiële aanbieders heeft ertoe geleid dat we in een zeer kort tijdsbestek een goed afgewogen ‘downselect’ konden doen. Hierdoor heeft het selectietraject binnen tijd en budget plaatsgevonden.”. Het selectietraject duurde slechts 2 maanden en met behulp van de Outsourcing Hub werd een longlist opgesteld en daaruit kwam de uiteindelijke shortlist naar voren.
Met 3 mogelijke partijen via workshops terug naar 1
De 3 overgebleven partijen werden uitgenodigd om in een workshop De Heus beter te leren kennen en om hun aanbod beter te kunnen toelichten. De gegadigden kregen expliciet de ruimte om de dienstverlening op hun eigen manier in te vullen en om eventueel een breder aanbod te doen. Het was De Heus dan ook vooral te doen om een strategische keuze te maken voor een goed passende partij en niet zozeer alleen maar de scherpste prijs. Naast de aangeboden dienstverlening was de “cultural fit” erg belangrijk.
Na intensieve workshops en Q&A sessies met drie kandidaten is vervolgens de geschikte partner gekozen. Daarover zegt Rob Mertz, Sales Manager bij Valid: “We zijn via Outsourcing Hub in contact gekomen met De Heus, in een laagdrempelig, snel en kwalitatief goed proces. Valid maakt graag gebruik van dit platform en het is een waardevolle toevoeging aan ons leadgeneratie-proces.” De workshops leidden ertoe dat Valid werd gekozen als partij, waarmee de exclusieve eindonderhandeling zou worden gedaan. Valid kreeg de sterke voorkeur door hun actieve houding in de workshop, hun nadruk op “persoonlijk contact” en een zeer compleet dienstenpakket. Interessant detail is dat uitgerekend Valid de onbekende partij op de longlist was. Valid was in eerste instantie niet bekend bij Joost Fonville en De Heus. Daar voegde Outsourcing Hub dus voor alle partijen duidelijk waarde toe aan het proces.
Dier- en mengvoederbedrijf De Heus is een internationaal opererende onderneming, gericht op de productie en vermarkting van hoogwaardige diervoeders. Vanaf 1911 is het bedrijf doorgegroeid naar één van de grootste spelers in Nederland. Inmiddels behoort zij tot de top 15 van diervoederleveranciers in de wereld. Het hoofdkantoor van De Heus is gevestigd in Ede en in Nederland zijn er 8 productielocaties waar ruim 600 medewerkers werken. De Heus is actief in meer dan 70 landen.