In 6 maanden van inventarisatie naar contract
In 6 maanden van inventarisatie naar contract met Outsourcing Hub en Best Value Procurement (BVP). Eind 2017 heeft Zorginstelling De Wever uit Tilburg een viertal ICT-beheerkavels uitbesteed. Met begeleiding van adviesbureau DiVetro en gebruik makend van de Best Value inkoopmethodiek heeft het selectietraject in zes maanden tijd tot een goed passende beheerovereenkomst met RAM Infotechnology geleid. In het selectietraject speelde ook Outsourcing Hub een grote rol.
Deze case is eerder gepubliceerd via onze OutsourcingHub-website. Per mei 2020 zijn al onze activiteiten samengevoegd via iSourcinghub.nl
Gezocht: nieuwe ICT-beheerpartner met affiniteit met de zorg
In Tilburg en omstreken is De Wever al jaren een begrip als het gaat om het geven van kwalitatief hoogwaardige zorg. Vanzelfsprekend kan een organisatie als De Wever niet zonder adequate ICT-voorzieningen. Vanuit de nieuwe informatiestrategie van De Wever bleek dat reorganisatie noodzakelijk was om de afdeling de beoogde andere rol van innovatiepartner voor de zorg te kunnen laten vervullen. Onderdeel van het reorganisatieplan was de uitbesteding van de het ICT-beheer. Er werd een selectieprocedure voor de uitbesteding gestart voor de Servicedesk, Werkplek-, Datacenter- en Netwerkdienstverlening bij De Wever.
Hierover zegt Marie-Claire van Hek, manager I&A en Finance & Control van De Wever, het volgende: “Het uitbestedingsproces moest zeker ook goed uitlegbaar zijn bij de interne stakeholders zoals onder andere de OR, het management, de Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht. De combinatie van de BVP inkoopmethodiek met Outsourcing Hub hielp hierbij en heeft De Wever de zekerheid gegeven dat we gekomen zijn tot een leverancier, die met zijn dienstverlening het beste aansluit op de wensen die wij als ouderenorganisatie hebben. Daarbij hebben we naar ons idee optimaal gebruik gemaakt van kennis uit de markt.”
Outsourcing Hub verkleinde het speelveld naar een overzichtelijke groep
Om de voor De Wever best passende nieuwe ICT-partner te vinden huurde De Wever adviseur Govert Gribling van DiVetro in. Hij licht toe: ”De Wever vindt het belangrijk een partner te hebben die haar gaat helpen haar doelstellingen te halen. Dus gebruikten we de Best Value inkoopmethodiek, een werkwijze die vanuit de gedachte ‘de markt selecteert zichzelf’ de beste leverancier moest opleveren”.
De overname van een aantal medewerkers van de afdeling I&A en overname van de zeer diverse infrastructuur van De Wever vormden ook belangrijke aandachtspunten.
Om een eerste overzicht van geschikte marktpartijen te maken is Outsourcing Hub ingezet. De Standard Search leverde een longlist op van 29 partijen. Twee partijen die hier nog niet bij zaten, zijn op verzoek van De Wever toegevoegd. Na een eerste verduidelijkingsronde, die digitaal via Outsourcing Hub verliep, bleven hiervan 16 providers over.
Over op telefonische consultatie
Deze 16 partijen ontvingen via de Outsourcing Hub een tweede vragenlijst. Dit proces afhandelen via de Outsourcing Hub zorgde voor een flinke vermindering van het verwachtte emailverkeer tussen de projectgroep en de benaderde partijen. In deze fase bleek ook dat directer contact nodig was. Daarom is met deze leveranciers telefonisch de uitvraag doorgesproken. Ook dit proces verliep snel, omdat alle benodigde contactinformatie van de vendors in Outsourcing Hub is te vinden. Govert Gribling: “Het selectietraject had een hoge tijdsdruk en met het gebruiken van Outsourcing Hub hebben we in de eerste fase enkele weken gewonnen”.
Deze ronde zorgde ervoor dat er 13 providers overbleven. Een op zich ongebruikelijke lange shortlist, waarmee De Wever bewust doorging, omdat de projectgroep op basis van de reacties concludeerde dat deze 13 allemaal nog potentieel geschikte leveranciers konden zijn.
Deze 13 providers mochten een offerte uitbrengen en bij alle partijen was goed bekend dat er 12 mogelijke concurrenten waren. Uiteindelijk hebben 3 providers een definitieve bieding gedaan, waaruit RAM Infotechnology als meest geschikte naar voren kwam. Deze partij stond in eerste instantie niet op de interne lijstjes en is dus via Outsourcing Hub gevonden.
Leerpunten voor Sourcing Adviseurs
Dit traject leverde enkele leerpunten op, die Govert Gribling meegeeft aan zijn collega’s in de markt:
- Let op welke criteria je hanteert en in welke mate die ‘mandatory’ zijn, zodat je niet te vroeg in het traject potentieel geschikte partijen uitsluit. De kracht van Outsourcing Hub is juist dat je snel en met weinig effort (voor zowel de zoekende partij als de gematchte providers) kan polsen of partijen in voldoende mate geschikt zijn voor een volgende stap.
- Goede communicatie met de markt is van cruciaal belang. Alleen dan kom je erachter dat mogelijke leveranciers alsnog minder geschikt blijken of echt geen tijd hebben om offertes te schrijven. Met Outsourcing Hub kan je die communicatie verdelen over diverse interactieve stappen, waarbij je als consultant altijd in de lead blijft of zelf aanvullend persoonlijk contact kan zoeken. Als je dit proces goed volgt, hoef je minder partijen uit te sluiten en doet de markt het als het ware vanzelf.
Van behoefte naar contract binnen 6 maanden
Outsourcing Hub is ingezet in de beginfase van dit selectietraject, om van de eerste inventarisatie (voorselectie) tot de shortlist voor RFP te komen. Deze beginfase is in slechts enkele weken doorlopen. Omdat dit proces volledig en traceerbaar in Outsourcing Hub is vastgelegd, is dit ook tijdens de externe offerte- en contractfase een waardevolle bron om in geval van vragen of twijfels op terug te kunnen grijpen. Eind september verleende De Wever de voorlopige gunning en gedurende de concretiseringsfase in oktober en november volgde een nadere uitwerking van de aanbieding.
“Het mooie is dat niet alleen een goede inhoudelijke match tot stand is gebracht maar tevens een goede match op relationeel niveau. Qua DNA hebben RAM en De Wever het gevoel goed bij elkaar te passen. Ik ben van mening dat deze twee elementen cruciaal zijn om een succesvolle langdurige outsourcing-relatie op te bouwen. En dat is zowel het belang van de klant als ons belang.”, aldus Niels van Peer, Commercieel Directeur bij RAM Infotechnology.
De contractering vond exact zes maanden na de eerste search op Outsourcing Hub plaats. Een mooie mijlpaal op een toepasselijk moment. Gedurende de selectieprocedure werden ook nog de nodige verbeteringen doorgevoerd aan Outsourcing Hub. Govert Gribling: “Outsourcing Hub is nog volop in ontwikkeling en blijft dat hopelijk ook, want er is altijd ruimte voor verbeteringen en toevoegingen. Het mooie is dat het Outsourcing Hub team indien gewenst met je meekijkt – ze geven je advies over hoe je het systeem het beste kan inzetten, zonder zich ‘te bemoeien’ met de inhoudelijke casus of klant, en ze zien het leveren van dergelijke support als kans om tegelijkertijd feedback van gebruikers te verzamelen.”.
De Wever
De Wever is een instelling gespecialiseerd in VVT-zorg (Verpleging, Verzorging, Thuiszorg).
Voor oudere inwoners van Midden-Brabant heeft De Wever een antwoord op hun vraag naar een samenhangend pakket van wonen, ondersteuning, zorg en behandeling. Vanuit De Wever wordt intramurale zorg aangeboden en ook zorg in de wijk en dementie-ondersteuning horen bij het aanbod. De Wever zorgt in de regio Tilburg vanuit 14 locaties voor ruim 6.000 cliënten en dat doet zij met +/- 2.700 medewerkers en +/- 1.300 vrijwilligers.