Ontwikkelingsgericht DNA onontbeerlijk voor de moderne projectprofessional

Blog geschreven door Nico Vermeij, directeur bij Promi en Folkert Veenstra managing partner bij Promi (Knowledge Partner iSourcing Hub op het thema PMO as a service).

Een actueel voorbeeld van veranderende omstandigheden waar organisaties mee te maken krijgen is niet moeilijk te vinden. Zo kan het in de huidige Corona-tijd voor een organisatie opeens noodzakelijk worden om projecten digitaal te gaan doen. Met bijkomende zaken als gedeelde digitale documenten, communicatie via videoverbindingen en waarbij aandacht voor het sluipende gevaar van thuiswerkstress ook niet mag worden vergeten.

Daarbij leent een project zich niet voor een ‘one size fits all’-aanpak. Projectmethodes en nieuwe businessconcepten praktisch toepasbaar maken in een specifieke situatie van een organisatie is een vak dat in stappen geleerd moet worden. Vakkundige begeleiding door senior professionals is hierbij essentieel. Beginnende projectprofessionals hebben aandacht, tijd en een leeromgeving (cultuur) nodig.

Nog veel belangrijker is dat projectprofessionals een ‘ontwikkelingsgericht DNA’ hebben. Hieronder verstaan we dingen als loyaliteit naar de klant, open communicatie, de eigenschap om tegenslag om te buigen naar verbeteringen, het constant praktisch toepassen van nieuwe methodes en businessconcepten en continu zoeken naar betere teamprestaties.

Over Promi

Promi leidt al 13 jaar (jonge) projectprofessionals op met als specialismen: project-portfoliomanagement, projectondersteuning, informatieanalyse, projectmanagement en het versterken van zelfsturing en wendbaarheid.

Deze expertise wordt aangeboden door tijdelijke en gerichte inzet van professionals maar ook door adviesdiensten zoals doorlichtingen van projecten en projectenorganisaties/PMO’s, second opinion en verbetervoorstellen.

Onze diensten bieden we steeds vaker aan in de vorm van een outsourcingdienst (as a service) die voor een langere periode wordt uitgevoerd voor een klant. Voorbeelden hiervan zijn: het bijhouden van de projectenportfolio en het opstellen van de rapportages hierover, het bewaken van projectvoortgang, projectrapportages, projectkwaliteit en projectkosten begeleiden van de standaard werkwijzen zoals bijvoorbeeld Agile-rituelen.

Knowlegde Partner rol

Door onderzoeken en nieuwe ontwikkelingen te volgen maar ook eigen ervaringen en ontwikkeling van producten op het gebied van projectmanagement te delen op iSsourcing Hub, dragen we bij aan de ontwikkeling van het vak en van de ontwikkeling van projectprofessionals. iSsourcing Hub is een modern en krachtig platform om diensten aan te bieden en ervaring en kennis uit te wisselen op een snelle en doeltreffende manier met als doel om in te spelen op de paradox van de toekomst. Want enerzijds is ‘projectprofessional’ een vak dat in stappen geleerd en begeleid moet worden door seniors, tijd kost en zelfs een specifiek DNA vergt terwijl anderzijds de toekomst vraagt om meer en sneller succesvol afronden van projecten.

Selecteren, opleiden en begeleiden van project professionals

De selectie van project professionals doen we door kandidaten uitbreid te laten spreken met alle vijf senior partners. Hierbij hebben we onderling de afspraak gemaakt dat een unaniem positieve indruk voorwaarde is voor een aanstelling (vast dienstverband). Het passen in de ontwikkelcultuur (DNA) is een voorwaarde waarbij de ervaring op het moment van selectie niet doorslaggevend is, maar affiniteit met het vakgebied en passen in de ontwikkelcultuur des te meer.

Vervolgens wordt gestuurd op kernwaarden: vertrouwen in elkaar, samenwerken en aandacht voor elkaar, resultaatgericht en loyaliteit naar de klant. Een essentieel element in deze aanpak is dat de  meerwaarde wordt benut van het laten schuren van senioriteit met jong professional. Het samenbrengen van deze nieuwe tijd met snelle ontwikkelingen en de ervaringen en kennis uit het verleden versnelt het leerproces en verhoogt de kwaliteit van de dienstverlening.

Ook hebben we een inwerkprogramma ontwikkeld en wordt er geïnvesteerd in de ontwikkeling van projectprofessionals door uren beschikbaar te stellen voor begeleiding en sparren over de opdrachten en kennisuitwisseling. Daarnaast wordt gewerkt met zelf (en samen) ontwikkelde producten die gebruikt worden voor de opdrachten en voor de opleiding. Voorbeelden hiervan zijn het handboek PMO, de meerdaagse training PMO, het handboek Scrum Agile, het onderzoek naar de professional van de toekomst, Playingfield projecten, 12 essenties voor grip op projecten, een meerdaagse training projectmanagement en het handboek regievoering (multi)sourcing.

Wat is het resultaat hiervan?

Projectmatig werken betekent constante verandering en tijdelijk samenwerken van een organisatie met partners en leveranciers. Dit vereist een flexibele instelling bij organisaties. Op basis van een eerste analyse en plan worden mensen geselecteerd voor een project of wordt dit belegd in vaste teams. Complexiteit hierbij is dat mensen uit de eigen organisatie vaak ook nog andere verantwoordelijkheden hebben en niet altijd gespecialiseerd zijn in projectmatig werken. De verleiding is groot om een planning en budget op te stellen die te veel is gebaseerd op organisatie politieke aspecten en belangen. Het risico kan zich voordoen dat niet alle organisatie specifieke aspecten voldoen worden doorgrond. Voorbeelden hiervan zijn: de impact van de verandering bij organisatie onderdelen en personeel en de impact bij leveranciers verantwoordelijk voor beheer (waaronder cloudoplossingen).

Door te sparren en samen te werken met projectprofessionals met het juiste DNA wordt het project transparanter voor betrokkenen en worden keuzes meer afgewogen gemaakt. Het geloof in een haalbaar resultaat en de motivatie van projectteams wordt hierdoor vergroot en het gedrag wordt gestimuleerd, waarbij tegenslagen en problemen als gezamenlijke verantwoordelijkheid worden gevoeld en vooral snel worden opgelost.