Woningcorporatie zoekt IT-partner buiten gebaande paden
Stel, je wil als woningcorporatie aan de slag met je IT. Máár, je wil niet de geijkte paden voor jouw sector bewandelen. Je bent op zoek naar innovatieve oplossingen, die binnen WoCo’s nog geen gemeengoed zijn. Wat doe je dan? iSourcing Hub biedt mogelijkheden!
In deze case lees je meer over woningcorporatie Pré Wonen, die met behulp van Dyke Advies & Management op zoek ging naar de juiste partner voor een veilige, betrouwbare en toekomstbestendige IT/ICT-infrastructuur. Die partner vonden zij in Avantage.
Deze case is eerder gepubliceerd via onze OutsourcingHub-website. Per mei 2020 zijn al onze activiteiten samengevoegd via iSourcinghub.nl
Op naar een betrouwbare, veilige en toekomstbestendige IT/ICT infrastructuur
Pré Wonen beheerde voorheen de ICT infrastructuur van de organisatie grotendeels intern. Waar nodig werden zij ondersteund door verschillende externe leveranciers. Door verschillende factoren, zoals de druk op de arbeidsmarkt voor IT’ers, stond de bezetting en de dienstverlening van de interne IT onder druk. Om dit in het vervolg te voorkomen en de dienstverlening en betrouwbaarheid te verbeteren, werd een sourcing strategie ontworpen.
Solide partnerschap
Het doel: een betrouwbare, veilige en toekomstbestendige IT/ICT infrastructuur. Het eigen beheer gecombineerd met diverse leveranciers moest plaatsmaken voor een solide partnerschap met een leverancier die écht expertise levert op het gebied van IT/ICT infrastructuur, netwerk en werkplek. In staat om een geïntegreerde totaaloplossing te leveren én te beheren. Gericht op ontwikkeling van ICT die werkelijk waarde toevoegt voor de organisatie én in staat is om mee te ademen met groei van de organisatie, zowel kwantitatief als functioneel.
De conclusie: het integraal uitbesteden van verschillende onderdelen rondom de werkplek. Hier werd specifiek gezocht naar as a Service-oplossingen, met het oog op flexibiliteit. In de basis was Pré Wonen op zoek naar een leverancier die a) in staat was om zowel de huidige omgeving (Citrix) over te nemen én b) een innovatieve werkplekoplossing aan te bieden, om daarna c) (as-is) overname naar toe te werken. Laatste factor in het geheel was d) de gewenste overstap naar Office 365 en het daarbij behorende adoptietraject.
Buiten de geijkte paden
Doorgaans geldt in dit type trajecten dat kennis van de sector of branche-specifieke ervaring een pré of soms zelfs een must is. In dit geval dacht de opdrachtgever daar anders over: heeft de leverancier enige kennis van woningcorporaties, dan is dat handig — maar geen zwaarwegende eis.
Pré Wonen vroeg Dyke Advies juist specifiek om breder te kijken dan de geijkte paden voor woningcorporaties. De opdrachtgever wilde ook leveranciers in overweging nemen die geen of weinig ervaring hebben in de sector. Door breder te kijken hoopte Pré wonen innovatieve oplossingen tegen te komen, die wellicht nog niet specifiek binnen woningcorporaties worden toegepast.
Voor adviseur Frank van Dijk was dit een belangrijke reden om Outsourcing Hub te gebruiken. De Hub gaf hem de mogelijkheid om breed te kunnen zoeken op specifieke eisen en wensen, én die breedte zonder tijdverlies op te kunnen zoeken.
“Toen we de wensen eenmaal duidelijk waren, wilde ik snel én breed het speelveld in kaart brengen. Dat is wat mij betreft de grote charme van de hub: efficiency. Ik heb in weinig tijd veel leveranciers kunnen bereiken, ook partijen die ik voorheen nog niet of nauwelijks kende. Ik heb ze enkele vragen gesteld en snel en overzichtelijk alle antwoorden in het portal verzameld. Zonder grote effort aan mijn kant óf die van de benaderde leveranciers.
Had ik alle potentiële partijen persoonlijk benaderd, dan had me dat veel meer tijd gekost. Laat staan dat ik overal zo snel en gestructureerd reacties op zou hebben ontvangen…”
Frank van Dijk, Dyke Advies & Management
In drie weken een goed beeld van de markt!
Aan de hand van de sourcing strategie is een marktverkenning gestart via Outsourcing Hub. Dit gaf direct een goed beeld van de aanbieders die konden voldoen aan de uitgangspunten en criteria conform de sourcing strategie.
De marktverkenning bestond uit een aantal stappen, met een doorloop van zo’n drie weken:
Begin december 2018 kregen 35 leveranciers de vraag of zij geïnteresseerd waren in dit traject. Dat is een behoorlijk grote groep, reden hiervoor is dat er éérst gematcht is op basale criteria – zodat ook leveranciers zonder track record onder woning corporaties een goede kans krijgen. In de praktijk betrof deze stap één a4tje aan informatie en een vooruitblik op vragen in de volgende ronde, met de vraag of de leverancier interesse heeft.
De benaderde leveranciers hebben deze vragen binnen één werkweek beantwoord.Van de 35 leveranciers hebben er 20 positief geantwoord op deze Invitation to Respond, met hun bedrijfsprofiel en algemeen aanbod.
Met deze aanpak heeft de adviseur zelfs in het hoogseizoen, slechts drie weken nodig gehad voor de oriënterende fase. De volgende stap: kennismaken!
Aan de hand van de reacties op de open vragen is een shortlist gemaakt van de 6 meest interessante leveranciers. Zij zijn uitgenodigd om nader kennis te maken.
In maart 2019 is middels Best Value met 3 leveranciers de RFP opgestart, waarbij Avantage als beste uit de bus kwam. Na een uitgebreide concretiseringsfase hebben Avantage en Pré Wonen in juni 2019 de contracten ondertekend voor de ontwikkeling en het beheer van de infrastractuur en een nieuwe moderne werkplek.
Lessons Learned
Een belangrijk leerpunt in deze case zit ‘m in het toepassen van Best Value in de RFP. Voor de 6 partijen in deze laatste fase, was vooraf niet bekend dat BVP (Best Value Procurement) toegepast zou worden. Dit werd pas tijdens de briefing ná inzet Outsourcing Hub gecommuniceerd.
Lastig voor de leveranciers, want BVP is niet voor iedereen gesneden koek. Had deze methode als ‘standaard’ item in het systeem gestaan, dan was dat vermoedelijk een trigger tot eerdere communicatie geweest. Leveranciers zouden dan bij voorbaat kunnen aangeven of ze al dan niet geïnteresseerd zijn in BVP-trajecten, net zoals dat nu al kan voor bijvoorbeeld publieke tenders.
Gelukkig kan dergelijke informatie wel als vrije tekst worden meegestuurd naar de uitgenodigde leveranciers; de vragende partij kan naast informatie over de klant, context, scope etc ook informatie kwijt over het proces, de procedures en planning/tijdslijn, evenals specifieke instructies of vragen voor leveranciers. Benieuwd hoe dat precies werkt? Lees ‘Hoe je Outsourcing Hub het beste kan inzetten’ (PDF, zie pagina 8).
“Natuurlijk zou het prettig zijn als dit soort aspecten als standaard criteria of vragen in de Standard Search zouden staan, al was het maar als een soort checklist. Maar zo zijn er nog tientallen ander aspecten te bedenken die we daarin zouden kunnen opnemen. We noemen het niet voor niks een Standard Search – het bestaat uit een vaste set van vragen en criteria waarop het systeem real-time kan matchen, en een optioneel gestandaardiseerd online interactief proces.
Hoewel er meer dan 50 criteria en vragen beschikbaar zijn en honderden datapunten, zou je kunnen stellen dat de standaard set ‘beperkt’ is. En dat is eigenlijk maar goed ook, anders zou het een enorm grote vragenlijst worden en voor leveranciers een onhandelbaar groot profiel.”
Voor die grote diversiteit aan IT thema’s en gerelateerde/zijdelingse aspecten hebben we inmiddels een andere oplossing gebouwd. We noemen dat de Custom Search, oftewel een zoekopdracht waarin je eigen maatwerkvragen kan gebruiken. Maar de echte meerwaarde zit ‘m eigenlijk niet in dat ‘customizen’, maar in een soort openbare bibliotheek met veel gebruikte criteria en slimme vragen, verdeeld over ruim 150 thema’s. BVP is één van de thema’s. Gebruikers en in het bijzonder Knowledge Partners helpen met het vullen van deze Public Library. In de toekomst zal het denk ik mogelijk zijn de Standard Search en Custom Search ook gecombineerd in te zetten, daarmee wordt de hub een nog veel krachtiger hulpmiddel dan nu.
Met de introductie van iSourcing Hub is het sowieso een stuk eenvoudiger geworden om dieper in te gaan op ‘zijdelingse’ aspecten van een vraagstuk: in een traject rondom de Modern Workplace kun je bijvoorbeeld ook vragen omtrent Benchmarking, Adoption & Change Management of XLA meenemen. Want dat mag dan apart staan van je core vraag, het zijn wel degelijk belangrijke aspecten om mee te nemen in je overwegingen. Met de Hub kan dat al in een vroeg stadium, zodat de uiteindelijke selectie voor een long-list en/of short-list spot on is.“
Henk Pater, Founder / CEO van Outsourcing Hub
Mooie ontdekkingen
Vanuit Best Value bleek overigens inderdaad dat de partijen met veel ervaring op het gebied van woningcorporaties nog niet de innovatieve oplossingen boden waar Pré Wonen naar op zoek was. De wens om breder te kijken dan de geijkte paden bleek dus terecht.
Voor de opdrachtgever was duidelijk dat de culturele match zwaarder weegt dan ervaring of een sterk trackrecord in de eigen sector. Specifiek voor de uiteindelijke leverancier Avantage geldt dat zij a) de meest interessante oplossing boden en b) enige kennis van wooncorporaties hadden, in de vorm van een woningcorporatieklant en enkele commerciële vastgoedklanten. Voor leveranciers een mooie bevestiging dat Outsourcing Hub kan helpen bij het verder uitbreiden van een klantenportfolio in sectoren waar nog geen of weinig ervaring in is.
Dyke Advies & Management
Pré Wonen ging op zoek naar een ervaren en onafhankelijk IT-adviseur voor begeleiding van dit traject. Die vonden zij in Frank van Dijk, zelfstandig adviseur en (interim) manager via Dyke Advies en Management. Met zijn brede achtergrond, zowel in management als technisch, begeleidt hij Pré Wonen in de ontwikkeling van de IT naar het gewenste niveau.