Selectie van nieuw financieel systeem voor de Hogeschool Leiden

Het kiezen van een nieuw financieel systeem voor de Hogeschool Leiden was een flinke uitdaging. Niet alleen was er geen volledig beeld van de markt en zijn spelers, men had ook weinig specifieke kennis en ervaring inzake het onderwerp financiële systemen. Ook was het onduidelijk of men onder of boven de Europese aanbestedingsgrens zou uitkomen. En tot slot was ook de timing en planning nog een lastige factor.

Uitdagende planning

Ad Saers, de leveranciersmanager van Hogeschool Leiden, voorzag ook nog een planningsissue: “Het systeem moet per 1 januari klaarstaan, want vertraging zou alles een geheel jaar doen opschuiven. Als je dan gaat terugrekenen vanaf 1 januari, dan betekent dat automatisch dat de eventuele aanbesteding voor de zomer gepubliceerd moest zijn door de verplichte minimumtermijnen. Daarbij komt dat je ook weer liefst niet vlak voor de zomervakantie wil beginnen met je aanbesteding.

Wil je publiceren, dan heb je een solide programma van eisen en wensen (PvE) nodig. Maar het opstellen van zo’n PvE kost vaak een paar maanden. Bovendien moest in dit geval de afdeling financiën erbij betrokken worden. Deze afdeling is vanwege de jaarafsluiting echter pas vanaf april beschikbaar en de traditionele route zou dus te lang duren.”

De oplossing: iSourcing Hub

Saers had al eens gehoord over iSourcing Hub en bekeek samen met Inkoop de mogelijkheden. “We waren enthousiast over het concept waarmee vraag en aanbod op tientallen IT-thema’s slim en snel gematcht kon worden en waarmee via online interactie geschikte IT-leveranciers benaderd en bevraagd konden worden. Ook het idee dat per thema slimme vragen en veel gebruikte (selectie)criteria beschikbaar waren, sprak aan.”

Het thema Financial / Accounting Software was op dat moment nog niet beschikbaar op iSourcing Hub, maar dat was geen probleem. Het iSourcing Hub team zat toch net midden in de verbreding van het platform (van destijds nog Outsourcing Hub), onder andere op het vlak van selectie van softwarepakketten en andere software solutions. Binnen een week waren de mogelijk relevante partijen in kaart gebracht. Zo werd en wordt het platform verder verrijkt met nieuwe thema’s, nieuwe IT-leveranciers én nieuwe criteria en vragen die beschikbaar zijn via de Public Library.

Sneller, effectiever en efficiënter

Hogeschool Leiden heeft iSourcing Hub ingezet om de marktverkenning voor te bereiden en uit te voeren. Ad Saers: “iSourcing Hub is wat dat betreft meer dan een marktverkenning-tool. Het geeft een beter beeld van de markt en door de juiste partijen voor te selecteren en kort online te bevragen, kan de marktverkenning veel gerichter worden uitgezet. De effectiviteit en efficiëntie nemen enorm toe, terwijl de doorlooptijd juist significant wordt verkort. En dat is mooi als je geen tijd hebt om met iedere potentieel geschikte leverancier te praten.”

Middels iSourcing Hub zijn zeven partijen geraadpleegd. Dat gebeurde in de zomer van 2019. De aanbesteding is hierna gepubliceerd op TenderNed in december 2019. Elf partijen vroegen de informatie op, vijf hebben zich uiteindelijk ingeschreven. De voorlopige gunning aan Visma vond plaats in april 2020. Door inzet van iSourcing Hub werd relevante input verzameld waarmee Hogeschool Leiden het PvE kon aanscherpen en tot de conclusie kwam dat in plaats van een Nationale Aanbesteding (waarin gekozen zou zijn voor de Meervoudig Onderhandse Procedure) een Europese Aanbesteding noodzakelijk was.

Saers en collega’s van onder andere Inkoop zijn onder de indruk van de mogelijkheden en voordelen van iSourcing Hub: “Nergens anders heb je de mogelijkheid om in zo’n vroeg stadium veel partijen te polsen zonder dat het ons of deze partijen veel inspanning kost, waarmee je ook het risico beperkt dat je een partij mist die eigenlijk heel goed past. Zo kan een verrassende partij – die je zelf niet kent of hebt overwogen – naar boven komen als match, die vervolgens een wezenlijk verschil maakt tijdens de rest van het marktverkenning- en aanbestedingsproces.”

“Als je marktverkenning doet, word je geacht een redelijk beeld te hebben van hoe die markt in elkaar zit, om de meest relevante partijen uit te nodigen om op gesprek te komen, maar dan weet je nooit zeker of je de juiste partijen hebt. Maar met iSourcing Hub benader je de hele markt.”