Een partner die niet op de shortlist stond
Zorggroep Almere vindt met iSourcing Hub een nieuwe IT-partner buiten het bekende netwerk
Hoe zorg je ervoor dat een IT-outsourcingstraject niet alleen leidt tot een goede uitvraag, maar ook tot een samenwerking die inhoudelijk en persoonlijk klopt? Voor Zorggroep Almere begon het traject met de behoefte om de eigen dienstverlening, verwachtingen en gewenste samenwerking helder te beschrijven. Via iSourcing Hub werd deze uitvraag anoniem in de markt getoetst. Dat leverde niet alleen waardevolle input op, maar bracht ook een partij in beeld die vooraf niet op de shortlist stond: Esprit ICT.
Van twee pogingen naar een andere aanpak
Zorggroep Almere had al twee keer geprobeerd de outsourcing van de IT-omgeving vorm te geven. De eerste aanpak was zeer concreet en voorschrijvend. De tweede was juist veel opener en meer gericht op de dialoog met leveranciers. Geen van beide aanpakken bracht het gewenste resultaat. Bij de derde poging werd daarom eerst scherper bepaald wat Zorggroep Almere nodig had: welke dienstverlening werd verwacht, welke resultaten moesten worden bereikt en hoe de samenwerking met andere partijen eruitzag. Vervolgens werd de uitvraag via iSourcing Hub anoniem voorgelegd aan de markt.
Het doel was vooral om te toetsen: is onze uitvraag duidelijk en compleet genoeg, en welke inzichten kunnen leveranciers ons meegeven om tot een goede RFP te komen?
“We wilden toetsen of onze informatie voldoende was om de markt goed te kunnen benaderen. De feedback gaf ons inzichten waarmee we de uitvraag konden aanscherpen en uiteindelijk een betere RFP konden maken.”
— Ferry Drost, Zorggroep Almere
Een onverwachte partij komt in beeld
Het gebruik van iSourcing Hub had daarnaast een onverwacht effect. Zorggroep Almere had vooraf al een shortlist van partijen. Uit de anonieme reacties bleek echter dat er nog zo’n 18 tot 20 andere partijen waren die op basis van de gehanteerde criteria mogelijk aan de dienstverlening konden voldoen. Esprit ICT was daar één van. De organisatie stond vooraf niet op de shortlist. Op basis van de reactie en de objectieve selectiecriteria besloot Zorggroep Almere Esprit ICT alsnog uit te nodigen voor het RFP-traject.
Voor Esprit ICT was dat juist de belangrijkste waarde van de samenwerking met iSourcing Hub:
“Zorggroep Almere stond niet op onze radar en wij stonden niet op hun radar. Zonder iSourcing Hub hadden we deze mogelijkheid waarschijnlijk helemaal niet gezien.”
— Frido Frencken, Esprit ICT
Het betrekken van de markt als startpunt, niet als eindpunt
Na de eerste, anonieme fase ging het proces over in direct contact. Dat bleek belangrijk voor beide partijen. Zorggroep Almere wilde niet alleen beoordelen wat een leverancier op papier kon, maar ook ervaren hoe de samenwerking zou kunnen zijn. Voor Esprit ICT hielp het directe gesprek juist om de achterliggende vraag en context beter te begrijpen.
Dat persoonlijke contact bleek uiteindelijk een belangrijke factor in de match. Ferry waardeerde vooral de openheid en directheid van de gesprekken met Esprit ICT.
De waarde van iSourcing Hub
Voor Zorggroep Almere zat de belangrijkste waarde van iSourcing Hub in het voortraject: niet zelf alles opnieuw uitvinden, de eigen uitvraag toetsen aan de markt en met relatief weinig tijd extra inzichten ophalen. Dat hielp om het traject concreter te maken en tot een betere RFP te komen. De verbreding van de leveranciersmarkt was daarbij geen vooraf gesteld doel, maar wel een waardevol resultaat. Esprit ICT kwam hierdoor in beeld en kreeg de kans om mee te doen aan een traject waar het anders niet voor was uitgenodigd. Esprit ICT onderscheidde zich op basis van de objectieve criteria en bleek in de gesprekken ook inhoudelijk de beste match. Zorggroep Almere koos Esprit ICT uiteindelijk als partner voor de outsourcing.
“Je sluit niet op voorhand partijen uit, maar laat de selectiecriteria bepalen wat naar voren komt. Daardoor kom je soms partijen tegen waar je zelf nog niet aan had gedacht.”
— Ferry Drost
Zo werd iSourcing Hub voor Zorggroep Almere vooral een instrument om de markt te raadplegen en de eigen uitvraag sterker te maken, met als onverwachte opbrengst een nieuwe partner buiten de oorspronkelijke shortlist.
