Thuiswerken en digitalisering binnen de advocatuur: nu of nooit

Thuiswerken als nieuwe standaard. Voor de advocatuur betekent dit een ingrijpende verandering. Om dit mogelijk te maken is verdere digitalisering vereist en een effectief selectieproces van de benodigde digitale middelen essentieel. Bijvoorbeeld software, clouddiensten, e-signing en beveiligingsoplossingen.

De praktijk van uurtarieven is geïnstitutionaliseerd in het bedrijfsmodel van sectoren als Accountancy en Legal. Dit is één van de oorzaken van de langzamere invoering van de digitale mogelijkheden. Digitalisering binnen de advocatuur is niet nieuw, maar werd door de coronacrisis versneld en er is geen ontsnappen meer aan. Veranderen doet vaak pijn, maar schept ook kansen. Het vraagt om nieuwe initiatieven en experimenteren met de nieuwe technologische mogelijkheden. Digitalisering is echter meer dan de invoering van digitale technologieën: het gaat om de juiste selectie, acceptatie en effectief gebruik.

Digitalisering binnen de advocatuur staat ten dienste van de cliënt en is van invloed op het succes van het kantoor. In de afgelopen zes maanden zijn er in hoog tempo nieuwe technologische mogelijkheden beschikbaar gekomen en deze vragen blijvend aandacht. Het is geen eenmalige verandering, maar de start van een blijvende cadans van experimenteren en implementeren.

Videoconferencing

Applicaties zoals Zoom, Teams en Webex waren al beschikbaar als clouddienst, maar het gebruik ervan was nog niet vanzelfsprekend. Dit is duidelijk veranderd. De functionaliteiten van deze clouddiensten zijn de afgelopen zes maanden sterk verbeterd en toegenomen onder invloed van de coronacrisis. De innovatie is enorm en nieuwe mogelijkheden komen bijna wekelijks beschikbaar. Daardoor wordt het werken vanuit huis ook voor de advocatuur gemakkelijker en ‘normaler’.

Het gebruik van een smartphone was al vanzelfsprekend. Het gebruik van webcams voor het werken op afstand is daar nu aan toegevoegd. De enorme vraag naar webcams in de eerste maanden van de coronacrisis heeft gezorgd voor schaarste. Een oplossing ligt voor de hand: iedereen heeft al een webcam in de vorm van een smartphone. De camera-apps integreren met applicaties zoals Zoom en Microsoft Teams. Vaak is de beeldkwaliteit ook nog eens beter dan die van een webcam.

Een Google Trends-analyse laat zien dat de interesse in applicaties zoals Zoom (blauw) en Microsoft Teams (rood) in 2020 is toegenomen. Er is een duidelijke spike zichtbaar in het aantal searches bij het begin van de coronacrisis.

Zoekterm ZOOM meetings versus zoekterm Microsoft Teams In Nederland:

Zoekterm ZOOM meetings versus zoekterm Microsoft Teams wereldwijd:

Toepassingen binnen de advocatuur

iSourcing Hub voerde een korte steekproef uit in de Nederlandse markt naar het gebruik van videoconferencing-oplossingen binnen de advocatuur.

Ruim 60% van de ondervraagden is werkzaam bij een middelgroot of groot kantoor. Bij 90% van de kantoren was men vóór de coronacrisis al bezig met het werken op afstand, zij het in geringe mate en niet specifiek vanuit huis. Bij vrijwel alle kantoren zijn essentiële applicaties als e-mail, urenadministratie en CRM nu ook buiten kantoor te gebruiken. Een beperkt aantal van de ondervraagden zegt nu applicaties te gebruiken voor het werken op afstand, die niet standaard door de IT-afdeling werden aangeboden. Dit betekent dat werknemers op eigen initiatief een applicatie in gebruik hebben genomen. Met alle mogelijke risico’s van dien.

Bij veel van de ondervraagden zijn videoconferencing-oplossingen van verschillende leveranciers in gebruik. Het toepassen van videoconferencing-applicaties is dus niet gestandaardiseerd bij de meeste advocatenkantoren. Dit is onwenselijk vanuit meerdere perspectieven: kostenbeheer, training, beveiliging, uniformiteit.