Benchmarken vóórdat je een handtekening zet

Blog door Herman Gritter, Senior Consultant bij Data2Decide (Knowledge Partner iSourcing Hub op het domein Benchmarking). Deze blog is eerder gepubliceerd via onze OutsourcingHub-website. Per mei 2020 zijn al onze activiteiten samengevoegd via iSourcinghub.nl

Data2Decide is een jong IT-adviesbedrijf met ruim 35 jaar IT-ervaring. We hebben al onze kennis en ervaring met IT-prijzen, IT-kosten en IT-procurement gebundeld in een aantal diensten met één belangrijk doel voor ogen: transparantie in de IT-markt.

Wij kunnen zowel de vragende partij als de leverancier ondersteunen tijdens inkooptrajecten, logischerwijs nooit beide tegelijk. Tevens nemen wij IT-contracten op in onze database om te checken of prijzen overeenstemmen met de markt. Dezelfde check voeren wij ook uit op IT-kosten. Dit doen we voor alle IT-diensten en financiële waarden op infrastructuur- en applicatievlak.

Door de lancering van de iSourcing Hub is, in ieder geval voor ons gevoel, ook een plek gecreëerd voor andersoortige adviseurs. We kregen de kans om op iSourcing Hub het thema Benchmarken onder onze hoede te nemen en sinds februari zijn wij Knowledge Partner op dit thema. We zien dat er nog wel het één en ander onduidelijk is over het nut en de noodzaak van IT Benchmarking. Wij hopen een stuk van die onduidelijkheid weg kunnen nemen door ‘slimme vragen’ over Benchmarken te delen via de Public Library van iSourcing Hub, in onze blogs en tijdens onze opdrachten.

Zo schreven we onlangs deze blog: ‘ICT Benchmarking – 99 relevante vragen (of een paar minder)’

Benchmarken als vaste clausule in ieder IT-contract

Elk IT-contract zou een clausule moeten bevatten op basis waarvan klant en leverancier het recht hebben om een benchmark uit te laten voeren door een onafhankelijke partij. Hierna volgt een prijsaanpassing wanneer voldaan wordt aan de voorwaarden zoals deze in de clausule zijn overeengekomen.

Deze clausule is nog niet altijd opgenomen in een IT-contract. Middels de vragen die we hebben opgenomen in de Public Library van de iSourcing Hub hopen we in eerste instantie een stuk bewustwording te creëren én te helpen met het selecteren van leveranciers die welwillend staan tegenover het concept Benchmarken. We hebben ook vragen opgenomen over de kosten van een benchmark en het selecteren van een onafhankelijke partij.

Op tijd benchmarken

Gewoonlijk wordt een IT-(prijs)benchmark niet eerder uitgevoerd dan wanneer een contract één of meerdere jaren oud is. Wanneer een benchmark leidt tot aanpassingen in prijzen, dan is dat toekomstgericht en niet met terugwerkende kracht. Kortom, een gerede kans dat de klant een jaar te veel heeft betaald, of dat de leverancier een jaar te weinig heeft ontvangen.

Wij pleiten dan ook voor het eerder inzetten van de IT-benchmark. Onze kennis en ervaring op het gebied van IT-prijzen en -kosten kan worden gebruikt voor het verkrijgen van een beter contract:

• Tijdens het geldelijk waarderen van de vraag/behoefte van de klant;
• Tijdens het vergelijken van de verschillende ontvangen offertes; en
• Vlak voordat de handtekening wordt gezet: een check op de BAFO (Best And Final Offer)

Zie ook onze blog over dit onderwerp: ‘Langer plezier van je IT-contract’

De komende tijd zal Data2Decide meer vragen toevoegen over Benchmarking aan de Public Library van de iSourcing Hub. Niet alleen vragen om aan een leverancier te stellen, maar ook aan jezelf en aan je klant. Tevens blijven we aan onze producten en diensten ontwikkelen, zodat we kunnen (blijven) bijdragen aan transparante IT-contracten. Mocht je vragen hebben over dit onderwerp, neem dan gerust contact met me op op via herman@d2dcompany.com.

Deze Knowledge Partner Blog is geschreven door Herman Gritter, Senior Consultant bij Data2Decide
Data2Decide is iSourcing Hub Knowledge Partner op het thema Benchmarking. Knowledge Partners zijn op de hub aangesloten leveranciers en adviesbedrijven die vanuit hun expertise op een bepaald domein helpen met het opstellen en onderhouden van de Public Library vragen.