De 6 fases van Contract Lifecycle Management
Contract- en leveranciersmanagement is in elke organisatie van belang. Als je leveranciersrelaties vanuit één plek kunt managen en direct met je leverancier samen kunt werken in een veilige omgeving, dan verbetert dit zowel relaties als prestaties. Niet voor niets dat wij bij VendorLink dit als onze missie zien. Bij Contract Lifecycle Management onderscheiden we zes fases.
Gastblog door Luuk Harmsen, marketing/salesconsultant bij VendorLink (Knowledge Partner op het thema CLM)
Of het nu gaat om grote of kleine organisaties, organisaties in de zorgsector of in de financiële sector: alle soorten organisaties krijgen vroeg of laat met contractmanagement te maken. Het managen van contracten kan per type contract anders zijn. Zo kunnen de afspraken per contract verschillen, de duur van contracten, maar ook bijvoorbeeld de opzegtermijn. Wat wel vaak in zekere zin het zelfde blijft, is de contract lifecycle. Hiermee bedoelen we de gehele contractlooptijd en wat daar aan vooraf gaat. In de contract lifecycle onderscheiden wij de volgende zes fases.
1. Contract creatie
De eerste fase binnen de contract lifecycle cyclus is de creatie van het contract. Het gaat hier dus om het fysiek creëren van een contract. Denk hierbij aan de opzet van het contract, het selecteren van de juiste contractafspraken en de juridische aspecten van een contract op papier zetten. Elk type contract is anders en bevat andere afspraken en fiatteringsroutes. Het is daarom handig om vooraf contractsjablonen, workflows en templates te creëren. Dit zal er voor zorgen dat wanneer er bijvoorbeeld een IT-contract wordt gecreëerd, dat de juiste standaard afspraken die bij dit type contract horen er al in staan. Zo hoeft er alleen nog gekeken te worden naar de inhoudelijke afspraken.
2. Contract fiattering
Voordat een contract daadwerkelijk wordt ondertekend, dient het contract door de juiste personen in een organisatie te worden goedgekeurd. Hier geldt ook dat bijvoorbeeld een IT-contract een andere fiatteringsroute volgt dan een facilitair contract. Doordat er tijdens de contractcreatiefase bij het betreffende contracttype de juiste workflows zijn ingesteld, zal het contract de juiste fiatteringsroute volgen.
Even voorstellen
VendorLink is een contract- en leveranciersmanagement systeem. De missie van het in 2009 opgerichte VendorLink is om alle leveranciersrelaties vanuit één plek te managen en direct met je leverancier samen te werken in een veilige omgeving. Dit met als doel het verbeteren van relaties en prestaties. Wij kunnen onze missie realiseren doordat wij ons constant blijven ontwikkelen door samen met onze klanten om de tafel te gaan en te luisteren naar hun wensen. Zo zijn wij constant bezig met het ontwikkelen van slimme en gebruiksvriendelijk software die voor elke klant beschikbaar wordt gesteld.
Binnen VendorLink geloven wij dat een goede relatie met leveranciers kan helpen om processen binnen organisaties te verbeteren. Door het vooraf instellen van workflows, templates en sjablonen zal je tijdig notificaties ontvangen wanneer er stappen ondernomen moeten worden bij bijna aflopende contracten.
Contract- en leveranciersmanagement is van belang in elke organisatie en we hebben dan ook wereldwijd klanten op elk gebied. Zowel klanten uit de zorgsector, de financiële sector, de industrie maar ook overheidsorganisaties en het onderwijs.
Wij hebben ons als Knowledge Partner aangesloten bij iSourcing Hub op het thema Contract Lifecycle Management. Doordat wij het gehele proces ondersteunen – van het creëren van een contract tot de fiattering, het meten van contractprestaties en uiteindelijk het verlengen of beëindigen, geloven wij dat wij met onze expertise organisaties kunnen helpen met het verder professionaliseren van hun contractmanagent en de Public Library van iSourcing Hub goed aan kunnen vullen met relevante slimme vragen op dit onderwerp.
Meer weten over VendorLink’s Contract Lifecycle Management oplossing? Kijk dan op onze site: www.vendorlink.nl
3. Contract onderhandeling en ondertekening
Het contractvoorstel ligt nu bij de andere partij en de onderhandeling kan beginnen. Zijn beide partijen het eens met de gemaakte afspraken in het contract? Klopt alles wat in het contract staat? Na de onderhandeling kunnen beide partijen beginnen met de ondertekening. Dit kan uiteraard door middel van een ‘natte’ handtekening, maar tegenwoordig wordt het steeds normaler om contracten digitaal te ondertekenen, mits dit op een rechtsgeldige manier gebeurt.
4. Uitvoering
Beide partijen zijn het eens met de gemaakte afspraken in het contract. Nu is het natuurlijk van belang dat deze afspraken uitgevoerd worden. Denk hierbij aan het tijdig leveren van goederen en/of diensten binnen de afgesproken termijnen.
5. Performance meting
Bepaal vooraf welke doelstelling je probeert te behalen en welke KPI’s gebruikt kunnen worden om dit te meten. De KPI’s kunnen per contracttype verschillen. Het is logisch dat de levertijd van strategische goederen crucialer is dan bijvoorbeeld kantoorartikelen. Deel de resultaten van de KPI’s met je team en/of stakeholders, om zo een beter inzicht te krijgen in de contractprestaties.
6. Verlenging / beëindiging
De laatste fase van de lifecycle van een contract is het verlengen dan wel beëindigen daarvan. Wanneer de resultaten van de KPI’s bekend zijn, dan kan er een beslissing worden genomen of het contract verlengd of beëindigd wordt. Nu kunnen punten als de algemene samenwerking nog een keer beoordeeld worden en kan aan de hand daarvan een weloverwogen beslissing worden genomen.
Deze Knowledge Partner Blog is verzorgd door Luuk Harmsen, marketing/salesconsultant bij VendorLink. VendorLink is Knowledge Partner van iSourcing Hub op het thema CLM. Knowledge Partners zijn op iSourcing Hub aangesloten leveranciers en adviesbedrijven die vanuit hun expertise op een bepaald domein helpen met het opstellen en onderhouden van de Public Library vragen.
