HAP Rijnmond kiest Avantage als nieuwe ICT-partner
Begin 2016 rondde Huisartsenposten (HAP) Rijnmond het selectietraject af voor een nieuwe ICT-partner. In dit traject gebruikte BDO Advisory, de externe adviseur van HAP Rijnmond, als een van de eerste adviseurs Outsourcing Hub om de zoektocht naar een geschikte ICT-partner te optimaliseren. En met resultaat! HAP Rijnmond koos voor Avantage uit Capelle a/d IJssel, omdat deze de beste match toonde op de aspecten ‘kennis van de zorg’ en ‘modern werkplek concept’.
Deze case is eerder gepubliceerd via onze OutsourcingHub-website. Per mei 2020 zijn al onze activiteiten samengevoegd via iSourcinghub.nl
Naar een goede leverancierskeuze door nauwe samenwerking
Voor inzet van Outsourcing Hub is nauwe samenwerking tussen de klant en de outsourcingadviseur van groot belang. Deze twee partijen zorgen voor een beschrijving van de eisen en wensen en de diverse filtercriteria. Outsourcing Hub adviseert daarbij over verdere aanscherping hiervan en zorgt voor het inrichten van de selectietool voor iedere specifieke search. Deze tool was eind 2015 eigenlijk vooral nog een database op een laptop, maar is intussen doorontwikkeld naar een volwassen clouddienst.
Zoals BDO Advisory hierover aangeeft: ”Het was een heel prettig proces en we konden 1-op-1 sparren met Henk Pater, de oprichter van Outsourcing Hub. Heel waardevol, omdat meteen duidelijk was dat hij ontzettend veel weet van de outsourcingmarkt. Kennis die BDO op dat niveau niet zelf in huis heeft”.
In het selectieproces werd de longlist van ruim 20 leveranciers in enkele stappen in zo’n 2 weken tijd teruggebracht naar een shortlist van 6 leveranciers. Dit proces loopt volledig via Outsourcing Hub en brengt een efficiënte digitale communicatie op gang tussen de zoeker en de aanbieders. Met de groep van 6 overgebleven leveranciers startte HAP Rijnmond diverse intensieve gesprekken, wat leidde tot de keuze voor Avantage.
Een klassiek RFI/RFP-traject kost veel tijd met onduidelijk rendement
Volgens Wimmo van Geldrop, Coördinator ICT bij HAP Rijnmond, is het ICT-outsourcingslandschap overweldigend. Hij vertelt: ”Er zijn heel erg veel partijen die allemaal ongeveer hetzelfde aanbieden, dus een effectieve voorselectie maken is erg lastig. Je wilt zeker niet potentieel geschikte partijen mislopen, omdat je ze simpelweg niet kent”.
Aan HAP Rijnmond werd geadviseerd om Outsourcing Hub te gebruiken. Dat was voor alle partijen wel een nieuw concept en het beloofde veel doorlooptijd te besparen. Vooral de sterke en snelle vergroting van de marktkennis, aangereikt door Outsourcing Hub, gaf de doorslag.
Bijzondere eisen en wensen uit de zorg uitgevraagd via de ‘Hub’
Als organisatie in de health care heeft HAP Rijnmond bijzondere wensen en zocht ze een nieuwe uitbestedingspartner, die deze goed begreep. Zo gaat een huisartsenpost pas open op het moment dat een reguliere praktijk sluit. Ook is een HAP open tijdens weekenden en feestdagen. Dat zijn juist momenten waarop een IT-leverancier vaak onderhoudsmomenten inroostert.
De twee IT-leveranciers die als laatste overbleven, bleken die eis heel goed te snappen en in te kunnen vullen.Verder zocht HAP Rijnmond een leverancier met bewezen ervaring in de zorg, die ook in staat is om een gestandaardiseerde en stabiele werkplekoplossing te bieden en beheren.
Een werkwijze die ook waardevol is voor de ICT-leverancier
Volgens Avantage, de gekozen outsourcingpartner, was werken met Outsourcing Hub waardevol. Dennis van Leeuwen, Senior accountmanager Managed Solutions, zegt daarover: ”Het vraagstuk dat door HAP Rijnmond in de markt werd gezet, vonden we heel herkenbaar en ons portfolio past daar goed bij. Vooral de aspecten SaaS en beheer van moderne werkplekconcepten. We hebben toen dus deelgenomen aan deze ‘Search’ en zijn uiteindelijk vanuit een eerste groep van ruim 20 aanbieders gekozen tot de uiteindelijke voorkeurspartij.”
Daarin was Avantage niet direct de goedkoopste, maar HAP Rijnmond vond Avantage de beste referenties in de zorgsector hebben en de meest betrouwbare werkplekoplossing bieden. Avantage heeft het traject als helder en vernieuwend ervaren en vond het krachtig dat ook moesten vermeld waarin Avantage minder goed is. Dat zorgt volgens Henk Pater voor een betere match.
Met interactiviteit betere keuzes maken
Werken met Outsourcing Hub maakt het keuzeproces sneller en interactiever en daardoor beter. De aanpak maakt het mogelijk om digitaal extra vragen te stellen, waardoor sneller kan worden geselecteerd en er kan worden begonnen met 1-op-1 gesprekken met de meest geschikte leveranciers. Die fase wil je als klant snel bereiken, met leveranciers die allemaal even goed zouden kunnen passen. Zoals Wimmo van Geldrop ten slotte stelt over Outsourcing Hub: “We hebben een weloverwogen keuze gemaakt hebben en zeker geen kansrijke partijen overgeslagen”.
Over HAP Rijnmond
Huisartsenposten Rijnmond verzorgt de bereikbaarheidsdienst van huisartsen voor in totaal 1.000.000+ bewoners in de regio Rijnmond. Op en vanuit 4 vestigingen werken ca. 450 huisartsen, 200 waarnemers, 250 assistentes en 30 stafmedewerkers op het gebied van medische zorg, die niet tot de volgende dag kan wachten.