Een soepele en zorgeloze IT-transitie… hoe regel je dat?

Blog door Gert Veldhuis, partner bij Transition Experts (Knowledge Partner iSourcing Hub, Transition & Transformation). Deze blog is eerder gepubliceerd via onze OutsourcingHub-website. Per mei 2020 zijn al onze activiteiten samengevoegd via iSourcinghub.nl

Misschien ken je Transition Experts nog niet. Een korte introductie: Wij zijn een onafhankelijke, internationaal opererende organisatie, volledig gefocust op IT-transities en transformaties. Dat doen we met ons kernteam van transitie- en projectmanagers, aangevuld met 100+ zelfstandige IT-professionals met allerlei specialismen. Meer informatie over ons vind je op www.transitionexperts.nl.

We zijn onlangs aangesloten als Knowledge Partner op iSourcing Hub, op het thema – hoe kan het ook anders – ‘Transition & Transformation’. De relatie tussen Transition Experts en Outsourcing Hub stamt echter al uit de beginfase van de Hub: in 2015 werd Transition Experts één van de vijf kennispartners van Outsourcing Hub. Als early adopters dachten we mee over de ontwikkelingen en kansen voor de Hub.

Verder staan we binnen Outsourcing Hub te boek als ‘TPA Community’, wat onder andere inhoudt dat je als zelfstandig professional via ons in aanmerking komt voor een kosteloze upgrade, zodat je ook met een gratis account de betaalde features kunt gebruiken. Wil je hier meer over weten, neem dan even contact met me op – mijn contactgegevens vind je onderaan deze blog.

Transitie en Transformatie: hoe werkt het?

IT-transities en -transformatie zijn voor de meeste organisatie geen dagelijkse kost. Logisch, want het is meestal ‘slechts’ een onderdeel van een groter project: de overstap van de huidige situatie naar een toekomstige situatie.

IT-transitie en transformatie gaan vaak, maar niet altijd, hand in hand. Bij een transitie stap je van de ene IT-leverancier over naar een andere leverancier. Bij een transformatie gaat het om het structureel veranderen van die IT: bijvoorbeeld door het innoveren van processen of overstap naar andere software. In beide gevallen heb je te maken met een verandertraject, dat bij voorkeur zo soepel mogelijk verloopt.

Waarom transitiemanagement?

Stel dat je van werkplekbeheerder wilt wisselen. Dan besteed je veel tijd aan het maken van een leveranciersselectie, het formuleren van eisen en wensen en het schetsen van de nieuwe situatie. We merken vaak dat de transitie pas laat in een traject ter sprake komt, soms zelfs pas nádat de handtekeningen zijn gezet. Zonde, want doorgaans is het juist heel belangrijk dat de transitie, die ‘tussenperiode’ tussen de oude en de nieuwe situatie, goed verloopt. Je wilt immers dat je medewerkers tijdens de overstap gewoon door kunnen werken, en dat men op de werkvloer zo weinig mogelijk hinder ondervindt. Dat heeft bovendien ook weer invloed op een stabiele situatie ná de transitie.

Dat is precies waarom je een goed transitieplan moet hebben. Dat plan kun je wellicht intern invullen, of je huurt er een transitiemanager voor in. De transitiemanager zorgt ervoor dat je overstap van partij A naar partij B of software X naar software Y soepel en zorgeloos verloopt. Hij behartigt jouw belangen tegenover de andere partijen, zorgt ervoor dat ieder zich aan zijn afspraken en verantwoordelijkheden houdt. Daar horen ook zaken als kostenbeheersing, onvoorziene zaken en planning bij. Zodat jij je daar als opdrachtgever geen zorgen om hoeft te maken.

Hoe regel je die soepele transitie?

Één van de redenen dat we deelnemen aan iSourcing Hub is dat we goed weten hoe lastig het kan zijn om de juiste vragen te formuleren. Is een IT-transitie of transformatie voor jou geen gesneden koek, dan is het eenvoudig verdwalen tussen alle mogelijkheden en beloften. Het risico dat je de juiste vragen niet of te laat stelt is groot. Gebruik van iSourcing Hub heeft als groot voordeel dat we dit soort vragen kunnen delen, zodat je als zoekende partij al in vroeg stadium bewust bent van de aandachtspunten. En daar hebben uiteindelijk alle partijen baat bij.

Daarom hebben we enkele slimme vragen toegevoegd aan de Public Library, waar iedere gebruiker zijn of haar voordeel mee kan doen. Zodat je op tijd duidelijk hebt hoe de transitiefase eruit zal zien. We lichten er een paar voor je uit:

• Is transitiemanagement onderdeel van de IT Services-overeenkomst?
  Als het onderwerp transitiemanagement in zijn geheel niet voorkomt in of bij de overeenkomst, dan kun je er vanuit gaan dat de leverancier nog met een verrassing uit de hoge hoed zal komen. Je zult dan als klant het grootste deel van het werk zelf moeten doen.
• Is een transitieplan onderdeel van het eerste voorstel?
  Als de leverancier tijdens de onderhandeling niet uit kan (of wil) leggen hoe de overgang er uit gaat zien, dan is dat verdacht. Met een eerste versie van een transitieplan in handen kun je al goed beoordelen hoe de leverancier (en dan bedoelen we niet de sales) denkt over het transitie-project, de aanpak én de samenwerking. Dat is een goede graadmeter voor de toekomst en belangrijke informatie voordat je tot een keuze over gaat.

Verder vind je in de Public Library onder andere de volgende vragen:

• Maakt de IT Services overeenkomst duidelijk wat tijdens de transitie van jou als klant verwacht wordt?
• Wat zijn de verschillende stappen of fases tijdens de transitie?
• In het geval van Managed Services, gaat het om dedicated of shared teams?

Meer uitleg over deze en andere vragen vind je in het systeem. Heb je nog geen account, dan kun je dat gratis aanmaken. En… ben je zelf (transitie) adviseur of werkzaam bij een IT-dienstverlener, en heb je opmerkingen over of aanvullingen op de vragen die we hebben toegevoegd aan de Public Library? Neem gerust contact op – mijn contactgegevens vind je onderaan deze blog!

We hebben specifiek deze vragen toegevoegd aan de Public Library, omdat we het héél belangrijk vinden dat je vooraf weet wat er – vanuit de dienstverlener – aangeboden, beloofd en gefaciliteerd wordt tijdens de transitieperiode. Zodat je op ieder moment terug kunt komen op gemaakte afspraken en ieders verantwoordelijkheden.

Wil je graag meer lezen over IT-transitie en transformatie? We schreven er een boekje over: #denknoueersteensnajoh, over het voorbereiden, plannen, besturen en uitvoeren van sourcingstransities en wat daarbij komt kijken. Met een gastbijdrage van Henk Pater, Outsourcing Hub. Je kunt het boekje tijdelijk kosteloos bestellen via deze link.

Logischerwijs is wat ons betreft transitiemanagement een vak apart. Wil je eens sparren over mogelijkheden en kansen op het gebied van transitiemanagement dan zijn we je graag van dienst. Neem gerust contact op via LinkedIn, 085 – 487 2901 of gert.veldhuis@transitionexperts.nl. Ga je zonder transitiemanager aan de slag, gebruik dan bovenstaande vragen en bestel eventueel het boekje om een goed beeld te krijgen van wat potentiële dienstverleners kunnen, beloven en faciliteren. Het zal je helpen bij het realiseren van een soepele transitie.

Deze Knowledge Partner Blog is verzorgd door Gert Veldhuis, partner bij Transition Experts. Transition Experts is iSourcing Hub Knowledge Partner op het thema Transition & transformation. Knowledge Partners zijn op de hub aangesloten leveranciers en adviesbedrijven die vanuit hun expertise op een bepaald domein helpen met het opstellen en onderhouden van de Public Library vragen.