De paradox van Europese Aanbestedingen

Toen ik net met Outsourcing Hub startte (medio 2014), schreef ik een blog over de problematiek rondom overheidsaanbestedingen. Mijn visie was dat veel ellende kan worden voorkomen door een betere voorbereiding en dan vooral voorafgaand aan de formele procedure(s). In die fase is immers meer ruimte voor interactie met de markt, bijvoorbeeld via marktverkennings.

Laatst bijgewerkt: 21 februari 2018

Leestijd: 7 minuten

Deze blog is eerder verschenen op OutsourcingHub.nl. Per mei 2020 zijn al onze activiteiten samengevoegd via iSourcing Hub.

Ruim drie jaar later zien we steeds meer marktverkenningen en marktverkennings, waarbij Outsourcing Hub op verschillende manieren wordt ingezet. Niet alleen doordat ons systeem snelle interactie (een soort ‘lichtgewicht’ marktverkenning) met een groot aantal partijen ondersteunt, maar ook door het op eenduidige wijze voorsorteren van relevante partijen.

Hoe we dat doen en wat voor mooie effecten dat heeft is op zichzelf een blog waard, maar in deze blog wil ik stilstaan bij het feit dat de markt er anno 2018 heel anders uitziet, met aspecten waar vooral de (semi-)overheid beter op kan en moet anticiperen.

Drukte van belang

Toen ik eind 2014 met het idee van Outsourcing Hub op pad ging, waren providers vooral geïnteresseerd in meer omzet en nieuwe klanten. Dat is nu wel anders. Uitbesteders en adviseurs zetten ons systeem niet alleen in om de beste matches te vinden, maar steeds vaker ook om bij de matchende providers te polsen of er tijd en resources beschikbaar zijn. Dat helpt providers op hun beurt weer met het beter plannen en kwalificeren van aanvragen. Door veel vraag ontstaat de ‘luxe van keuze’ en zien we ook steeds vaker no-bids.

In die context moeten publieke en overheidsinstellingen ‘concurreren’ met aanvragen vanuit de private sector. Die aanvragen zijn procedureel vaak minder zwaar en er is meer ruimte voor interactie, waardoor de provider zijn kansen veel beter kan inschatten. Althans, als de provider nog in de publieke sector actief is. Als bekend zijn er de laatste jaren vele Europese aanbestedingen (EA) mislukt of teruggetrokken met als gevolg een soort ‘EA moeheid’ bij de leveranciers. Bovendien weerhoudt het nieuwe en kleine (specialistische) partijen de publieke markt te betreden.

Ik geef ze geen ongelijk, maar met pijn in mijn hart, want de overheid heeft deze partijen nodig. Het is doodzonde dat de zware EA wet- en regelgeving een potentieel goed (en voor de belastingbetaler voordelig) huwelijk in de weg staat.

De EA-paradox

Iedereen snapt dat de snelle marktontwikkelingen en allerlei nieuwe (cloud-)diensten een andere aanpak vergen. Dat zien we terug in de IT-diensten en outsourcing-contracten. De aanbestedingsregels zijn echter nauwelijks veranderd. Er zijn wel (nieuwe) procedures die meer ruimte voor interactie bieden, maar die worden nog (te) weinig ingezet. Termen als agile, innovatie, disruptie, eco-systemen, hybrid IT, cloud native en co-creatie vliegen ons om de oren. Hype of niet, ze hebben impact op de manier waarop partijen met elkaar zaken doen.

Als het gaat om Europese Aanbestedingen ben ik geen expert, maar ik heb de indruk dat er vaak te krampachtig wordt vastgehouden aan procedures. Hoe meer risico-avers het gedrag is, hoe groter het risico op een mislukking. Dat is een paradox: de typische EA-risico’s relateren aan de procedures en principes (objectiviteit, transparantie en non-discriminatie) en die worden vaak vertaald in het zoveel mogelijk beperken van interactie met de markt. Terwijl die interactie juist in deze tijden zo hard nodig is om succes te boeken én met de gewijzigde aanbestedingswet van 2016 juist meer lijkt te worden gefaciliteerd.

Het (te) lichtvoetig omgaan met de regelgeving levert ook risico’s, maar er zijn voldoende mogelijkheden om deze te verkleinen, zeker in de oriëntatiefase. Dat betekent wel dat er tijdig (vaak veel eerder dan wat men gewend is) interactie moet plaatsvinden tussen de provider en de opdrachtgever (en ook vaker in meerdere rondes). Je raadt het al: dat kan prima met Outsourcing Hub.

Een vijver vol ongrijpbare vissen

Blijft er nog een probleem over: zelfs als er eerder en vaker interactie wordt gezocht met de markt, is het de vraag of het lukt alle relevante partijen te ‘vangen’. Los van providers met aanbestedingsmoeheid, zijn er vele vooral nieuwe en kleinere (vaak specialistische) spelers die geen ervaring hebben met bepaalde procedures of spelers die zich überhaupt niet in de publieke sector begeven vanwege het monsterlijke imago van de EA. Die partijen bereik je niet door een marktverkenning of PvE op TenderNed en soortgelijke sites te publiceren. Als je deze vissen wilt vangen heb je ander materiaal nodig.

Met Outsourcing Hub is precies dit een eenvoudig op te lossen probleem. Als de overheid in het kader van een voorgenomen aanbesteding gericht zoekt naar providers voor een marktverkenning, hoeft zij alleen maar haar wensen in te vullen. Outsourcing Hub levert direct de meest passende kandidaten waaronder de overheid haar consultatie kan houden. Het bijgeleverde rapport voldoet aan de wettelijke motiveringsplicht waarom juist deze kandidaten passend zijn.

We leven in een tijd waar kleine specialistische of niche-spelers en leveranciers van IT diensten juist veel zouden kunnen betekenen voor grote overheidsinstanties. Om zo’n speler in beweging te krijgen (lees: wijzen op de aanbesteding of nog liever via vroegtijdige interactie betrekken en stimuleren) moet je allereest van elkaar weten dat je bestaat en uitzoeken of je bij elkaar past.

Op Outsourcing Hub hebben we op moment van schrijven ruim 120 providers. Providers geven aan of en in welke publieke sectoren ze actief zijn, en of ze deelnemen aan Europese Aanbestedingen. Zo kan een overheidsinstantie dus ook zoeken op providers die goed passen qua overige criteria, maar niet qua publieke sector / EA. Dat is een eerste stap om toch met elkaar in contact te komen.

Als we op dit vlak ‘volledig’ willen zijn, zouden er nog honderden bedrijven bij kunnen komen, denk bijvoorbeeld aan nieuwe cloud-spelers, software vendoren en de ‘gerelateerde’ migratie- en implementatiespecialisten. Die wil ik best aanhaken op onze hub, maar pas als de overheid zelf onderkent dat zij een probleem heeft en meer wil dan enkel praten over innovatie. De overheid moet vooral ook het lef hebben om met innovatieve bedrijven, zoals ook Outsourcing Hub, zaken te doen. Dan helpen wij de overheid op onze beurt weer nog veel meer innovatieve bedrijven, niche-spelers en andere specialisten tijdig te vinden en te bereiken.

Henk Pater, iSourcing Hub

Blog door Henk Pater, CEO / Founder van iSourcing Hub

Ben je getriggerd door mijn verhaal, wil je meebouwen aan de Hub of wil je met ons van gedachten wisselen? Neem gerust contact op via henk.pater@isourcinghub.nl of 085 – 773 16 00. Je kunt ook direct een afspraak inplannen.

Lees meer

Knowledge Partner Blog

Digitale marketing optimalisatie

Knowledge Partner Blog

Onderzoek naar inkooptrends 2024 en het belang van Early Supplier Involvement

Blog van Henk Pater

Bedankt voor alle felicitaties, maar ik wil cadeautjes!

Knowledge Partner Blog

De sleutel tot vertrouwen in de digitale wereld: Waarom Identiteitsverificatie meer is dan een veiligheidsmaatregel

© iSourcing Hub | Outsourcing Hub B.V.