Contract Management: dé basis voor IT Procurement

Gastblog door Eddy Gijssel, Senior ICT-Consultant bij First Resultancy (Knowledge Partner iSourcing Hub op het domein IT Procurement).

Eerst even voorstellen… First Resultancy is een ervaren inkoop- en adviesbureau voor ICT-diensten. Wij ondersteunen bedrijven en organisaties in de grootzakelijke markt gedurende de totale levensduur van hun ICT-contracten. We hebben hiertoe onze kennis en ervaring gebundeld in een aantal diensten met één belangrijk doel voor ogen: “Uw ICT-contracten altijd onder controle”.

De meeste grootzakelijke organisaties hebben een zeer divers landschap aan ICT-leveranciers die ieder hun eigen contractvoorwaarden hanteren. De besturing van de bijbehorende ICT-contracten is daardoor complex. Vaak door tijdgebrek worden de meeste ICT-contracten één op één opnieuw aanbesteed of automatisch verlengd, veelal gedreven vanuit de business of technologie en niet gebaseerd op standaardisering van het ICT-contractenlandschap. En dat terwijl bij ieder nieuw ICT-contract de mogelijkheid benut kan worden om Contract Management te verbeteren voor dat specifieke ICT-contract, o.a. door een volledige en uniforme registratie en het maken van heldere en uniforme afspraken met de ICT-leverancier. First Resultancy kan u hierbij helpen door gedegen adviezen en ondersteuning bij de inkoop en implementatie van ICT-diensten en het opzetten van ICT Contract Management binnen uw organisatie, inclusief het inrichten van een specifieke webapplicatie voor al uw ICT-contracten.

Contract Management als basis voor IT Procurement

We hebben er voor gekozen om op iSourcing Hub onze kennis en ervaring op het thema IT Procurement met u te delen. Uitgangspunt hierbij is dat IT Procurement een belangrijk onderdeel is van Contract Management, net als Leveranciers Management.

Wanneer deze drie disciplines goed op elkaar afgestemd zijn, is professioneel Contract Management mogelijk en kunnen de ICT-contracten onder controle gebracht worden. In de dagelijkse praktijk zien wij echter dat bij veel organisaties een overkoepelende visie ontbreekt op de samenhang tussen IT Procurement, Contract Management en Leveranciers Management. Veelal wordt ieder ICT-contract en de bijbehorende ICT-leverancier op een andere manier bestuurd door verschillende medewerkers, met ieder hun eigen werkwijze. Structuur ontbreekt dus. Meestal wordt IT Procurement gedreven vanuit de businessbehoeften van een organisatie (nieuwe marktsegmenten aanboren, nieuwe producten/diensten introduceren, omzet verhogen, kosten verlagen), of vanuit de behoefte om nieuwe technologieën (snel) te adopteren in de organisatie. Op zich is hier niets mis mee, mits dit plaats vindt vanuit een vastgesteld beleid en Framework voor Contract Management, zodat voor de start van ieder IT Procurement-traject al duidelijk is, aan welke voorwaarden ieder (nieuw) ICT-contract en iedere (nieuwe) ICT-leverancier moet voldoen.

Wij gaan u ondersteunen door ‘slimme vragen’ over IT Procurement, Contract Management en Leveranciers Management te delen via de Public Library van iSourcing Hub, in onze blogs en tijdens onze opdrachten.

Structuur aanbrengen in het ICT-contractenlandschap

Als basis voor professioneel Contract Management dient u structuur aan te brengen in het ICT-contractenlandschap. Hiertoe dient ieder nieuw in te kopen ICT-contract te voldoen aan een aantal basisvoorwaarden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan: heldere Governance, uniforme Inkoopvoorwaarden, inzicht in de samenhang met andere ICT-contracten, duidelijkheid over looptijd, verlenging- en opzegmomenten, uniforme betaalvoorwaarden, uniforme afspraken over meer- en minderwerk, standaard marktconformiteitclausule, duidelijkheid over de rol en verantwoordelijkheden van de ICT-leverancier, heldere samenwerkingsovereenkomsten met relevante ketenpartijen, de wijze waarop de prestaties van de ICT-leverancier gemeten worden (veelal op basis van een SLA en/of een XLA) en de inhoud van de KPI-rapportages & -dashboards.

Om alle ICT-contracten uniform te kunnen beheersen, dienen KPI’s met elkaar in lijn gebracht te worden en zoveel mogelijk op elkaar afgestemd te worden, zodat ze elkaar gaan versterken. Daarnaast is het belangrijk om alle ICT-contracten op een uniforme manier te registreren in één Contract Management-applicatie.

Door de rapportages vanuit deze applicatie op één lijn te brengen voor alle ICT-contracten, ontstaat de mogelijkheid om periodiek te rapporteren in één geïntegreerd dashboard over bijvoorbeeld de financiële stand van zaken en de performance van meerdere ICT-contracten. Zo kunt u in één oogopslag zien welke ICT-contracten conform afspraken worden uitgevoerd en welke ICT-contracten (nog) niet voldoen aan de gemaakte afspraken.

Op tijd starten met IT Procurement-trajecten

Meestal wordt IT Procurement onder tijdsdruk uitgevoerd. Er is bijvoorbeeld een ICT-contract dat op korte termijn afloopt en dat niet meer (rechtmatig) verlengd kan worden, waarbij de producten en/of diensten uit dit ICT-contract cruciaal zijn voor de kritische bedrijfsprocessen. Er wordt dan vooral gestuurd op het binnen zo’n kort mogelijke termijn afsluiten van een nieuwe overeenkomst om de continuïteit te waarborgen. Maar haastige spoed is zelden goed, zeker bij de inkoop van ICT-contracten. Want hierdoor is er te weinig tijd beschikbaar voor een evaluatie van het bestaande ICT-contract en een gedegen inventarisatie van de eisen, wensen en behoeften vanuit de beheer- en gebruikersorganisatie via interviews en/of workshops.  En er is ook minder tijd voor het gedegen beoordelen van de offertes, voor zorgvuldige contractonderhandelingen en voor het uitvoeren van een gecontroleerde transitie. Met als resultaat dat de organisatie niet enthousiast is over het nieuwe ICT-contract en de nieuwe ICT-leverancier. Hierdoor is de ICT-leverancier tijdens de uitvoering van de overeenkomst meer bezig om zich (extra) te bewijzen en de tevredenheid van gebruikers op een aanvaardbaar niveau te krijgen, dan met het realiseren van de business doelstellingen van de organisatie.

Samenvattend:

Reserveer voldoende tijd voor een IT Procurement-traject, zeker als de materie complex is en de gebruikersgroep divers is. Start op tijd en op de juiste wijze met het inventariseren van de eisen, wensen en behoeften van uw organisatie. En zorg voor een uniform overkoepelend Contract Management Framework, zodat het contract na implementatie professioneel beheerst kan worden. Overweeg hierbij de inrichting van één Contract Management-applicatie voor al uw ICT-contracten, zodat geïntegreerde dashboards voor meerdere ICT-contracten mogelijk zijn.

De komende tijd zal First Resultancy meer vragen toevoegen over IT Procurement en Contract Management aan de Public Library van iSourcing Hub. Niet alleen vragen om aan een ICT-leverancier te stellen, maar ook vragen die intern in de organisatie gesteld zouden moeten worden om IT Procurement op een professionele manier uit te voeren, binnen de kaders van professioneel Contract Management. Tevens blijven we ons ontwikkelen, zodat we opdrachtgevers kunnen (blijven) ondersteunen bij het uitvoeren van professioneel IT Procurement, Contract Management en Leveranciers Management, om zo de beheersing van hun ICT-contracten te maximaliseren.

Heeft u nog vragen naar aanleiding van dit artikel, neem dan gerust contact met mij op via e.gijssel@firstresultancy.nl of 06-21504220.