Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen zoekt sterke relatie
Eind 2016 begon de Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen (NVZ) de selectie voor het vervangen van de voormalige ICT-leverancier. In het selectietraject is heel bewust gekozen voor het gebruiken van Outsourcing Hub, omdat de NVZ vooral zocht naar een goede match op het aspect “relatie”. En dat werkte: na een relatief kort en intensief selectietraject koos de NVZ voor VX Company Managed Services uit Baarn, mede om haar innovatieve werkplekconcept SMART@OFFICE.
Deze case is eerder gepubliceerd via onze OutsourcingHub-website. Per mei 2020 zijn al onze activiteiten samengevoegd via iSourcinghub.nl
In enkele snelle stappen naar een optimale shortlist
Het projectteam van de NVZ begon in december 2016, ondersteund door Henk Pater van Outsourcing Hub, met het omschrijven van de kenmerken van de NVZ. Sylvester Slotboom, de ICT-Coordinator van de NVZ, was onder de indruk van dit proces. “We moesten de NVZ in 60 tot 80 criteria proberen te vangen. Dat is grondig, maar het geeft de leveranciers een goed beeld van wie we zijn”. Verder geeft Rudolf Liefers nog aan: “de tool van Outsourcing Hub werkte volledig web-based en was 24 uur per dag te gebruiken. Dat is erg handig, want zo kon ik overdag met de klant inventariseren en in de avond de zaken aanpassen in de Hub-adviseursportal. Op die manier kunnen de gegadigden de volgende dag alweer hun eigen ding doen in de Hub en dat houdt het proces lekker snel”.
Ook het kunnen tegenlezen van de e-mailberichten, die worden verstuurd aan de potentiële leveranciers, was erg handig. In het selectieproces werd de longlist van ruim 25 leveranciers in krap 2 weken tijd teruggebracht naar een shortlist van 7 leveranciers, die werden uitgenodigd om een commerciële bieding te doen. Dit “downselect-proces” loopt volledig en digitaal via Outsourcing Hub.
Op zoek naar een nieuwe ICT-beheerpartner
De NVZ was toe aan een nieuwe partner op het gebied van werkplekbeheerdiensten. Zoals Elise de Jong, hoofd Bestuurs- en Directiezaken van de NVZ, aangeeft: “wij zochten vooral een partner waarmee het prettig samenwerken is. Een partner die we kunnen vertrouwen en aan wie we met een gerust hart ons werkplekbeheer kunnen overlaten”. De relatie tussen de NVZ en de vorige beheerpartij ging al vele jaren terug, maar dat gaf niet de doorslag om door te gaan met het contract, dat bijna afliep. Dus tijd om een andere partner te vinden, die beter paste bij de NVZ.
Rudolf Liefers, van LIEFERS | Consultancy, adviseerde al vroeg in het traject aan de NVZ om Outsourcing Hub te gebruiken. Zijn indruk was dat de bekende leverancierslijstjes, zoals bijvoorbeeld van Giarte, mogelijk niet de meest geschikte leverancier zouden bevatten. Dit omdat het NVZ qua omvang als een middelgrote MKB-organisatie kan worden gezien. Daar hoort een partij bij die goed is in het bedienen van dergelijke “mid-market klanten”.
“De bekende leverancierslijstjes bevatten veel minder potentieel geschikte leveranciers dan de database van Outsourcing Hub”
Actief in de zorg en toch géén zorgverlener zijn
Een complicatie was dat de NVZ als organisatie actief is in de zorg, maar zelf zeker geen zorgverlener is. Dat kan in de search leveranciers opleveren, die helemaal niet geschikt zijn voor de NVZ. Met de goede adviezen van het team van Outsourcing Hub kon een goede beschrijving van de NVZ worden gemaakt en werd vermeden dat de potentiële leveranciers zich zouden profileren. De IT-leveranciers die overbleven voor het doen van de eerste bieding, bleken alle goed te begrijpen dat het bij de NVZ ging om het verbeteren van digitale kantoorprocessen, met behulp van een gestandaardiseerde en stabiele werkplekoplossing.
Vergelijken op de juiste punten
Zoals feitelijk voor alle IT-leveranciers van belang is, en dus ook voor VX Company, is het niet verdoen van kostbare tijd in selectietrajecten waar appels met peren vergeleken worden. Als er appels gevraagd worden, moet je ook appels aanbieden. Dit is met name de toegevoegde waarde van de selectietool van Outsourcing Hub. Het tweede aspect is de ruimte die geboden wordt om na de initiële selectie in dialoog te raken met de potentiele klant, er zijn immers ook vele soorten appels. De combinatie van Outsourcing Hub en de adviseur die feiten en gevoel weten samen te brengen zorgde in deze dat de keuze terecht viel op VX Company, die het aspect relatie in de vorm van partnership als onontbeerlijk ziet in de dienstverlening naar haar klanten.
Met interactiviteit betere keuzes maken
Outsourcing Hub maakt het speelveld duidelijker. Het toont de organisaties die een nieuwe partner zoeken een breed beeld van het speelveld, breder dan voorheen mogelijk in zo’n korte tijd, Dat is heel waardevol. De aanpak zorgt voor de mogelijkheid om via het web extra vragen te stellen, wat de marktkennis verbetert en wat leidt tot snellere en betere selecties. Zoals Rudolf Liefers ten slotte stelt over Outsourcing Hub: “We hebben een gebalanceerde keuze gemaakt en zijn in de eindfase bij heel geschikte potentiële partijen uitgekomen. Zonder gebruik van Outsourcing Hub hadden we deze partijen zeker niet allemaal kunnen kennen en dus ook niet kunnen benaderen”.
Over NVZ
De Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen is een invloedrijke belangenbehartiger in de ziekenhuissector. De vereniging heeft meer dan 100 zorginstellingen als lid en bedient enkele duizenden zorgprofessionals en-bestuurders. Het doel van de NVZ is om alle randvoorwaarden en waarborgen te creëren, die haar leden nodig hebben om optimaal te functioneren.
Om dit doel te realiseren helpt de NVZ rondom belangrijke ontwikkelingen in de sector, door (mede) beleid te ontwikkelen, namens haar leden te denken en te handelen, actief te zijn in de politiek en diverse partijen actief met elkaar te verbinden. De NVZ is gevestigd in Utrecht en er werken ruim 60 medewerkers.