Succesvolle IT-verandering in uw (zorg)organisatie? 70% mensen, 30% techniek!

Blog door Esther Maas, operationeel directeur en senior organisatie-adviseur bij Raax* (Knowledge Partner iSourcing Hub, Adoption & Change Management). Deze blog is eerder gepubliceerd via onze OutsourcingHub-website. Per mei 2020 zijn al onze activiteiten samengevoegd via iSourcinghub.nl

De échte magie van de verandering zit in de mens. Pas als u hierin investeert, ontstaat er draagvlak voor de verandering. Dan begrijpen medewerkers waarom de verandering plaatsvindt en wat precies de bedoeling is. U zult zien dat zij dan met plezier met de nieuwe technologie gaan werken, eigenaarschap tonen én zich snel aanpassen aan de nieuwe situatie. Daarmee krijgt de digitale transformatie echt vorm en inhoud.

70% mensen, 30% techniek

Als organisatieadviesbureau willen we bij raax de zorg laten stralen en organisaties zélf de regie laten pakken over hun ontwikkel- of verandertraject. Uit ervaring weten we dat dat een veranderproces voor 70% over mensen gaat en slechts 30% over techniek. Toch investeren de meeste organisaties 100% van het budget in de techniek. Zonde! Want met meer aandacht voor mensen én hun veranderpotentie, levert de technische investering veel meer op. Een succesvol verandertraject valt of staan dan ook met de perfecte combinatie projectmanagement, technisch (bedrijfskundig) adviseurschap en veranderkunde.

Veranderkunde, Bedrijfskunde & Techniek én projectmanagement

Bij raax ondersteunen we organisaties met deze competenties en werken we vanuit een totaalaanpak. Met onze kennis van veranderbegeleiding, techniek en projectmanagement zorgen wij samen met de (zorg)organisatie dat de magie van de verandering kan plaatsvinden. Onze aanpak bestaat uit vaste bouwstenen: vaststellen van de visie en (verander)strategie inclusief aanpak en planning, het coachen van leiderschap, het ‘magificeren’ van de communicatie, het beïnvloeden van gedrag én het oliën van de besluitvorming.

Praktijkvoorbeeld: transitie naar Office 365

Hoe dat in de praktijk werkt? Onlangs ondersteunden we een zorgorganisatie bij de overstap naar Office 365. Alle medewerkers kregen daarbij ook nieuwe devices én alle bestanden moesten overgezet worden naar de cloud (SharePoint). Vanuit de IT-leverancier werd eerst wat afwerend gereageerd op onze komst, want “zo moeilijk is de implementatie van een standaardapplicatie toch niet?” Al snel konden we hen overtuigen van onze aanpak.

Verander-ambassadeurs

Samen met de communicatiemedewerkers van de organisatie hebben we een doordacht communicatieplan opgesteld. Alle medewerkers werden continu meegenomen in de ontwikkelingen van het traject. Tegelijk hebben we ambassadeurs geworven: medewerkers van de organisatie die het leuk vinden om mee te denken met de verandering. We trainden hen in het gebruik van de nieuwe techniek. Zij trainden op hun beurt hun eigen collega’s en maakten hen zo enthousiast. Natuurlijk met ondersteuning van ons, maar alleen daar waar nodig. Het stimuleren en faciliteren van de inzet van eigen medewerkers maakt de verandering duurzaam. De verandering wordt van henzelf. En zo ontstaat er draagvlak.

Dankzij een strakke projectplanning en volop inzet in de adoptie van de nieuwe applicatie bij de gebruikers, was de migratie in drie maanden succesvol afgerond. De medewerkers werken nu nog altijd naar tevredenheid met de nieuwe applicatie.

Hoe zit het met de verandermagie in uw organisatie?

Als raax zijn we binnen iSouring Hub de Knowledge Partner op het domein ‘Adoption & Change Management’. De belangrijkste vragen die we aan organisaties stellen tijdens een intake, vindt u in de Public Library. Enkele voorbeelden van vragen die je als IT-uitbesteder aan potentieel geschikte leveranciers kunt stellen:

• Een verandering vliegen wij in onze organisatie met positieve energie aan, ook al is het spannend. Want alles wat leuk is, doe je liever. Welke bijdrage levert u hier als opdrachtgever of leverancier aan?
• In onze organisatie is communicatie van ons allemaal en niet van één afdeling. Hoe ziet uw communicatie-aanpak er uit, zowel richting management als collega’s en betrokkenen?
• We zijn in staat om binnen onze organisatie buiten de gebaande paden te denken, creativiteit is standaard. Op welke wijze kunt u meebewegen met veranderingen tijdens het project? En hoe vertaalt zich dat in onze samenwerking? Kunt u voorbeelden geven van zo’n flexibele opstelling vanuit de praktijk?

U kunt deze vragen natuurlijk ook gebruiken om de verandermagie in uw eigen organisatie onder de loep te nemen! Deze en meer vragen vind je in de Public Library: log in, klik rechtsboven op Domains en selecteer Adoption & Change Management. In dit geval hebben we gekozen voor open vragen – in de library vind je verder ook volop ‘gesloten vragen’ die je helpen om snel (of zelfs real-time) de juiste IT-leveranciers te identificeren.

Deze Knowledge Partner Blog is verzorgd door Esther Maas, operationeel directeur en senior organisatie-adviseur bij raax. Raax is iSourcing Hub Knowledge Partner op het thema Adoption & Change Management. Knowledge Partners zijn op de hub aangesloten leveranciers en adviesbedrijven die vanuit hun expertise op een bepaald domein helpen met het opstellen en onderhouden van de Public Library vragen.

*Update augustus 2020: raax is helaas failliet.