Verwachtingen managen – mag het ietsje meer zijn? 

Meer dan eens krijg ik het verwijt dat ik ‘over-communiceer’. Meestal ben ik het daar mee eens, maar toch blijf ik het doen. Waarom? Vergelijk het met op de snelweg je richtingaanwijzer aan doen voordat je een inhaalactie begint, ook als je er zeker van bent dat er niemand naast je zit. Het is namelijk een kleine moeite, kost vrijwel geen energie en kan een hoop ellende voorkomen. Wat dat met iSourcing Hub te maken heeft, lees je hieronder.

Laatst bijgewerkt: 27 juli 2022

Leestijd: 8 minuten

Blog door CEO/Founder Henk Pater

Met iSourcing Hub proberen we vraag en aanbod in de IT-sector op een andere, betere manier bij elkaar te brengen. Zo kunnen selectie- en inkoopprocessen worden versneld en kunnen zowel vraag- als aanbodzijde tijd en kosten besparen. Uiteraard is ons doel niet alleen een efficiënter proces, maar ook een effectiever proces met een grotere kans op het vinden van ‘de beste match’ en dus een goed contract en een succesvolle relatie. 

Daar horen ook verrassingen bij, zoals waardevolle inzichten of een leverancier die nog niet op het netvlies van de zoekende partij stond, maar heel goed blijkt te passen. Dat soort verrassingen zijn in feite onverwachte positieve resultaten die ontstaan door inzet van iSourcing Hub. We proberen dat te faciliteren via allerlei innovatieve features. Maar… op bepaalde vlakken wil je juist geen verrassingen of onverwachte wendingen. Dan is het zaak de verwachtingen goed en vooral tijdig te managen. Ook daar helpt iSourcing Hub bij.

Terug naar het voorbeeld van je richtingaanwijzer gebruiken als je inhaalt op de snelweg. Mondeling en schriftelijke (lees: digitale) communicatie is als je het mij vraagt net als het gebruiken van je knipperlicht: het is een kleine moeite en kost vrijwel geen energie. Daarom communiceer ik liever iets teveel dan te weinig, zeker als ik weet dat te weinig communicatie of misinterpretatie grote gevolgen kan hebben. Een paar regels in een email of via WhatsApp, één kort belletje, het is zo gedaan! Kort en krachtig, en zonder dat het een overkill is voor de ontvangende partij(en). 

Binnen iSourcing Hub zie je dat op verschillende manieren terug. Zo kan de vraagzijde van ons platform via een Status & Info Update op ieder gewenst moment één, meerdere of alle IT-leveranciers informeren. Dat kan al gedurende de match fase (nog voordat IT-leveranciers worden uitgenodigd voor bijvoorbeeld een vragenronde, marktconsultatie, RFI of RFP) en uiteraard ook tijdens en na de interactieve fase. Binnen een paar klikken geregeld.

Hetzelfde geldt voor het ‘porretje’, waarbij de zoekende partij op een bepaald thema de IT-leveranciers op dat thema een seintje kan geven met daarbij het verzoek om alvast wat data in te voeren of te valideren, om zo matching via standaard criteria en vragen real-time en accurate te laten verlopen. Een paar regels, hooguit een paar alinea’s met toelichting zou voldoende moeten zijn voor de aanbieders op ons platform om te bepalen of ze actie moeten ondernemen.

Sinds kort hebben wij binnen de Custom Search ook de zogenaamde ‘Initial Response’, waarbij IT-leveranciers die zijn uitgenodigd voor bijvoorbeeld een vragenronde, marktconsultatie, RFI of RFP tussentijds een terugkoppeling kunnen geven. Daarbij kunnen ze verwachtingen managen door aan te geven dat ze van plan zijn deel te nemen, twijfelen, of juist dat ze de uitnodiging afslaan. Uiteraard kunnen leveranciers dat toelichten en/of vragen stellen. Via de eerder genoemde Status & Info Update kan de vragende partij antwoorden. Daarmee hebben we in feite een berichtenmodule gebouwd, maar net even anders.

De Initial Response breng ik graag nog een keer onder de aandacht bij onze gebruikers, en dan vooral bij de IT-leveranciers op ons platform. We hebben er een speciaal feature artikel over geschreven. Want voor de vragende partij (klant en/of externe consultant) kan zo’n initiële reactie heel waardevol zijn, ook als het een ‘afwijzing’ is. En al denk je als IT-leverancier dat het obvious is dat je wel of juist niet ingaat op het verzoek van de klant: denk nog even aan dat knipperlicht.

Mag het nóg iets meer zijn?!

Binnenkort voegen we nog een optie toe om de Initial Response en ook de Status & Info Update nog meer te stimuleren. Want waar IT-leveranciers de ‘Send Initial Response’ knop steeds beter weten te vinden, willen klanten en consultants nogal eens vergeten om na inzet van iSourcing Hub aan de gematchte en/of bevraagde leveranciers terug te koppelen wat ze met de search resultaten hebben gedaan.

Dat is niet fijn voor de IT-leveranciers, en ook vervelend voor ons als iSourcing Hub; we kunnen dan niet goed aantonen of en welke positieve resultaten inzet van iSourcing Hub voor hen heeft opgeleverd. Regelmatig bellen en mailen leveranciers ons met het verzoek of wij een klant of consultant kunnen vragen om een status update of feedback. Begrijpelijk, maar niet heel schaalbaar. Dus gaan we leveranciers de optie geven om dat rechtstreeks aan de klant/consultant te vragen.

Daarbij wordt de deal dan wel dat onze IT-leveranciers niet ongelimiteerd om updates of feedback kunnen vragen. Hoe we dat gaan stroomlijnen is nog work in progress, maar één ding kan ik alvast verklappen: de Request Feedback optie is alleen beschikbaar als je als IT-leverancier zelf eerst de Initial Response hebt gebruikt. Nog een goede reden om de verwachtingen goed te mangenen.

Henk Pater, iSourcing Hub

Blog door Henk Pater, CEO / Founder van iSourcing Hub

Ben je getriggerd door mijn verhaal, wil je meebouwen aan iSourcing Hub of wil je met ons van gedachten wisselen? Neem gerust contact op via henk.pater@isourcinghub.nl of 085 – 773 16 00. Je kunt ook direct een afspraak inplannen.

© 2022 iSourcing Hub | Outsourcing Hub B.V.