5 tips voor slimme selectie en inkoop van IT tijdens de coronacrisis

Blog door Henk Pater, CEO & Founder Outsourcing Hub. Deze blog is eerder gepubliceerd via onze OutsourcingHub-website. Per mei 2020 zijn al onze activiteiten samengevoegd via iSourcinghub.nl

Weet je nog precies hoe lang geleden de intelligente lockdown werd aangekondigd? Voelt het al een beetje als normaal en begint het ook zakelijk te wennen? Ik denk dat we inmiddels wel klaar zijn met de ‘stormfase’, maar we zitten hoe dan ook nog wel een tijdje ‘vast’ in deze surrealistische situatie.

En hoe ernstig de situatie ook is, er zitten óók voordelen aan. Bedrijven en overheden hebben met behulp van (hun) IT dienstverleners in no-time tientallen, soms zelfs honderden extra online werkplekken weten te realiseren. Het lukt ons nu wél om massaal thuis te werken en zaken online af te handelen. Veel organisaties en hun medewerkers ervaren zo dat we op afstand een hoop voor elkaar kunnen krijgen.

Die online route heeft niet altijd de voorkeur en wijkt af van wat men gewend is. De hele dag online vergaderen is voor veel mensen echt anders; van veel klanten hoor ik dat het ook meer energie vergt. Maar voor nu moeten we het ermee doen. En dat brengt me bij een aantal tips, mede gebaseerd op wat nu al mogelijk is via Outsourcing Hub. Ons matching platform was immers altijd al ‘corona-proof’: het draait om het online koppelen van vraag en aanbod via real-time matching, met daarna een aantal online interactieve stappen.

Mijn 5 tips om selectie en inkoop van IT tijdens de coronacrisis zo effectief mogelijk te maken:

TIP 1 Maak van uitstel geen afstel en blijf communiceren

Als een project onverhoopt moet worden uitgesteld, blijf de betrokken partijen dan regelmatig informeren over de status en planning. Veel bedrijven en overheden zijn hier te terughoudend mee. Stuur met regelmaat een korte (informele) update. Dat helpt IT-leveranciers enorm bij hun planning en draagt in algemene zin bij aan vertrouwen.

+ Via Outsourcing Hub kunnen gebruikers te allen tijde communiceren met IT-leveranciers. Een status/info update wordt met één klik verstuurd naar alle IT-leveranciers die als match omhoog zijn gekomen of die zijn uitgenodigd voor het interactieve proces.

TIP 2 Durf te vragen

Betrek de markt en vraag om mogelijke alternatieven als een project vertraagd is of uitstel dreigt. Soms lijkt uitstel de enige oplossing, maar sta er eens bij stil wie betrokken is bij dat besluit. Zou de uitkomst anders zijn geweest als je (meer) externe partijen uit de markt had gevraagd? In veel gevallen kan de markt met verrassend goede alternatieven komen, waarmee je wél direct aan de slag kan én je de samenwerking, projecten en (dus) de economie draaiende houdt!

+ Via Outsourcing Hub kunnen gebruikers tientallen criteria inzetten waarmee real-time wordt berekend welke IT-dienstverleners goed passen. Daarna kan een selectie van deze matches online bevraagd worden. Houd je het kort, dan kan je ook meer en (voor jou tot nu toe) onbekende partijen bevragen.

TIP 3 Zoek (nóg) eerder contact

Start altijd met een (korte) online marktverkenning of benader de markt zelfs al gedurende de formulering van strategie of het opstellen van de business case. In veel traditionele selectieprocessen vind het eerste contact met de markt (de IT-leveranciers/IT-dienstverleners) pas plaats gedurende de RFI of RFP procedure. Als er al marktverkennings worden ingezet, zijn die vaak zwaar en vergen ze teveel effort van de markt. Korte en informele vragenrondes die in een vroeg stadium en online plaatsvinden, dragen bij aan vertrouwen, het bouwen van relaties en aan effectievere selectie- en inkooptrajecten.

+ Outsourcing Hub wordt veel ingezet bij de voorbereiding van leveranciersselecties (denk aan RFI’s, RFP’s en Europese Aanbestedingen). Doordat het platform snel de meest relevante IT partijen in kaart brengt en online interactie faciliteert, is het vrij simpel en laagdrempelig om ook tijdens bijvoorbeeld de strategiefase, business case of voorbereiding van een marktconsulatie al contact te zoeken met de markt.

TIP 4 Deel het proces op in kleine stapjes

Online interactie leent zich perfect voor het benaderen van veel IT-leveranciers, veel meer dan je gewend bent, met flink minder effort. Als je je probleem op 1 A4’tje omschrijft en daar hooguit enkele vragen over stelt, kan je prima 20 of zelfs 30 partijen vragen om hun reactie. Leveranciers krijgen zo inzicht in wat er speelt en de kans om zichzelf te positioneren.

+ De op Outsourcing Hub aangesloten IT-dienstverleners zijn dit proces al gewend. Er zijn interactieve stappen ingebouwd waarbij de vragende partij heel snel bij alle relevante aanbieders kan polsen of de match wederzijds is, en of er ook voldoende tijd en resources beschikbaar zijn om in een volgende (meer intensieve stap) met elkaar verder te gaan.

TIP 5 Anonieme online interactie, wel of niet doen?!

Als je bovenstaande tips leest moet duidelijk worden dat je online eerder en met meer matches (lees: potentieel goed passende IT-leveranciers) kan communiceren, maar wat als je nog geen informatie wil of kan delen? De online route biedt als voordeel dat je anoniem kunt communiceren. In sommige gevallen kan dat voor alle betrokkenen, ook leveranciers, nuttig zijn, omdat zo de inhoudelijke interactie al op snel gang kan komen.

+ Dat dit goed werkt hebben we met Outsourcing Hub al jaren geleden aangetoond. Gebruikers kunnen de eerste online interactieve stappen anoniem doorlopen. Veel klanten van Outsourcing Hub hebben door deze optie het aangedurfd om het selectieproces in meerdere stappen op te delen en daarbij eerder dan normaal de interactie op te zoeken met de markt. Dat is ook gunstig voor IT leveranciers, omdat ze eerder dan normaal inzicht krijgen in wat er speelt of gaat spelen.

En nu door!

Nu we uit de stormfase komen, hoop ik dat deze tips helpen de boel in beweging te houden of te krijgen. Ik merk bij veel van onze klanten dat eerder uitgestelde projecten voorzichtig weer worden opgepakt. Bij onze aangesloten adviesbedrijven en IT consultants (waarvan veel zzp-ers) heeft het overgrote deel nog genoeg werk. En bij sommige IT dienstverleners is het juist extra druk en geeft de situatie een extra impuls op bepaalde diensten.

Heb jij nog een tip of idee na het lezen van deze blog? Stuur me die op henk.pater@isourcinghub.nl. Wil je de Hub vrijblijvend uitproberen? Maak gelijk een account aan.

Eigenlijk gaven we veel van deze tips ook al voor de coronacrisis. Veel klanten hadden in eerste instantie moeite in te zien welke voordelen die ‘extra’ online stappen hadden; pas nadat het volledige proces via Outsourcing Hub was doorlopen, ontstond het inzicht en enthousiasme. Nu men steeds meer gewend raakt aan meer online communicatie en samenwerken, verwacht ik dat, dat veranderd en deze tips ook ver na de coronacrisis waardevol en behulpzaam blijven. Online selectie en inkoop van diensten en oplossingen is al het nieuwe normaal aan het worden.