Sourcingwijsheden om over na te denken bij een leveranciersselectie

Eerst zullen we ons even voorstellen. DiVetro is een landelijk opererend adviesbureau. Wij helpen organisaties met de digitale vooruitgang. In onze visie draait digitalisering om het creëren van waarde voor uw klanten en medewerkers. Hierbinnen zijn wij gespecialiseerd in advisering en (inkoop) begeleiding van alle activiteiten in de sourcing-cyclus: strategie, selectie, (re)transitie en operatie. Het merendeel van onze opdrachten voeren wij uit binnen overheid, zorg, onderwijs en logistiek.

Onze werkwijze is onafhankelijk en transparant. Wij geven concreet en eerlijk advies en we houden datgene wat we doen simpel en begrijpelijk voor alle betrokkenen. Zo zorgen wij ervoor dat iedereen uw strategie, uw doelstellingen en de veranderingen binnen uw organisatie begrijpt en ondersteunt. Kwaliteit en ondernemerschap staan centraal in onze bedrijfsfilosofie. Deze filosofie sluit naadloos aan bij de DiVetro Academy die als doel heeft om theoretische kennis naar de praktijk te vertalen en te helpen toepassen in de vorm van workshops en trainingen. Wij nemen verantwoordelijkheid, stimuleren dat bij anderen en scheppen zo een omgeving waarin iedereen van elkaar leert en samenwerkt aan een gezamenlijk doel. Hier plukt u als klant de vruchten van.

DiVetro hanteert het ‘Sourcing Framework’ als methodiek voor sourcingprojecten. Het Sourcing Framework is een eenvoudig stappenplan waarmee we de complexiteit van sourcingprojecten inzichtelijk maken voor specialisten én niet-specialisten.

Het Sourcing Framework bestaat uit 4 fases:

• de strategiefase waarin u de ambities van de organisatie in beeld brengt en de sourcingstrategie bepaalt;
• de selectiefase waarin u aan de hand van vastgestelde stappen de beste partner(s) selecteert;
• de transitiefase waarin u taken overdraagt aan deze partner(s);
• de operatiefase waarin u de uitvoering van de taken begeleidt en de resultaten evalueert.

Dit alles vanuit een centrale regie met uw eigen mensen.

Alle fasen zijn cruciaal om een sourcingproject te laten slagen. Wij zien nog veel verbeterpunten in alle fasen. Vaak worden deze veroorzaakt door ‘vergeten wijsheden’ die niet (langer) toegepast worden met vertraging, extra kosten en verminderde kwaliteit tot gevolg. Reden genoeg om even stil te staan bij deze 10 vergeten wijsheden.

De vergeten wijsheden vormen de basis voor transparantie en harmonisch samenwerken. Ze gelden voor de opdrachtgever én voor de opdrachtnemer. Ze zijn een richtsnoer om efficiënt en prettig samen te werken om de beoogde doelstellingen en resultaten te behalen.

Soms kan met een paar simpele vragen een hoop ellende worden voorkomen. Daarom hebben we besloten om een aantal van deze vragen te delen op iSourcing Hub. DiVetro is namelijk Knowledge Partner van iSourcing Hub op het thema Training and Certification Services.

We hebben de vragen beschikbaar gesteld voor hergebruik via de Public Library, een bibliotheek met slimme vragen die alle gebruikers met een IT-vraagstuk kunnen inzetten bij hun zoektocht naar de juiste leverancier.

Hierbij een drietal voorbeelden, waarbij we steeds in het kort uitleggen waarom die vraag van belang is.

Voorbeeld 1: Hoe creëer je als leverancier de voorwaarden voor een pragmatische en succesvolle samenwerking, en wat vraag je daarbij van de klant?

Beschrijf in max. 150 woorden 3 tot 5 manieren hoe u tot een succesvolle samenwerking komt en op welke manier u zich hierin onderscheid van de concurrent.

Waarom deze vraag? De praktijk leert dat succesvolle samenwerking gebaseerd is op vertrouwen en dat er een aantal gemeenschappelijke gebruiken zijn die de basis vormen voor transparantie en harmonisch samenwerken.

Voorbeeld 2: Welke voorkeur heeft u als leverancier voor het ICT-regie volwassenheidsniveau van de klant, en op welk niveau schat u de eigen volwassenheid? [Er worden twee schalen aangeboden waarbij duidelijk aangegeven is welke voor de klant is en welke voor de eigen volwassenheid is]

1. Initiële ICT-regie
2. Repeteerbare ICT-regie
3. Proactieve ICT-regie
4. Beheersbare ICT-regie
5. Geoptimaliseerde ICT-regie
6. Geen voorkeur

Waarom deze vraag? Het is van belang om gezamenlijk inzicht te hebben in uw huidige volwassenheidsniveau van ICT-regie en het gewenste niveau. Een ICT-leverancier die in staat is om te anticiperen op de technische, organisatorische en functionele uitdagingen van de klant is veel beter in staat om passende dienstverlening te bieden. Ook is het vaak succesvoller als het verschil tussen klant en leverancier niet te groot is.

Voorbeeld 3: Op welke manieren meet u hoe de medewerkers en klanten van uw opdrachtgever de ICT-dienstverlening beleven?

1. We sturen en controleren op prestatie-indicatoren.
2. We sturen op het niveau van de klantbeleving.
3. We sturen op beide bovenstaande aspecten.

Waarom deze vraag? Vaak wordt er gestuurd op allerlei prestatie-indicatoren. Deze zeggen helaas niets over de perceptie en emotionele beleving van de eindgebruikers. Getallen zoals afhandeltijden van incidenten, technische beschikbaarheid van systemen en doorlooptijden van wijzigingen zijn belangrijk om bij te houden. Dit soort getallen zijn wel eendimensionaal. Dit kan leiden tot de situatie dat de leverancier zegt dat alles goed is volgens de afgesproken technische normen. Het zegt echter niets over de tevredenheid van de eindgebruikers. eXperience Level Agreement (XLA) is een instrument om de klantbeleving te meten en daarop te sturen.