Nobel streven, tegenovergestelde effecten

Blog door Henk Pater, Founder van iSourcing Hub. Deze blog is eerder gepubliceerd via onze OutsourcingHub-website. Per mei 2020 zijn al onze activiteiten samengevoegd via iSourcinghub.nl

De korte samenvatting: IT-providers houden zich niet altijd aan de regels, ambtenaren laten zich ‘smeren en verteren’ en de rol van de onafhankelijke adviseur wordt in twijfel getrokken. De ICT-sector speelde daar vervolgens niet echt handig op in met het optreden tijdens de Computable Awards. Dat leidde al tot een portie ongezouten kritiek.

Europees Aanbesteden

Minder opvallend voor de kijker: de problemen bevestigen dat de wet- en regelgeving voor Europees Aanbesteden (EA) leidt tot tegenovergestelde effecten, waarvan alle betrokken partijen hinder ondervinden. Ondanks alle geraadpleegde experts en hoogleraren komt in de uitzendingen weinig aan de orde over hoe de aanbestedingsprocedures werken.

Het nobele streven van de EU is dat middels Europese aanbestedingen elke aanbieder binnen de hele EU een eerlijke kans heeft om een overheidsopdracht te verwerven. Maar de daarbij behorende beginselen (objectiviteit, transparantie en non-discriminatie) bijten elkaar door de ingewikkelde richtlijnen en procedures.

Althans, vooral grote en complexe ICT outsourcing aanbestedingen leiden tot rigide en kostbare selectietrajecten. Interactiemogelijkheden zijn beperkt en dan is het voor de aanbieder soms beter om kwalitatief slechte uitvragen of onrealistische eisen niet aan de orde te stellen.

Commerciële dilemma’s bij uitbesteding

Voortschrijdend inzicht gedurende het selectieproces leidt om diezelfde reden veelal niet tot adequate actie. Offertes zijn uiteindelijk slecht vergelijkbaar, soms zelfs onuitvoerbaar. ICT providers zijn zich hiervan bewust, maar deze problematiek kent meerdere gezichten en leidt regelmatig tot (commerciële) dilemma’s.

ICT providers moeten immers tonnen investeren in het doorlopen van een aanbestedingsprocedure en het maken van een offerte, waarbij het vooraf zeer lastig is de winkansen in te schatten. IT dienstverleners die juist goed passen, besluiten daardoor soms niet in te schrijven of vroegtijdig af te haken. En voor overheden bestaat daardoor het risico dat de gecontracteerde ICT provider niet de beste partij is.

Er staat dus enorm veel op het spel tijdens langlopende procedures met grote onzekerheid en soms weinig vertrouwen in het systeem. Een systeem dat per definitie niet waterdicht is wanneer de factor ‘mens’ wordt geïntroduceerd. Die druk is zo groot dat, weliswaar niet terecht maar wel begrijpelijk, individuen of organisaties eronder kunnen zwichten. Oneerlijke concurrentie ontstaat juist doordat men zich ervan bewust is dat het kán bestaan…

Transparantie en versimpeling van regels

Het is zaak goed te kijken naar oorzaken en effecten. Ingewikkelde wet- en regelgeving is de oorzaak en niet de oplossing. Met versimpeling van de regels kan eerlijke concurrentie ook worden geborgd. Zolang de overheid altijd een aantal goed passende partijen in concurrentie en met een transparant beoordelingsmodel laten offreren, zijn we al een heel eind.

Vervolgens is het de kunst vooraf de potentieel passende partijen te inventariseren en op gelijke wijze te informeren. Bijvoorbeeld door procedures beter voor te bereiden, via (vormvrije) marktverkennings en door ruim voordat de formele procedure start en ook tijdens de procedure meer ruimte in te bouwen voor interactie. Maar dan wel op gelijke wijze met alle relevante partijen. En natuurlijk niet op de golfbaan met aansluitend luxe diner…