Contractmanagers checken altijd de kassabon in de supermarkt

Blog door Herman Gritter, Senior Consultant bij Data2Decide (Knowledge Partner iSourcing Hub).

Afgelopen vrijdag ging ik traditiegetrouw boodschappen doen in mijn favoriete supermarkt. Voorzien van een boodschappenlijstje en met een mondkapje – zoals dat dringend wordt geadviseerd – en een winkelwagen, loop ik door de supermarkt om de benodigdheden te pakken. Bij de kassa staat gelukkig geen rij en na het afrekenen antwoord ik: “Ja, graag” op de vraag of ik de kassabon wil. Die kassabon controleer ik even snel voordat ik de winkel uitga.

Dit meevragen van de kassabon is een tweede natuur voor me geworden, want iedereen maakt wel eens een fout, ook de kassamedewerker. Deze tweede natuur komt goed van pas wanneer ik aan het werk ben. Binnen ons bedrijf Data2Decide houden we ons onder andere bezig met IT Inkoop en IT Contractmanagement. In beide gevallen gaat het om specificaties en prijzen, zeg maar een boodschappenlijstje en een kassabonnetje. Daar hebben we er de afgelopen jaren heel wat van verzameld en die gebruiken we, samen met de informatie van onze klanten, om te zorgen dat zij de juiste waar(de) krijgen voor hun geld en om te zorgen dat zij de juiste beslissingen kunnen nemen.

Wanneer we klanten ondersteunen bij het inrichten of uitvoeren van IT Contractmanagement starten we het liefst met beide voeten in de modder: het doornemen van de contracten, facturen en de financiële administratie. Waarom? Op basis van de ruwe, ongepolijste data krijgen we een goed inzicht in de status van het IT Contractmanagement.

Aan de hand van onze template met informatie-items die nodig zijn om überhaupt IT Contractmanagement te kunnen uitvoeren, slaan we de gevonden informatie op in een spreadsheet – een contractmanagementsysteem is niet direct nodig. De hiaten in de informatie worden zo snel duidelijk; deze moeten worden aangevuld. Elk stuk ontbrekende informatie betekent immers een risico, hoe groot of hoe klein ook.

Wanneer de informatie volledig is, worden analyses uitgevoerd met als doel het opsporen van inefficiëntie, het besparen van kosten, et cetera. We controleren bonnetjes (facturen) tegen de gekochte waar (diensten, licenties, hardware) op juistheid en bepalen welke leveranciers en contracten op welk tijdstip prioriteit en focus nodig hebben.

Belangrijke aandachtsgebieden betreffen o.a. de uitnutting van het contract, het vernieuwen of beëindigen van een contract en eventuele kansen die er zijn door bijvoorbeeld contracten onder te brengen bij één leverancier (of risico’s om dat juist niet te doen). Dit is natuurlijk niet een eenmalige exercitie, maar wel een goed begin.

Tijdens de uitvoeringsfase van een IT-contract, is IT Contractmanagement erop gericht te zorgen dat gemaakte afspraken worden nagekomen, contractuele wijzigingen correct worden verwerkt en dat eventuele risico’s die met het IT-contract gepaard gaan worden beheerst. Dit is een continu proces, dat het best werkt wanneer de Contract Governance goed is ingericht. Hierin worden zowel op operationeel, tactisch als strategisch niveau verschillende zaken geregeld.

Ten slotte, het contractmanagementsysteem: dit kan al om de hoek komen kijken vanaf het moment dat je inventariseert en complementeert. Zorg er daarbij wel voor dat het hebben van een contractmanagementsysteem niet verwordt tot een doel op zich. Bij verschillende klanten heb ik namelijk gezien dat er uiteindelijk wel een systeem is, maar zonder contracten of zonder ingericht IT Contract Management. Het doel is en blijft goed ingericht IT Contract Management. En voor je het weet check je net als ik altijd je kassabon!