Insights: Mogelijkheden & uitdagingen bij beeldbellen in de zorg

Dit is een gastblog door Patrick Hennipman en Peter Stunnenberg, consultants bij SLTN Inter Access (Knowledge Partner iSourcing Hub: Managed Workplace Services). Deze blog is eerder gepubliceerd via onze OutsourcingHub-website. Per mei 2020 zijn al onze activiteiten samengevoegd via iSourcinghub.nl

Vanuit SLTN hebben we deze problemen geïnventariseerd en van daaruit een aantal eisen benoemd waar een goed functionerende beeldbel-oplossing aan moet voldoen. Door gebruik te maken van een app voor het aanmaken van een reserveringspagina, gekoppeld aan een al bestaande en bewezen veilige beeldbeltechniek heeft SLTN in haar Experience Center een veilige en eenvoudige oplossing voor de zorg ingericht. De eerste implementaties hiervan zijn bij enkele zorginstellingen uitgevoerd met mooie resultaten.

Welke uitdagingen hebben organisaties? 

Beeldbellen komt in de praktijk vaak neer op het gebruik van de bestaande, niet-zakelijke apps als Skype, Zoom of Google Hangouts die we als consument kennen. Voor de professionele omgeving is het gebruik van zulke middelen niet veilig genoeg en kan de privacy niet gegarandeerd worden. Daarnaast wordt vaak de apparatuur van de zorgmedewerkers zelf ingezet waar ook allerlei data op staat die niet gedeeld mag worden. Verder kost het de zorgmedewerkers of vrijwilligers veel tijd om op deze manier belafspraken voor de bewoners te regelen. Dit gaat ten koste van hun toch al schaarse zorgtijd.

Kortom, bewoners en familie hebben de behoefte om elkaar te zien in deze onzekere tijden en de zorgorganisatie willen dit op een laagdrempelige, veilige en planbare manier faciliteren, waarbij de zorgmedewerkers ontlast worden in hun werkzaamheden.

Het realiseren van beeldbellen in de zorg

De basis van de beeldbel-oplossing die wij inzetten wordt gevormd door Microsoft Bookings in combinatie met Microsoft Teams. Beide zijn onderdeel van de Microsoft 365 suite.

• Microsoft Bookings

Microsoft Bookings is een app waarmee je een online reserveringssysteem creëert en daarmee een ideaal hulpmiddel voor het plannen van beeldbel-afspraken.

Gezamenlijk met de zorginstelling richten we een reserveringspagina in en stellen deze beschikbaar. Hiermee kunnen familieleden en kennissen de mogelijkheid krijgen om zelf afspraken te maken. Eventueel kunnen ook artsen of andere instanties deze functie gebruiken. De zorginstelling bepaalt zelf welke van hun locaties en afdelingen hieraan meedoen, welke dagdelen in de week beschikbaar zijn voor beeldbellen en hoelang de beeldbelgesprekken kunnen duren.

De link naar de reserveringspagina wordt aan de familieleden en kennissen van de bewoner beschikbaar gesteld en zij kunnen via deze pagina een beschikbare datum en tijd voor het videogesprek kiezen. Is eenmaal een tijdstip gereserveerd dan is deze niet meer beschikbaar voor anderen. Familieleden en kennissen krijgen per mail een bevestiging met een link voor de afspraak. Ook kan er ingesteld worden dat er een herinnering verstuurd wordt voor de afspraak.

• Microsoft Teams

Zodra een reservering wordt gemaakt zal deze ook in de Microsoft Teams agenda worden opgenomen van de afdeling of locatie. Op het betreffende tijdstip van de beeldbel afspraak krijgt de bewoner het daarvoor bestemde apparaat toegereikt van de zorgmedewerker of vrijwilliger. De zorgmedewerker of vrijwilliger kan vanuit de Teams-vergadering de beeldbel afspraak eenvoudig starten. De familieleden of kennissen klikken op de link in de uitnodiging en de beeldbel afspraak wordt tot stand gebracht.

Wat is er nodig om een beeldbel afspraak te kunnen realiseren?

Zoals hierboven geschreven is de basis voor het implementeren van deze oplossing het gebruik van Microsoft Bookings en Microsoft Teams. Om Microsoft Bookings te kunnen gebruiken dient een organisatie over minimaal 1 Office 365 E3 licentie te beschikken. Daarnaast adviseren wij om voor de apparaten die gebruikt worden voor de beeldbel-afspraken aparte accounts aan te maken en deze te voorzien van een Office 365 E1 licentie. En… leuk weetje: Microsoft biedt organisaties op dit moment gratis Office 365 E1 trial licenties gedurende 6 maanden voor het gebruik van Microsoft Teams.

Gezamenlijk met medewerkers van de zorginstelling kijken we naar het inrichten van de reserveringspagina en bespreken we wat nodig is om dit in te richten. Denk hierbij aan een overzicht van de locaties en afdelingen, de dagdelen en tijdstippen waarop mensen reserveringen mogen maken, hoeveel tijd zit er tussen de afspraken in (er is immers tijd nodig om het apparaat schoon te maken en te brengen naar de volgende afspraak), wat wordt de look & feel van de reserveringspagina (denk aan het logo en de kleurstelling van de zorginstelling), welke apparaten er gebruikt gaan worden, wie zijn de zorgmedewerkers of vrijwilligers die zorgen dat het apparaat op de juiste tijd en op de juiste locatie klaarstaat voor de beeldbelafspraak? Het gaat hierbij om specifieke eisen en wensen van de organisatie.

Verder is er een stabiele wifiverbinding nodig voor de apparaten die gebruikt worden. Niets is zo hinderlijk als een krakende lijn, of een wazig beeld tijdens de afspraak. De familieleden of kennissen hebben een gangbare (up-to-date) tablet, smartphone of laptop nodig met daarop een camera en microfoon, een internetverbinding en een internet browser of de Teams app.

Onze ervaringen omtrent het realiseren van beeldbel afspraken

SLTN heeft veel ervaring met  het implementeren van deze beeldbel-oplossing bij zorginstellingen en andere organisaties. Hierbij zijn een aantal aandachtspunten naar voren gekomen waar alvast over nagedacht en rekening mee gehouden kan worden.

• Een overzicht van die locaties en afdelingen van de zorginstelling die bij beeldbellen betrokken gaan worden is nodig om de reserveringspagina’s goed in te kunnen richten.
• Het is een oplossing die wij gezamenlijk met een zorginstelling of organisatie realiseren, de beschikbaarheid van medewerkers van de zorginstelling of organisatie is dus nodig om gezamenlijk de reserveringspagina op te zetten.
• De beschikbaarheid van apparaten waar de Microsoft Teams App op is geïnstalleerd.
• Er is een stabiele wifiverbinding nodig voor beeldbellen, zeker wanneer na volledige uitrol van beeldbellen meerdere belafspraken tegelijkertijd plaatsvinden. Stem dit alvast af met de netwerkbeheerder.
• De beschikbaarheid van vrijwilligers en/of zorgmedewerkers die de beeldbelapparatuur op de juiste tijd en locaties brengen voor de afspraken.
• De apparatuur moet voldoende opgeladen zijn voor elke belafspraak.
• Beeldbelapparatuur zal tussen de verschillende belafspraken door gereinigd moeten worden en hiervoor zijn schoonmaak materialen nodig.
• Microsoft adviseert dat familieleden en kennissen die willen beeldbellen met mobiele telefoon of tablet hierop eerst de Microsoft Teams App installeren. Dit levert een stabielere verbinding op gedurende de beeldbel sessie. (Er is geen gebruikers account nodig om gebruik te kunnen maken van Teams voor het maken van de beeldbel afspraken)

Hoe nu verder? 

Het is vrij eenvoudig om met de beschreven functionaliteit voor beeldbellen aan de slag te gaan. In overleg met u kan een consultant van SLTN al in één dag een eerste werkende beeldbelomgeving opzetten waarmee de zorginstelling of organisatie al direct kan testen en vaststellen of de gekozen inrichting goed werkt. Op basis van de resultaten kan de verdere inrichting bepaald worden. Hiervoor is het wel van belang dat aan de hierboven genoemde ervaringen aandacht wordt besteed zodat de inrichting zo efficiënt mogelijk kan plaatsvinden.

Deze vorm van beeldbellen is laagdrempelig en kan door iedereen zonder uitgebreide ICT-kennis goed gebruikt worden. Wel adviseren wij vanuit SLTN dat, zowel voor de familieleden en kennissen, als voor de zorgmedewerkers c.q. vrijwilligers die met beeldbellen te maken krijgen, er een beknopte handleiding beschikbaar gesteld wordt om eventuele vragen op voorhand te kunnen beantwoorden.

Het is de verwachting dat zorginstellingen ook na de Coronacrisis beeldbellen als service aan hun bewoners zullen blijven aanbieden. De functionaliteit van Microsoft Bookings en Microsoft Teams biedt nog tal van andere mogelijkheden voor uw organisatie naast beeldbellen voor cliënten. Heeft u hier zelf ideeën over of bent u benieuwd naar onze ervaringen, neem dan contact met ons op.

Bent u geïnteresseerd in beeldbellen met Microsoft Bookings en Microsoft Teams neem dan contact op met Patrick Hennipman via patrick.hennipman@sltn.nl. U kunt ook een (gratis) consult van 30 minuten boeken.

Heb je vragen rondom het thema Managed Workspace Services dan kun je hiervoor iSourcing Hub inzetten. In het systeem vind je meer vragen en aandachtspunten waarmee je de juiste partijen de juiste vragen stelt. Heb je nog geen account, dan kun je dat gratis aanmaken.